諸暨檔案數(shù)字化公司與諸暨市檔案局（館）再次攜手，開展檔案數(shù)字化加工服務。在此之前，信息發(fā)展已為諸暨市檔案局（館）完成了約190萬頁館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。此次再度攜手源自諸暨市檔案局（館）對信息發(fā)展產(chǎn)品、管理、技術、經(jīng)驗等多方面實力的肯定。

　　諸暨市檔案局（館）是諸暨市委、市政府主管全市檔案工作的職能部門和文化事業(yè)機構，是全市永久保管檔案的基地，各方面工作利用檔案史料的中心。諸暨市檔案局（館）館藏檔案資源豐富，有戶籍、婚姻、土地、房產(chǎn)、會計、統(tǒng)計、科技、教育、新聞、聲像、字畫、實物及知名人士等各種門類的檔案。

　　為加強諸暨市檔案局（館）數(shù)字檔案館建設工作，實現(xiàn)檔案查閱利用的高效、便捷，諸暨市檔案局（館）進一步對館藏檔案進行數(shù)字化加工。本次中標待整理的檔案，即為建國后非涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化（包括條目錄入）約400萬頁，照片檔案約2萬張及音視頻檔案——錄音帶、錄像帶等約2000件。

　　作為檔案信息資源管理專家，信息發(fā)展充分吸納上期項目的優(yōu)秀經(jīng)驗，并嚴格遵循《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》、《檔案著錄規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》等要求，對諸暨市檔案局（館）的紙質(zhì)檔案、照片檔案、音頻檔案等進行數(shù)字化掃描、圖像處理、目錄著錄。同時，將數(shù)字化成果導入到檔案館綜合業(yè)務管理系統(tǒng)中，助力諸暨市檔案局（館）構建完整有序的檔案信息庫，進一步提升其檔案的完整性，提高其檔案的查詢和利用效率。

　　信息發(fā)展是檔案信息化領域卓越的上市公司，檔案信息化也是信息發(fā)展歷史最悠久的業(yè)務。領先的行業(yè)地位、實力雄厚的專業(yè)技術能力、高效優(yōu)質(zhì)的服務體系讓信息發(fā)展在業(yè)界積累了包含中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、福建省檔案局（館）、安徽省檔案局（館）、陜西省檔案局（館）、廈門市檔案局（館）、北京市檔案局（館）等在內(nèi)的眾多副省級以上檔案局（館）客戶，并在業(yè)界樹立了良好的企業(yè)聲譽。未來，信息發(fā)展將持續(xù)秉承精益求精的“匠心”精神服務于各級檔案局（館），煥新歷史檔案的原貌，傳承社會的文明與進步。

　　諸暨檔案數(shù)字化公司全生命周期的檔案管理方案

　　一、檔案收集

　　諸暨檔案數(shù)字化公司檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　?。n案收集功能架構）

　　數(shù)字化成果接收：

　　檔案條目由管理員維護后導入，在線查看導入結果，檔案條目與磁盤等存儲介質(zhì)中的原始文件掛接。

　　接口集成采集：

　　檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　組織中合同、公文、項目等業(yè)務場景中會產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務場景機器流程關聯(lián)，自動收集業(yè)務檔案。

　　（多種集成方式）

　　對于一些業(yè)務場景，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務管理規(guī)范，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

　　接收管理：

　　支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性進行質(zhì)量檢查。

　　（接收檢測）

　　檔案管理員對于從各個渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進一步分析處理，有價值的檔案可以進行排序、編號、著錄等基礎操作。

　　二、檔案管理

　?。n案管理整體架構）

　　檔案整理庫：

　　檔案進入整理庫后，可以以多維度的方式進行分類整理。

　　通過靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進行自定義設置，并且能按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。

　?。n案整理庫）

　　檔案鑒定：

　　檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

　　系統(tǒng)能夠按照預先設置好的處理規(guī)則，自動提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進行處理。

　　（檔案鑒定）

　　檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，通過嚴格的審核流程對檔案的密級進行重新調(diào)整。

　　檔案銷毀：

　　到期檔案可以進行銷毀鑒定，需要銷毀的檔案進入到檔案銷毀清單中，待實體銷毀后可以進行確認，保證相關銷毀操作被記錄下來。

　　當鑒定流程結束后，系統(tǒng)會自動將鑒定結果為無價值的檔案歸入待銷毀庫。

　　檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預設的規(guī)則進入回收站，這樣的當時避免有些檔案被錯誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

　　回收站的檔案會在預設的時間到達后自動銷毀。

　　檔案庫房管理：

　　為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數(shù)字化管理。

　　檔庫房維護支持庫房、區(qū)域、密集架等設置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　檔案管理庫將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域，每個可以設置多個不同等密集架，設置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　?。n案庫房管理）

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標準接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實體和信息安全，需要定期對檔案庫房進行檢查，需要將每次檢查結果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因為檔案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進入，日常管理要求堅持出入登記制度，隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。

　　三、檔案利用

　　（檔案利用功能架構）

　　檔案檢索：

　　針對海量數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔。

　?。n案檢索）

　　檔案借閱：

　　員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請，可延長借閱周期。

　　（檔案借閱）

　　在線預覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案，也會附件生成水印。

　　對于電子檔案，系統(tǒng)能夠按照借閱期限，自動收回檔案借閱權限；對于傳統(tǒng)實體檔案，系統(tǒng)能夠自動提醒用戶歸還檔案。

　　檔案編研：

　　在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題，對檔案庫中的檔案進行再利用，發(fā)掘檔案深度價值

　　可以按照主題設定檔案編研任務，設定相關的工作計劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

　　可以按照編研主題收集相關檔案材料，匯集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

　　同時支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個成果物。

　?。n案在線編研）

　　四、檔案統(tǒng)計報表

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動態(tài)生成看板和報表。多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

　　例如，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計、管理情況統(tǒng)計等等，圖表也支持數(shù)據(jù)穿透，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

　　（檔案統(tǒng)計報表）

　　亮點總結

　　在數(shù)字化大背景下，積極響應國家對檔案管理的政策，實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。