成都檔案整理服務(wù)公司歸檔文件整理的方法步驟主要包括編制分類方案、初步整理、系統(tǒng)整理和歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)，歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　一、以“件”為單位裝訂

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　　“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖表等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。

　　1．文件正本與不同稿本

　　同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要保存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

　　2．正文與附件

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等。一般來說，正文與附件為一件。如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件或數(shù)件。

　　3．正文與文件處理單等

　　文書處理較為規(guī)范的機(jī)關(guān)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單、擬辦單或發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

　　4．原件與復(fù)制件

　　對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件及手工眷寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

　　5．轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，

　　6．報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等

　　報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，以一冊(cè)（本）作為一件。如黨員名冊(cè)、團(tuán)員名冊(cè)、職工名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　7．來文與復(fù)文

　　這是比較特殊的規(guī)定?！皝砦呐c復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等。根據(jù)檢索需要的不同，此類文件可作為一件，也可以分別各作為一件，所以《歸檔文件整理規(guī)則》中采用“可為一件”的表述方式。各單位可根據(jù)具體情況靈活掌握這類文件的整理。

　　需要注意的是，“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

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　　文件修整主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容。

　?。?）修整破損文件。

　?。?）復(fù)制字跡模糊或已褪色的文件。

　?。?）對(duì)超大紙頁進(jìn)行折疊。

　?。?）去除易銹蝕的金屬物。

　?。ㄈ┪募b訂

　　1．文件排序

　　裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文種版本在后。有文件處理單的，可放在最前面。文件定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，沒有修改筆跡，且與正文內(nèi)容一致，只要將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁附在正本之后歸檔（見圖1）即可。

　　按“件”整理檔案

　　文件排序方式

　　2．文件裝訂方式的選擇

　　文件可采用左上角裝訂（見圖2），也可采用左側(cè)裝訂（見圖3）。

　　按“件”整理檔案

　　左上角裝訂圖3左側(cè)裝訂

　　采用左上角裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊上齊；采用左邊裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊下齊。

　　目前的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝訂之外，還包括粘貼式裝訂和穿孔式裝訂。粘貼式可用糨糊、熱封膠等進(jìn)行裝訂；穿孔式可用不銹鋼書釘、鐵夾背等進(jìn)行裝訂。

　　按“件”整理檔案

　　穿孔式裝訂

　　文件裝訂的要求：第一，要符合檔案保護(hù)要求，裝訂用品必須對(duì)檔案無害，不影響檔案的保護(hù)壽命；第二，選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。

　　較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法，成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不變?/p>

　　二、歸檔文件的分類

　　歸檔文件的分類是將歸檔文件按其內(nèi)容和形式特征劃分類別和層次，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。

　　分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，通過對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理的分類，不但能有效揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使歸檔文件成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來組織室藏和排架管理都有著重要的意義。

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　　基本的分類方法主要有三種：年度分類法、機(jī)構(gòu)（問題）分類法和保管期限分類法。

　　1．年度分類法

　　年度分類法，就是根據(jù)形成和處理的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設(shè)置準(zhǔn)確、清楚、明確。

　　運(yùn)用年度分類法時(shí)，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)的年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。

　　這里有以下幾種情況應(yīng)當(dāng)注意。

　　1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

　　一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。

　　一份文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)，一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如2005年形成的“2006—2010年的機(jī)關(guān)‘十一五’發(fā)展規(guī)劃”，應(yīng)當(dāng)歸入2005年度；2005年形成的“2004年機(jī)關(guān)工作總結(jié)”，應(yīng)當(dāng)歸入2005年度；2005年制定，2006年生效的法規(guī)性文件，應(yīng)當(dāng)歸入2005年。

　　2）跨年度形成的文件

　　機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等，可能會(huì)跨年度形成文件。對(duì)這類文件的處理往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。例如，跨2005年、2006年兩個(gè)年度召開的會(huì)議形成的文件材料，統(tǒng)一歸在會(huì)議閉幕年度歸檔；跨2004年、2005年兩個(gè)年度辦理的案件文件材料，統(tǒng)一歸入案件辦結(jié)年度歸檔，即2005年度；下級(jí)單位2004年的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)2005年1月收到并辦結(jié)，應(yīng)連同下級(jí)請(qǐng)示和本級(jí)批復(fù)一同歸入2005年度。

　　3）幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期確定

　　文件的正本與定稿、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，這時(shí)“件”的日期應(yīng)以裝訂在前的那份文件日期為準(zhǔn)。例如，正本與定稿應(yīng)以正本的日期為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準(zhǔn)；來文與復(fù)文應(yīng)以復(fù)文時(shí)間為準(zhǔn)。

　　4）文件沒有標(biāo)注日期時(shí)應(yīng)當(dāng)考證

　　當(dāng)文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，這時(shí)需要通過分析文件的內(nèi)容、制成材料、格式、字體及各種標(biāo)志等對(duì)照手段來考證和推斷文件的形成日期。使這些文件歸入應(yīng)歸的年度。

　　5）有專門年度的文件分類方法

　　有的單位和部門的工作是按專門年度進(jìn)行的，如學(xué)校的教學(xué)年等。采取年度分類時(shí)，對(duì)這部分形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行整理歸檔。

　　2．機(jī)構(gòu)（問題）分類法

　　機(jī)構(gòu)（問題）分類法也是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見的一種分類法。按機(jī)構(gòu)分類還是按問題分類，各單位應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，選擇其一。也就是說，在一個(gè)立檔單位選擇機(jī)構(gòu)分類法，就不能再選擇問題分類法，兩種分類方法只能選擇其中的一種，而且不要輕易更改，要保持相對(duì)穩(wěn)定。

　　1）機(jī)構(gòu)分類法

　　按組織機(jī)構(gòu)分類，就是按組織內(nèi)部各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的名稱進(jìn)行分類，可直接采用各個(gè)組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱作為類名（如圖5所示）。如某一企業(yè)可分為廠黨委辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、黨委宣傳部、黨委組織部、生產(chǎn)科、技術(shù)科、供銷科、財(cái)務(wù)科、勞資科等。

　　按“件”整理檔案

　　機(jī)構(gòu)分類法

　　按機(jī)構(gòu)分類法，原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦文的，應(yīng)歸入主要承辦機(jī)構(gòu)；以機(jī)關(guān)名義或辦公室發(fā)的文件，應(yīng)歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中，即根據(jù)文件內(nèi)容和機(jī)構(gòu)的職能來確定。

　　立檔單位內(nèi)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)類別，和其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一樣來看待。形成的文件應(yīng)當(dāng)歸入臨時(shí)機(jī)構(gòu)類保存。

　　2）問題分類法

　　問題分類法是按照文件材料內(nèi)容所說明的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用問題分類法可以避免或減少同類問題文件的分散現(xiàn)象，便于查找和利用。

　　在實(shí)際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多數(shù)都是參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別。如黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的文件劃為“黨群類”；業(yè)務(wù)部門形成的文件劃為“業(yè)務(wù)類”；行政后勤部門形成的文件劃為“行政類”等。

　　3．保管期限分類法

　　根據(jù)國(guó)家檔案局2006年12月28日公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年和10年。歸檔文書的保管期限要根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來判斷。

　　（二）復(fù)式分類與分類方案的編制

　　在實(shí)際工作中，往往不只使用一種分類方法，而是選用幾個(gè)級(jí)次，將幾種分類法結(jié)合起來使用，這種劃分方法就叫做復(fù)式分類法。

　　年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）這三種分類法組合時(shí)的先后順序，各單位可根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行安排。但年度、保管期限是必備項(xiàng)，必須選擇，而機(jī)構(gòu)（問題）為選擇項(xiàng)?；鶎訂挝换蛐C(jī)關(guān)，形成文件材料少的單位可不選擇機(jī)構(gòu)（問題）作為分類方法。

　　常用的復(fù)式分類法主要有以下幾種。

　　1．保管期限一年度一組織機(jī)構(gòu)分類法

　　這種方法是指先按保管期限進(jìn)行分類，然后在每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位，一般組織常采用這種分類法。使用這種方法，在檔案管理時(shí)，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進(jìn)館，但每個(gè)保管期限應(yīng)預(yù)留柜架，以備以后檔案陸續(xù)上架。

　　例如，某企業(yè)全宗分類的情況如下。

　　按“件”整理檔案

　　2．保管期限一年度一問題分類法

　　這種方法是指先按保管期限分類，然后在每個(gè)保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種方法適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的組織。

　　例如，某企業(yè)的檔案分類情況如下。

　　按“件”整理檔案

　　03

　　三、歸檔文件的排列

　　歸檔文件的排列是指在分類體系的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按照一定的原則和方法排列歸檔文件先后次序的過程。例如，保管期限一年度一機(jī)構(gòu)分類法中的“機(jī)構(gòu)”為最低一級(jí)類目，即文件應(yīng)在機(jī)構(gòu)下進(jìn)行排列。

　　（一）排列原則

　　“事由原則”，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以指一個(gè)事件、一個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作活動(dòng)、一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)、一種工作性質(zhì)、一個(gè)具體問題等。

　　對(duì)事由的界定可以有較大的靈活性。例如，一次請(qǐng)示或報(bào)告在批復(fù)收到后，可以視為一個(gè)事由；一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可視為一個(gè)事由；一項(xiàng)工作如果辦理時(shí)間長(zhǎng)需跨年度，為了及時(shí)歸檔，也可以按不同階段分為幾個(gè)事由；一次會(huì)議也可分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由。事由的具體劃分要根據(jù)辦理時(shí)間長(zhǎng)短、形成文件材料的數(shù)量及文書處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。

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　?。?）同一事由內(nèi)歸檔文件排列（按時(shí)間或重要程度排列）。

　?。?）不同事由間的歸檔文件排列（按時(shí)間或重要程度排列，或?qū)r(shí)間和重要程度結(jié)合起來排列）。

　　四、歸檔文件的編號(hào)

　　（一）件號(hào)的編制

　　件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件排列先后順序的重要標(biāo)志。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。

　　1．室編件號(hào)的編制

　　室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。室編件號(hào)在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。如采用“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”進(jìn)行分類，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。以年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法為例：

　　按“件”整理檔案

　　2．館編件號(hào)的編制

　　館編件號(hào)的設(shè)置主要是出于管事銜接的需要。各級(jí)檔案室的定期（30年）、永久檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于各種原因需要進(jìn)行鑒定、整理等局部調(diào)整，如部分內(nèi)容需要抽出、補(bǔ)充等，使目錄中的件號(hào)可能出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象，從而給管理帶來麻煩，故需要重新編制或調(diào)整件號(hào)。調(diào)整后的件號(hào)即為館編件號(hào)。

　?。ǘn號(hào)項(xiàng)目的設(shè)置及填寫要求

　　檔號(hào)是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)兩類。

　　1．必備項(xiàng)

　　（1）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位的代號(hào)。如J026、J124。

　　（2）年度：指歸檔文件形成年度，用4位數(shù)表示，如2004、2005。

　?。?）保管期限：分為永久、定期（30年）、定期（10年）三種。

　?。?）件號(hào)：室編件號(hào)由檔室填寫，館編件號(hào)由檔館編寫。

　　2．選擇項(xiàng)

　　選擇項(xiàng)主要是指“機(jī)構(gòu)”和“問題”。一個(gè)立檔單位在機(jī)構(gòu)或問題二者之間只能選擇其一，即選擇機(jī)構(gòu)，就必須放棄問題，選擇問題就必須放棄機(jī)構(gòu)，這一點(diǎn)務(wù)必注意。

　?。ㄈ┘由w歸檔章

　　案盒內(nèi)歸檔文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，以固定位置，統(tǒng)計(jì)數(shù)量，并便于保護(hù)文件和方便查找利用。歸檔文件編號(hào)方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章。歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端的空白處都可以蓋歸檔章，但在整個(gè)案盒文件中，其位置應(yīng)一致。

　　歸檔章設(shè)置的必備項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)。必備項(xiàng)目編號(hào)必須填寫，設(shè)置的選擇項(xiàng)目可根據(jù)情況填寫。

　　選擇項(xiàng)目有機(jī)構(gòu)和問題。只采用“年度—保管期限”兩級(jí)分類的單位，可以不填寫機(jī)構(gòu)或問題名稱。

　　歸檔章各項(xiàng)目的填寫方法如下。全宗號(hào)欄內(nèi)填寫同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。年度欄內(nèi)填寫文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2003”。保管期限標(biāo)注“永久”、“定期”，或者使用其簡(jiǎn)稱“永”、“定”或代碼。室編件號(hào)欄內(nèi)填寫文件在同一保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。一般組織同一年度里、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限下從“1”開始逐件編流水號(hào)。永久保管文件較少的組織，永久和長(zhǎng)期保管的檔案可以從“1”開始混編成一個(gè)流水號(hào)，按進(jìn)館要求編寫。按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫形成或承辦該文件的組織機(jī)構(gòu)全稱，如機(jī)構(gòu)名稱太長(zhǎng)，可使用機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)范的簡(jiǎn)稱。按問題分類的可直接填寫問題的類名。

　　五、歸檔文件的編目

　　編目主要指編制歸檔文件目錄，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基礎(chǔ)條件。歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列、編號(hào)的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌。

　　歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)（室編件號(hào)、館編件號(hào)）、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，填寫要認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確，如表6所示。

　　表6歸檔文件目錄

　　按“件”整理檔案

　　1．件號(hào)

　　件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種，室編件號(hào)由立檔單位填寫，館編件號(hào)由檔案館填寫。填寫的標(biāo)準(zhǔn)和要求前面已作介紹，這里不重復(fù)介紹。

　　2．責(zé)任者

　　責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)或若干人。它是文件的組成部分之一和重要的外形特征，對(duì)于確定文件來源有著重要的作用，也是檢索利用的重要途徑。

　　填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，不能用含糊不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。如中國(guó)共產(chǎn)黨河南省委員會(huì)，可簡(jiǎn)稱為中共河南省委，但不能簡(jiǎn)稱為“省委”。

　　聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者。主辦單位是責(zé)任者的必須著錄，立檔單位是責(zé)任者的必須著錄，上級(jí)機(jī)關(guān)是責(zé)任者的必須著錄，其余的視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“［等］”表示。責(zé)任者之間用“；”號(hào)隔開。例如，河南省檔案局；河南省水利廳；河南省財(cái)政廳［等］。

　　3．文件編號(hào)

　　文號(hào)即發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度和序號(hào)三部分組成。年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，著錄于“﹝﹞”號(hào)內(nèi)。順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。其余的照原文字著錄。例如，皖檔發(fā)﹝2004﹞30號(hào)。

　　著錄文號(hào)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：“會(huì)議文件之一”、“簡(jiǎn)報(bào)第一期”、“黨組會(huì)議紀(jì)要（第一號(hào)）”等不屬于文件編號(hào)，不應(yīng)著錄在文號(hào)項(xiàng)內(nèi)。

　　4．題名

　　題名即文件標(biāo)題。題名一般由文件責(zé)任者（發(fā)文機(jī)關(guān)或單位）、事由（問題）、名稱（文種）三個(gè)基本部分組成，用于揭示文件的內(nèi)容和成分，為查找和利用提供線索。題名包括正題名、副題名、說明題名文字和并列題名。

　　1）正題名

　　正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目，照原文著錄。例如，河南省檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局《關(guān)于檔案安全問題的通知》。有的題名中有化學(xué)符號(hào)、類型標(biāo)記、阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母、漢語拼音等均應(yīng)照原文著錄，不能省略。例如，河南省司法廳、河南省郵政管理局關(guān)于在全省開設(shè)“148”法律服務(wù)專用電話的通知。

　?。?）單份文件沒有題名，應(yīng)依據(jù)文件擬寫題名，并加“［］”號(hào)。

　　這類文件不多，但在實(shí)際工作中也較為常見。如會(huì)議記錄、電報(bào)、公私信函、電話記錄等。這類文件應(yīng)當(dāng)重新擬寫題名。例如，［××關(guān)于生活補(bǔ)助費(fèi)的函］等。

　?。?）單份文件題名不能揭示或不能全面揭示其內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，另擬的題名加“［］”號(hào)。

　?。?）文件題名只寫責(zé)任者或名稱，不標(biāo)明事由，如《國(guó)家檔案局令》、《河南省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公告》，應(yīng)擬寫為：國(guó)家檔案局令［國(guó)家檔案局為頒布《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》令］。

　?。?）文件題名中省略了責(zé)任者和事由，只標(biāo)明名稱，如《通知》、《公告》，應(yīng)原題名照錄，并根據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，另擬題名加“［］”號(hào)。例如，通知［河南省檔案局關(guān)于召開老干部座談會(huì)的通知］。

　　（5）文件題名含糊不清，不能揭示其內(nèi)容，又沒有副名可以補(bǔ)充的，如《××縣委關(guān)于執(zhí)行安徽省委﹝1998﹞25號(hào)文件精神的通擬寫為：××縣委關(guān)于執(zhí)行河南省委﹝1998﹞25號(hào)文件精神的通知［××縣委關(guān)于執(zhí)行河南省進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的通知］。

　　（6）正文與附件一般為一件，用正文題名作為本件題名。附件題名必要時(shí)在附件項(xiàng)中著錄。

　　（7）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，用轉(zhuǎn)發(fā)文題名作為本件題名。轉(zhuǎn)發(fā)文題名不能揭示被轉(zhuǎn)發(fā)文主要內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，同時(shí)著錄被轉(zhuǎn)發(fā)文題名或另擬題名附后，并加“［］”號(hào)。

　　2）副題名與說明文字

　　副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。

　　正題名能夠揭示檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。必要時(shí)副題名照原文著錄。例如，“大包干”的成效、做法和問題——農(nóng)村問題調(diào)查報(bào)告，只需著錄為：“大包干”的成效、做法和問題。

　　正題名不能揭示檔案主要內(nèi)容時(shí)，副題名著錄在正題名之后，并在副題名前加“：”號(hào)。

　　例如，農(nóng)民致富之路——河南省農(nóng)業(yè)大包干四年實(shí)踐的回顧，應(yīng)著錄為“農(nóng)民致富之路：河南省農(nóng)業(yè)大包干四年實(shí)踐的回顧”。

　　說明題名文字是指在正題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等說明的文字，一般不需著錄，必要時(shí)照原文著錄在正題名之后。著錄時(shí)應(yīng)在說明題名文字前加“：”號(hào)。例如，“××同志在全省檔案工作會(huì)議上的講話：根據(jù)錄音整理未經(jīng)本人審閱”；“強(qiáng)化目標(biāo)管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展：××同志在市機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話”；“《中華人民共和國(guó)檔案法》：1987年第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過”。

　　5．日期

　　日期即文件的形成時(shí)間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。文件的形成時(shí)間即發(fā)文時(shí)間（文件的落款）。具體填寫應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。如2010年6月16日，可著錄為20100616。

　　6．頁數(shù)

　　頁數(shù)填寫每件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。大張的文件、圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計(jì)算頁數(shù)。

　　7．備注

　　備注項(xiàng)用于填寫檔案文件需要說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、調(diào)整、銷毀等。備注項(xiàng)使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加控制，避免雜亂無章。備注欄填寫不下時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容移到備注表中進(jìn)行說明。

　　8．歸檔文件目錄的裝訂

　　歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，一般一年一本。目錄封面可視需要設(shè)置全宗名稱（立檔單位名稱）、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。

　　這里要說明的是，歸檔文件目錄統(tǒng)一制作完成后，案盒內(nèi)應(yīng)存放本案盒的文件目錄，并置于案盒文件最前面以方便查找。同時(shí)還應(yīng)另備一份，同其他盒內(nèi)目錄按“件”號(hào)順次裝訂成總目錄，以供文件的檢索利用。

　　六、歸檔文件的裝盒

　　裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。

　?。ㄒ唬┭b盒要求

　?。?）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

　?。?）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；

　?。?）分機(jī)構(gòu)或問題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或問題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

　?。ǘn案裝盒應(yīng)當(dāng)注意的問題

　?。?）應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。也就是說，一盒內(nèi)的文件多少，應(yīng)根據(jù)文件的厚度來選擇檔案盒的厚度。不同的文件厚度應(yīng)選擇不同標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，而不是用統(tǒng)一的檔案盒來選擇檔案文件。

　?。?）檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，檔案盒只是檔案裝具，而不是檔案的保管單位。

　?。ㄈ┨顚憴n案盒要求

　?。?）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。

　　（2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“——”連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　?。ㄋ模n案盒的格式

　　1．檔案盒規(guī)格

　　檔案盒的規(guī)格如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　2．檔案盒封面

　　檔案盒封面如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　3．檔案盒背脊的項(xiàng)目

　　檔案盒背脊的項(xiàng)目如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　（五）盒內(nèi)備考表

　　備考表（如圖所示）放在案盒文件的后，說明盒內(nèi)文件的狀況，如該盒內(nèi)文件缺損、移出、補(bǔ)充、銷毀及其他需要說明的問題等。同時(shí)要填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理人、檢查人。整理人，即負(fù)責(zé)整理文件的人員姓名；檢查人，即負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。備考表由整理人填寫。

　　按“件”整理檔案

　　歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，企業(yè)按問題（即一級(jí)類目）一年度一保管期限排架，統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。