檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。

　　小到公司的文件檔案，大到人事檔案，上至國家，下至單位，每個環(huán)節(jié)都需要檔案管理。

　　其主要目的就是管理好相關(guān)的信息，以備查詢和驗證。

　　因此，檔案管理是非常重要的。

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節(jié)約和處罰

　　怎樣整理管控公司的檔案？

　　主要分為如下幾個步驟，可以作為參考（各個公司的檔案管理大同小異）：

　　1-整理辦法：

　　整理根據(jù)分類和成立時間整理。

　　分類根據(jù)要求的分類方法分類

　　立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　2-過程控制管理：

　　屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

　　辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節(jié)約和處罰

　　3-借閱管理：

　　因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。

　　閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4-處罰管理：

　　有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予的扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：

　　1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

　　2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

　　3.涂改、偽造檔案

　　4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

　　5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節(jié)約和處罰

　　因此，看起來檔案管理很輕松，但是如果按照細則管理的話也是需要耐心，細致的，你學(xué)會了嗎？