檔案外包管理本部分適用于指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案服務(wù)外包工作,選擇合格的承包方;指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè),提升服務(wù)能力;為第三方機(jī)構(gòu)正確評(píng)價(jià)檔案服務(wù)外包承包方提供參考依據(jù)。

　　檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范

　　1范圍

　　本規(guī)范適用于檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)及其他專業(yè)機(jī)構(gòu)開展檔案保管外包服務(wù)的行為。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單適用于本文件。

　　GB501402005建筑滅火器配置設(shè)計(jì)規(guī)范

　　DA/T61992檔案裝具

　　DA/T45-200術(shù)規(guī)范檔案館高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)技

　　JGJ25-2010檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1

　　檔案保管外包服務(wù)

　　outsourcing Servicesofre-cords keeping

　　具備檔案保管外包服務(wù)能力和條件的企業(yè)法人,受委托方(法人及自然人)委托,對(duì)檔案進(jìn)行保管及相關(guān)服務(wù)的民事行為,又稱“檔案寄存和代保管服務(wù)”。

　　3.2

　　檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)

　　outsourcing services organization of records keeping

　　依法設(shè)立,具備從事開展檔案保管外包服務(wù)能力和條件的法人組織。

　　3.3

　　檔案保管外包服務(wù)委托方

　　outsourcing servicesclients of records keeping

　　檔案保管外包服務(wù)的購(gòu)買者。

　　4服務(wù)原則

　　4.1有限范圍原則

　　檔案保管外包服務(wù)的范圍不得違反國(guó)家有關(guān)的法規(guī)和政策。

　　4.2安全原則

　　在檔案保管、利用、運(yùn)輸?shù)冗^(guò)程中必須提供安全、可靠、有效的專業(yè)服務(wù),確保不發(fā)生缺失損毀、涂改偽造、污染霉變等安全事件。

　　4.3保密原則

　　必須履行保密義務(wù),不翻閱、不傳播、不泄露所保管檔案的任何信息。

　　4.4監(jiān)管原則

　　檔案保管服務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)接受有關(guān)方面的監(jiān)管。

　　5組織與人員

　　5.1組織

　　檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的組織,應(yīng)根據(jù)保管規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍確定相應(yīng)的內(nèi)部管理機(jī)制,并保持相對(duì)穩(wěn)定。

　　5.2人員

　　5.2.1按照內(nèi)部管理機(jī)制,配備符合實(shí)際需要的、具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工。一般應(yīng)包括檔案專業(yè)人員和其他各類專業(yè)技術(shù)人員。

　　5.2.2檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與員工依法簽訂勞動(dòng)合同和保密議。

　　6基礎(chǔ)設(shè)施

　　6.1庫(kù)房建筑及選址

　　6.1.1庫(kù)房建設(shè)應(yīng)符合JGJ25-2010的相關(guān)規(guī)定或要求。

　　6.1.2庫(kù)房應(yīng)建于地質(zhì)穩(wěn)定、地勢(shì)高坦處,遠(yuǎn)離城市中心區(qū)域、江堤、海堤、河灘、易燃易爆物品、有毒有害氣體源、懸崖或土(巖)質(zhì)松散的山坡等,如遇水庫(kù)應(yīng)建在上游處。

　　6.1.3庫(kù)房位于地震基本烈度7度以上(含7度)地區(qū)的,應(yīng)按基本烈度7度以上設(shè)防,位于地震基本烈度6度以下地區(qū)的,應(yīng)按7度設(shè)防。

　　6.1.4庫(kù)房不得與辦公、工業(yè)、商業(yè)、民用以及倉(cāng)庫(kù)等與檔案管理無(wú)關(guān)的用房混雜。

　　6.1.5庫(kù)房區(qū)域嚴(yán)禁與使用明火、有毒有害氣體易燃易爆物品、放射性物體等場(chǎng)所混雜。

　　6.1.6庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。

　　6.2基本設(shè)施與設(shè)備

　　6.2.1消防設(shè)施

　　按照GB50140-2005和DA/T45-2009等標(biāo)準(zhǔn)配置消防滅火設(shè)施,滅火介質(zhì)不能對(duì)檔案產(chǎn)生二次損害,不能污染環(huán)境。檔案保管外包服務(wù)庫(kù)房安裝火災(zāi)報(bào)警設(shè)施并與119聯(lián)網(wǎng)。

　　6.2.2安防設(shè)施

　　庫(kù)房的周邊、所有出入口、檔案交接室、檔案調(diào)閱室、檔案熏蒸室、檔案存儲(chǔ)區(qū)域和電梯等,均應(yīng)設(shè)有實(shí)時(shí)可視監(jiān)控系統(tǒng)。檔案存儲(chǔ)區(qū)域的出入人口和電梯應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)和紅外線報(bào)警設(shè)備并與110聯(lián)網(wǎng),人員出入庫(kù)區(qū)必須通過(guò)安全檢査。

　　6.2.3避雷設(shè)施

　　庫(kù)房和專用機(jī)房安裝避雷裝置。

　　6.2.4用電設(shè)施

　　庫(kù)房應(yīng)有兩路供電線路供電或配置備用電源。

　　6.3庫(kù)房溫濕度

　　6.3.1庫(kù)房溫濕度應(yīng)符合檔案行政管理部門的相關(guān)規(guī)定要求,一般庫(kù)房溫度控制在14C~24℃C范圍內(nèi),濕度控制在45%~60%范圍內(nèi);每晝夜波動(dòng)幅度溫度在士2℃范圍之內(nèi)、相對(duì)濕度在士5%范圍之內(nèi)。

　　6.3.2庫(kù)房應(yīng)有溫濕度記錄設(shè)備,進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄,記錄保留不少于36個(gè)月。

　　6.3.3庫(kù)房應(yīng)設(shè)有溫濕度自動(dòng)或人工調(diào)節(jié)設(shè)施,根據(jù)檔案的重要性和載體等因素區(qū)別對(duì)待。

　　7業(yè)務(wù)規(guī)程

　　7.1總體要求

　　應(yīng)明確檔案保管業(yè)務(wù)流程并嚴(yán)格執(zhí)行,建立檔案交接、運(yùn)輸、保管、出入庫(kù)、利用服務(wù)和人員管理信息安全等相應(yīng)的制度和操作規(guī)程。

　　7.2簽訂協(xié)議

　　檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)與委托方應(yīng)按規(guī)定簽訂檔案保管外包服務(wù)協(xié)議。期滿續(xù)約的,應(yīng)在期滿前重新簽訂協(xié)議;不再續(xù)約的,到期應(yīng)辦理檔案期滿出庫(kù)手續(xù)。

　　7.3檔案運(yùn)輸

　　7.3.1應(yīng)對(duì)檔案上下架、裝箱、上下車、運(yùn)輸?shù)热^(guò)程進(jìn)行安全管理。

　　7.3.2運(yùn)送檔案時(shí)應(yīng)使用符合檔案安全運(yùn)輸?shù)能囕v,并配備押送員,實(shí)行專人專車,運(yùn)輸時(shí)間和路線嚴(yán)格保密。

　　7.4檔案出入庫(kù)管理

　　7.4.1在檔案交接時(shí),應(yīng)由專人負(fù)責(zé)做好清點(diǎn)、驗(yàn)收和裝箱工作,履行入庫(kù)登記手續(xù),雙方指定人員簽章確認(rèn)。

　　7.4.2委托方需進(jìn)入庫(kù)房的,檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人全程陪同,并有視頻監(jiān)控。

　　7.4.3寄存和代保管檔案進(jìn)入檔案保管外包服務(wù)庫(kù)房時(shí),檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行安全檢査和科學(xué)消毒,防止易燃易爆、有毒有害氣體或生物進(jìn)入庫(kù)區(qū)。

　　7.5庫(kù)房安全保管

　　7.5.1庫(kù)房?jī)?nèi)整潔有序,不得堆放雜物。

　　7.5.2庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置符合相關(guān)安全保管規(guī)定的裝具,如五節(jié)柜、密集架、開放式固定架等。

　　7.5.3庫(kù)房管理人員應(yīng)每日定時(shí)進(jìn)行庫(kù)房巡查,發(fā)現(xiàn)安全隱患和問(wèn)題及時(shí)處理,并做好記錄。

　　7.5.4庫(kù)房檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)盤庫(kù),確保檔案的完整與安全。

　　7.6消防和安全保衛(wèi)

　　7.6.1應(yīng)定期檢測(cè)消防、安全監(jiān)控設(shè)備和電路等運(yùn)行情況。建立消防等安防預(yù)案,定期進(jìn)行演練。

　　7.6.2應(yīng)配備安保力量,建立24小時(shí)值班和晝夜定時(shí)巡檢制度。

　　7.6.3設(shè)施設(shè)備檢査、安全值班、監(jiān)控巡視記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存,不少于協(xié)議保管期滿后10年,以備查閱。

　　7.7信息化管理

　　7.7.1采用信息化管理手段,建立業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案保管外包服務(wù)信息化。

　　7.7.2根據(jù)委托方的要求提供檔案信息化服務(wù)。

　　7.8檔案利用服務(wù)

　　7.8.1檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)為委托方提供檔案利用服務(wù),滿足利用者的需求。非委托方調(diào)閱、查閱相關(guān)檔案資料的必須征得委托方同意,并提供有委托方單位公章(或委托人簽名)的書面證明。

　　7.8.2提供檔案利用服務(wù)時(shí),須核對(duì)利用者身份。利用者查閱、復(fù)制、下載或打印等應(yīng)履行檔案利用登記手續(xù)。

　　7.8.3應(yīng)建立提供檔案利用服務(wù)登記簿,對(duì)利用日期、單位、人員、內(nèi)容和方式等進(jìn)行逐項(xiàng)登記記錄利用者應(yīng)簽字確認(rèn)。

　　7.8.4為委托方提供檔案利用遞送服務(wù),須派員專程及時(shí)送達(dá),在核對(duì)人員身份后,與委托方履行交接手續(xù)。

　　7.8.5檔案提供利用服務(wù)人員有權(quán)監(jiān)督利用者保護(hù)檔案。如利用者違反有關(guān)規(guī)定,應(yīng)及時(shí)糾正,督促其改正,并告知委托方。

　　7.8.6利用檔案服務(wù)中形成的相關(guān)材料應(yīng)專門集中保管,按年度歸檔備查。

　　7.9人員管理

　　7.9.1工作人員必須熟悉檔案法律法規(guī)及檔案工作規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn),并具備符合崗位需要的相應(yīng)文化程度和業(yè)務(wù)技能。

　　7.9.2持有檔案崗位培訓(xùn)證書的人員需占全員的25%以上,持有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱的人員需占全員的10%以上,其中必須有檔案專業(yè)技術(shù)中高級(jí)職稱的人員。

　　7.9.3工作人員應(yīng)定期參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,不斷提高專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力,滿足實(shí)際工作需要。

　　7.9.4安保、水電、消防值班等工作人員必須持證上崗。

　　7.10檔案信息安全

　　7.10.1建立檔案信息安全保密制度,加強(qiáng)檔案信息的安全管理。

　　7.10.2應(yīng)維護(hù)委托方檔案信息安全,不得擅自復(fù)制、摘抄或留存檔案信息,不得利用檔案謀利。

　　7.10.3發(fā)現(xiàn)檔案丟失、缺失或被盜、信息泄露等情況,須立即報(bào)告委托方,及時(shí)處理,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　8責(zé)任事故與賠償

　　8.1因檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)原因,造成檔案缺失損壞、損毀等事件或事故,應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。委托方可以向被委托的檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提出賠償要求,按照協(xié)議約定執(zhí)行賠償;法律、法規(guī)對(duì)賠償額的計(jì)算方法和賠償限額有規(guī)定的,從其規(guī)定。

　　8.2因自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的,檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)不承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　8.3雙方對(duì)事故責(zé)任和賠償不能協(xié)商一致的,均可向當(dāng)?shù)厮痉ú块T提出調(diào)解、仲裁或法律訴訟的申請(qǐng)。

　　9能力評(píng)估

　　9.1檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可通過(guò)檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織開展能力評(píng)估。能力評(píng)估可參照《檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估表》。

　　9.2檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)向檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織提出能力評(píng)估申請(qǐng),并提交以下材料:

　　a)能力評(píng)估申請(qǐng)一份；

　　b)《檔案保管人員基本情況登記表》一式三份;

　　c)《檔案保管外包服務(wù)審批表》一式三份;

　　d)工商行政管理部門頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本復(fù)印件一份;

　　e)組織機(jī)構(gòu)法人身份證復(fù)印件一份；

　　f)檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)專業(yè)人員名冊(cè)、身份證、資格證明復(fù)印件各一份;

　　g)檔案保管庫(kù)房相關(guān)資料和設(shè)施設(shè)備情況明細(xì)表;

　　h)相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表和納稅情況各一份；

　　9.3檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織在實(shí)際收到檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)估申請(qǐng)后進(jìn)行初審和現(xiàn)場(chǎng)評(píng)分,提出評(píng)估意見(jiàn)。