高校檔案數(shù)字化安全管理制度隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源，建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應時代發(fā)展要求、滿足各領域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

　　高校檔案數(shù)字化安全管理制度

　　紙質檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設備對紙質檔案進行加工，要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進行有序化加工。紙質檔案在進行檔案數(shù)字化作業(yè)時，要遵循《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31-2017》規(guī)范、《檔案數(shù)字化工作管理辦法》、《數(shù)字化工作流程》、《檔案信息保密管理制度》、《檔案數(shù)字化驗收工作細則》、《數(shù)字化工作制度》、《設備管理制度》等，并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

　　檔案數(shù)字化掃描管理制度詳解：

　　一、要加固數(shù)字化掃描室的門、窗，嚴防失竊和被破壞；掃描室內裝高清攝像頭及LED展示大屏，非掃描工作人員，未經(jīng)同意不得隨意進入掃描室。

　　二、嚴禁將掃描工作設備接入互聯(lián)網(wǎng)、嚴禁在掃描工作設備上隨意接插U盤或其他移動備。

　　三、掃描工作人員禁止攜帶手機、相機等一切與掃描工作無關的設備進入掃描室。

　　四、工作人員在數(shù)字化掃描過程中要認真填寫交接登記表，詳細記錄檔案掃描前后的交接情況。

　　五、掃描室內的檔案資料不得隨意亂擺亂放，掃描完的檔案資料必須按編號順序重新裝訂，完成交接手續(xù)后送回庫房保管。

　　六、掃描時應根據(jù)紙質檔案的材質選擇相應的掃描設備和掃描方式，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生，保證檔案不受損。

　　七、對紙張脆化、較古老、超薄的和不可拆卷的檔案需要采用專業(yè)不拆卷非接觸冷光源掃描儀進行掃描。

　　八、對于檔案中的“筒子頁”，一般應平攤開后進行整幅掃描。大幅頁面可分頁掃描后，拼接成一頁。

　　九、掃描時應認真核對實際掃描頁碼、頁數(shù)與前處理時填寫的頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。掃描時要保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃，嚴格確保圖像質量，漏掃、壓邊的要及時補全、補正。圖像順序要與原檔案中頁碼順序一致，不可顛倒錯亂，不可出現(xiàn)多頁、重復頁或漏頁現(xiàn)象。

　　十、保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況。檔案原件存在斑跡變質、顏色過淺、過深或深淺不一致時，保證檔案原件能辨認的掃描圖像也必須可以辨認。紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃，掃描時倒映反面文字，文字上的污點無法去污時，采取措施保證正文文字可以看清楚。

　　十一、同一份文件，如果紙質檔案材質基本一樣，掃描后的明暗度、色澤也需要基本保持一致。同一份文件原則上采取同一型號同樣設置掃描儀進行掃描，如遇特殊情況，需要高掃、平板同時掃描，也需要保持掃描圖像分辨率、亮度、大小尺寸等一致。

　　十二、對圖像頁面中四邊、四點由于掃描儀硬件、掃描軟件、人為原因等而出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。殘缺頁、破損頁需用相應大小白紙裱糊后方可進行掃描。處理過程中應遵循在不影響可讀性和可理解性的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，由于檔案本身因陳舊、破損或不潔等造成頁面上有污點的，如果在頁面視圖下無法看清，或該污點嵌在文本行中無法清除，可不予清除。

　　檔案霸圖說

　　檔案掃描服務（也稱為檔案數(shù)字化加工服務或檔案影像化加工服務等）是近幾年才興起的一項服務形式。以傳統(tǒng)紙張為載體的保存方式，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫房占地，節(jié)省保管設備和人員方面開支，又方便統(tǒng)計和進行遠程查詢。因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。檔案掃描融合了檔案掃描、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數(shù)以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。