數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理逐步成為今后檔案管理的主要模式之一。本文將探討如何做好數(shù)字化檔案管理工作：

　　一、什么是數(shù)字化檔案？

　　數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在數(shù)字載體上并能被計算機(jī)處理的圖像或文本，以實(shí)現(xiàn)檢索準(zhǔn)確快捷方便、存儲空間小、維護(hù)方便安全等功效。

　　二、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性

　　1.是順應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要

　　隨著信息化社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計算機(jī)技術(shù)及通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展越來越普及，由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對我們影響越來越大。社會公眾對檔案信息的需求量不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對信息共享的迫切性也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點(diǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。在這種形勢下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，逐步成為加快國家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。

　　2.能夠進(jìn)一步提高辦公效率

　　傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時歸檔，迅速得到整理，更快提供運(yùn)用，還能夠準(zhǔn)確反應(yīng)檔案當(dāng)前的情況。通過數(shù)字化檔案進(jìn)行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可保證查詢檔案的準(zhǔn)確方便快捷，而且用戶不用受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。

　　3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

　　檔案是社會信息資源的重要組成部分，已逐步成為國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面。在積極開發(fā)檔案信息資源時，檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點(diǎn)為之提供有價值的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展提供更好的服務(wù)目標(biāo)。對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標(biāo)準(zhǔn)，從而抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。