西安檔案數(shù)字化利用服務工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡安全運行制度和具有法律責任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準確。通過防火墻、CA認證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計算機新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的法律效力，實現(xiàn)遠程為利用者提供快捷、準確數(shù)字化檔案的目標。

　　西安檔案數(shù)字化

　　1．在局域網(wǎng)上應用

　　在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫所有接待人員都有檢索權(quán)限，對只進行目錄數(shù)字化的檔案實行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果，利用網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計算機打印件替代復印機復印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標。從而起到了運用數(shù)字檔案高效利用、保護原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認可，為檔案館參與電子政務開辟了新途徑。

　　2．在互聯(lián)網(wǎng)上應用

　　利用檔案網(wǎng)站，通過CA證書等安全手段，不但實現(xiàn)了領導遠程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開展開放檔案遠程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場查詢的不便，使檔案館參與電子政務成為現(xiàn)實。

　　加強檔案數(shù)字化工作的行政管理

　　檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,加強組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務工程。各個檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機構(gòu)設置不盡相同，但應按照效率優(yōu)先的原則，在計算機環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化檔案利用形成一個流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個檔案館在組織實施方面有所不同是必然的。

　　1．加強計劃管理

　　檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,針對實際的調(diào)研和論證，運用科學方法預測，制定科學配置各種資源進行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項計劃，通過計劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標三者在動態(tài)上的平衡，實現(xiàn)管理決策所制定的各項目標。

　　2．強化組織實施

　　實施是一個復雜的活動過程，檔案數(shù)字化建設又是一項全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾，實施特別強調(diào)解決問題的及時性。通過創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化的計劃目標的順利實現(xiàn)。

　　3．增強管理的技術(shù)含量

　　檔案數(shù)字化的建設過程貴在控制，重在管理。利用計算機進行檔案數(shù)字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不準確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責,各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術(shù)、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡化。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，給局館領導和相關人員分配使用權(quán)限，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)全程管理、適時控制，達到強化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的。

　　檔案數(shù)字化與利用服務工程是一項長期的任務，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實踐.將為客戶提供檔案數(shù)據(jù)庫的管理，優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫，適時建立專題數(shù)據(jù)庫，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫等諸多問題，從而達到管理檔案的目的。