《會計(jì)檔案管理辦法細(xì)則》是為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會計(jì)檔案而制定的法規(guī)，2015年12月11日，中華人民共和國財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。

　　會計(jì)檔案管理辦法細(xì)則

　　第一條為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。

　　第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計(jì)檔案適用本辦法。

　　第三條本辦法所稱會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

　　第四條財(cái)政部和國家檔案局主管全國會計(jì)檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計(jì)檔案工作制度,對全國會計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作,建立和完善會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會計(jì)檔案。

　　第六條下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

　　(一)會計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;

　　(四)其他會計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。

　　第七條單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。

　　第八條同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會計(jì)檔案:

　　(一)形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

　　(二)使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

　　(四)采取有效措施,防止電子會計(jì)檔案被篡改;

　　(五)建立電子會計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

　　第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計(jì)檔案。

　　第十條單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷,編制會計(jì)檔案保管清冊。

　　第十一條當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

　　單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

　　第十二條單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。

　　第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計(jì)檔案,在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案,確保借入會計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

　　第十四條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

　　會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　第十五條各類會計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

　　單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計(jì)檔案,可以銷毀。

　　第十七條會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

　　第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作,并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

　　單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

　　第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　單位分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

　　第二十三條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條單位之間交接會計(jì)檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

　　移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會計(jì)檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　第二十五條單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

　　第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

　　第二十八條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

　　第二十九條不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

　　第三十一條本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)同時廢止。

　　附表：1.企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表(略)

　　2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表(略)

　　財(cái)政部、國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就《會計(jì)檔案管理辦法》修訂答記者問

　　為規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，提高會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國家檔案局對原《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），將于2016年1月1日起施行。近日，財(cái)政部、國家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就新《管理辦法》回答了記者提問。

　　問：請介紹修訂出臺新《管理辦法》的背景和過程。

　　答：1984年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施10多年以來，對規(guī)范和加強(qiáng)單位會計(jì)檔案管理、促進(jìn)會計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，原《管理辦法》已經(jīng)無法較好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要，突出表現(xiàn)在：（一）隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。（二）隨著我國會計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國家檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定或修訂，原《管理辦法》的有關(guān)表述已不再適用，會計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定需要相應(yīng)予以調(diào)整或完善。

　　為做好原《管理辦法》的修訂工作，從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年財(cái)政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。隨著試點(diǎn)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2014年財(cái)政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財(cái)政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。

　　問:修訂出臺新《管理辦法》有什么重大意義？

　　答：一是有利于推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。近年來，黨中央、國務(wù)院積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計(jì)檔案的法律效力，電子會計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的政策支持。

　　二是有利于促進(jìn)形成綠色、低碳的發(fā)展方式。黨的十八大報(bào)告強(qiáng)調(diào)，要著力推進(jìn)綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，形成節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境的空間格局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進(jìn)一步提出要加快建立生態(tài)文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會計(jì)憑證、賬簿等會計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時要求建立會計(jì)檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計(jì)檔案銷毀工作有序開展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費(fèi)，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

　　三是有利于推進(jìn)國家治理能力現(xiàn)代化。國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。電子會計(jì)檔案是電子會計(jì)資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案范圍，將大力推動電子會計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計(jì)信息。

　　問：新《管理辦法》在哪些方面做了調(diào)整？

　　答：新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計(jì)檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計(jì)檔案的管理要求。三是完善了會計(jì)檔案的銷毀程序。四是明確了會計(jì)檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計(jì)檔案的定期保管期限，并延長了會計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

　　問：明確電子會計(jì)檔案的管理要求是此次修訂的重點(diǎn)，新《管理辦法》對電子會計(jì)檔案作了哪些方面的規(guī)定？

　　答：新《管理辦法》在會計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計(jì)檔案均進(jìn)行了相應(yīng)規(guī)定，主要包括：一是將電子會計(jì)檔案納入了會計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。二是規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計(jì)檔案移交時將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。四是要求電子會計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　問：新《管理辦法》提出了電子會計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存的條件，具體包括哪些條件，應(yīng)如何理解？

　　答：為確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，對于電子會計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《管理辦法》提出了如下要求：一是形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案；七是電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

　　問：新《管理辦法》增加了會計(jì)檔案鑒定銷毀的相關(guān)內(nèi)容，并修改了監(jiān)銷的有關(guān)規(guī)定，主要是出于什么考慮？

　　答：會計(jì)檔案的銷毀是會計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會計(jì)檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對于遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿銷毀，大量已失去保存價值的會計(jì)檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費(fèi)。因此，新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計(jì)檔案，可以銷毀。”

　　監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。會計(jì)檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案再由財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。為此，新《管理辦法》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?/p>

　　問：新《管理辦法》將會計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，主要理由是什么？

　　答：近年來，國家檔案局對機(jī)關(guān)和企業(yè)文件材料的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將企業(yè)管理類檔案和機(jī)關(guān)文書檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。另外，會計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，我們將會計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計(jì)資料的最低保管期限延長至10年。

　　問：新《管理辦法》于2016年1月1日起開始施行，財(cái)政部、國家檔案局打算如何安排貫徹和執(zhí)行？

　　答：新《管理辦法》自2016年1月1日起施行，為了貫徹落實(shí)好新《管理辦法》，下一步，我們將積極做好以下工作：一是廣泛開展新《管理辦法》的宣傳培訓(xùn)工作，引導(dǎo)各部門、各單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人和會計(jì)、檔案工作人員準(zhǔn)確理解和把握新《管理辦法》的內(nèi)容和要求。二是加快制定新《管理辦法》的新舊銜接辦法，指導(dǎo)各部門、各單位做好會計(jì)檔案的新舊銜接工作。三是根據(jù)新《管理辦法》編寫解讀材料，對此次修訂的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)講解和說明，確保新《管理辦法》的順利實(shí)施。