數(shù)字檔案室建設方案是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　建設數(shù)字檔案室，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　建設數(shù)字檔案室，有利于促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優(yōu)化，有利于提高各級政府公共服務能力，有利于促進社會主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務的現(xiàn)實需求。

　　數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構建、資源準備、系統(tǒng)試運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務。

　　數(shù)字檔案室建設方案

　　1.2建設原則與要求

　　數(shù)字檔案室建設應當遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施"的原則，積極推進，務求實效。

　　統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進。應當根據(jù)各級政府電子政務建設整體框架和基本要求，及時將數(shù)字檔案室建設與區(qū)域電子政務和信息化建設相銜接，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術力量、資源規(guī)模、基礎工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實施步驟。

　　項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰(zhàn)略，支撐和帶動數(shù)字檔案室整體建設和發(fā)展。將數(shù)字檔案室建設分成若干子項目，以項目帶動數(shù)字檔案室建設及推進各項工作的開展，有利于獲得黨委政府和有關部門的重視和投入，有利于集中人力物力有針對性地重點解決數(shù)字檔案室建設中的核心問題。

　　需求導向、保證安全。數(shù)字檔案室建設應以需求為導向，著眼于黨政機關、社會公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。應當按照信息安全等級保護的要求，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，建立健全安全管理制度，完善災難恢復服務機制，確保數(shù)字檔案室建設和運行的安全。

　　合理適用、穩(wěn)步實施。要重視前期調研，進行可行性研究，結合本部門業(yè)務工作實際，提出創(chuàng)新性高、應用性強的功能需求，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設的合理性、適用性。在項目實施過程中，檔案部門的業(yè)務人員應全程參與，及時研究和發(fā)現(xiàn)問題，糾正偏差。重大項目應當按照信息系統(tǒng)建設規(guī)范要求引入監(jiān)理機制，對項目質量、進度、投資、安全等方面進行全程監(jiān)理。

　　1.3建設目標

　　數(shù)字檔案室建設的目標是：緊緊依靠國家和當?shù)匦畔⒒A設施建設環(huán)境，充分利用各種政務網(wǎng)平臺、公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本部門本單位一定時期內數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺，開發(fā)應用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。

　　其中，數(shù)字檔案信息資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進，有步驟實現(xiàn)。

　　1.4建設內容

　　數(shù)字檔案室總體建設內容主要包括：

　?。?）按照數(shù)字檔案室基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數(shù)據(jù)和今后一定時期內數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。

　?。?）開發(fā)或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

　?。?）全面推進館藏數(shù)字檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

　?。?）應用先進技術和相關管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

　　其中，數(shù)字檔案信息資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進，有步驟實現(xiàn)。

　?。?）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

　?。?）配套建設數(shù)字檔案室保障體系，確保數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

　　1.5建設步驟

　　數(shù)字檔案室建設一般分項目規(guī)劃與立項、項目招投標、項目實施、運行維護等幾個步驟進行。

　?。?）項目規(guī)劃與立項。

　　根據(jù)社會信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出數(shù)字檔案室建設項目。成立由檔案館主要領導、信息化人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組，對本地區(qū)信息化現(xiàn)狀和國內外數(shù)字檔案室建設現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對檔案利用需求情況進行充分調研，研究提出項目可行性報告，向當?shù)刂鞴懿块T提出數(shù)字檔案室立項申請。在與相關主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對項目可行性報告進行論證。

　?。?）項目招投標。

　　項目經(jīng)立項批準后，應按照國家有關項目管理規(guī)定進行招標或邀標工作。充分征求檔案館各業(yè)務部門、相關專家的意見，對數(shù)字檔案室的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案應既符合檔案管理的實際需要，又便于計算機編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。

　　（3）項目實施。

　　按照數(shù)字檔案室建設目標、總體內容和項目可行性研究報告立項批復的要求，制訂詳細的項目建設實施方案，明確項目建設的內容、進度和時間安排，有計劃地推進系統(tǒng)開發(fā)與調試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設中應當加強項目監(jiān)理，確保項目建設的進度和質量。

　?。?）運行維護。

　　項目驗收后，應適時調整、明確數(shù)字檔案室各功能模塊的管理職責，加強應用培訓，建立數(shù)字檔案室業(yè)務工作與技術工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務管理工作為主線、以技術保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會外包服務保障為依托的運行與維護體系。

　　2.管理系統(tǒng)功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務功能，以及用戶權限管理、系統(tǒng)目志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應當采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

　　2.1收集功能要求

　　系統(tǒng)應當具備接收立檔單位產生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。

　?。?）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關要求接收立檔單位產生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機制基礎上，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實、完整、可用。

　　（2）系統(tǒng)應當提供選擇在線接收和脫機接收方式。

　?。?）系統(tǒng)應當能夠批量導入或導出數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

　　（4）系統(tǒng)應能對在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證。

　?。?）系統(tǒng)應具備目錄數(shù)據(jù)和內容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

　　2.2管理功能要求

　　系統(tǒng)能夠對所接收的各類數(shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統(tǒng)應能：

　　（1）按照設定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進行適當調整。

　?。?）過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號。

　?。?）對檔案內容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術方法對數(shù)字檔案進行有效管理。

　?。?）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

　?。?）對檔案內容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

　?。?）對檔案類型、數(shù)量大小等按照設定要求進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

　?。?）輔助完成館藏實體檔案編目（著錄、標引）、整理、出入庫房管理等工作。

　?。?）定制檔案業(yè)務流程或進行流程再造。

　　2.3保存功能要求

　　系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定，二是存儲架構選擇。

　　2.3.1長久保存策略

　　長久保存策略包括存儲格式的選擇，檢測、備份和遷移等技術方法的采用等。

　?。?）應當選擇符合國家標準的格式，暫時未制定標準的，選擇開放格式或主流格式。

　?。?）定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　?。?）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式。

　?。?）計算機軟硬件以及技術或標準規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應采取遷移等手段對所存儲的數(shù)據(jù)進行技術處理。

　　2.3.2存儲架構選擇

　　根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲技術及其相關設備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲設備的首要因素。在數(shù)字檔案室建設過程中，應根據(jù)數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案室合理安全的存儲容量和較快的網(wǎng)絡傳輸速度，適當選擇采用單一應用平臺，配備數(shù)據(jù)庫服務器、文件存儲器、備份服務器、備份軟件等構成的存儲服務平臺，以及采用SAN、NAS、DAS、IP—SAN或其他.形式的存儲技術方法。

　　2.4利用功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應當：

　?。?）能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、準確、全面的利用查詢要求。

　?。?）能夠通過網(wǎng)絡平臺或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

　?。?）能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

　?。?）能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠程指導、遠程教育。

　?。?）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務。

　?。?）能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關工作。

　?。?）能夠對用戶、數(shù)據(jù)項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構設定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。

　　3.應用系統(tǒng)開發(fā)和服務平臺構建

　　3.1應用系統(tǒng)開發(fā)

　　鼓勵各地區(qū)統(tǒng)一開發(fā)或購置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復開發(fā)，降低應用成本。

　　應用系統(tǒng)開發(fā)應當遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性等原則。鼓勵軟件開發(fā)公司應用先進技術手段對“收集、管理、保存、利用”各功能模塊或子系統(tǒng)進行專業(yè)深度擴展、創(chuàng)新開發(fā)。

　?。?）整體性。系統(tǒng)應考慮所配備和購置的軟硬件及其網(wǎng)絡平臺環(huán)境，選擇恰當?shù)拈_發(fā)工具和技術路線，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關系，形成一個整體。

　　（2）開放性。系統(tǒng)應能夠隨著信息技術的不斷發(fā)展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

　　（3）穩(wěn)定性。系統(tǒng)開發(fā)應采用先進、成熟、穩(wěn)定的技術，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安全。

　　3.2服務平臺建設

　　數(shù)字檔案室網(wǎng)絡架構一般應面向不同對象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡，構建三個服務平臺，并提供相應層級數(shù)字檔案信息資源利用共享服務。

　　數(shù)字檔案室應根據(jù)不同服務對象和不同檔案開發(fā)范圍建立相應的服務平臺。一般主要包括：一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內檔案利用服務平臺；二是利用當?shù)卣站W(wǎng)建設的面向本級黨政機關各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺；三是利用公眾網(wǎng)建設的面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。

　?。?）基于局域網(wǎng)的檔案服務平臺。

　　局域網(wǎng)檔案服務平臺是數(shù)字檔案室建設的基礎平臺。局域網(wǎng)檔案服務平臺應當具備館藏數(shù)字檔案傳輸、交換、存儲、安全防護的功能，承擔檔案館“收集、管理、保存、利用”四項基本功能，滿足日常數(shù)字檔案室業(yè)務管理和提供利用服務的需要。局域網(wǎng)通常還要承擔輔助檔案實體管理的功能。

　?。?）基于政務網(wǎng)的檔案服務平臺。

　　政務網(wǎng)檔案服務平臺是數(shù)字檔案室連接本級各黨政機關立檔單位的主干平臺。它依托本級政務網(wǎng)，能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業(yè)務指導或其他檔案工作服務，實現(xiàn)黨政機關的檔案信息資源共享和資政服務工作。

　　鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術為各立檔單位提供軟件服務和存儲服務。

　?。?）基于公眾網(wǎng)的檔案服務平臺。

　　公眾網(wǎng)檔案服務平臺，如公共檔案信息服務平臺，是檔案館實現(xiàn)公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一。它依托公眾網(wǎng)，通過檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數(shù)字信息，進行資源整合，實現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現(xiàn)館際檔案信息交流。

　　檔案服務平臺建設當前應遵循的標準規(guī)范有：

　?。?）GB50174—2008電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范；

　?。?）GB／Z24294一2009信息安全技術基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務信息安全實施指南。

　　3.3軟硬件設備配置

　　3.3.1系統(tǒng)軟件選型

　　數(shù)字檔案室系統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面。

　　操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案室的規(guī)模和硬件配置等情況來選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統(tǒng)；服務器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務量、并發(fā)用戶、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。

　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲和管理的需求，并充分考慮技術和管理成本；其次應注意操作系統(tǒng)和應用軟件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持；再次要考慮其開放性和擴展性，為將來系統(tǒng)的升級、遷移免除后顧之憂。

　　數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應能支持當前及可預見的將來采用的軟件，并充分考慮今后幾年數(shù)據(jù)量的要求。

　　在前期規(guī)劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設計數(shù)據(jù)結構；不僅需要考慮當前存儲和管理的數(shù)據(jù)信息類型，還要考慮將要接收進館的數(shù)據(jù)信息類型。

　　其他軟件配置。在數(shù)字檔案室系統(tǒng)運行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)交換、OCR、格式轉換、非線性編輯、全文檢索等方面的軟件。

　　3.3.2硬件設備配置

　　數(shù)字檔案室系統(tǒng)硬件設施主要包括服務器、終端、網(wǎng)絡、存儲及其他配套設備。系統(tǒng)中每個獨立任務應有相應的服務器來承擔處理任務。服務器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，可以分成主服務器和輔助服務器兩類。主服務器主要承擔信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲和管理以及應用系統(tǒng)的運行，主服務器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。

　　輔助服務器包括輔助應用服務器、網(wǎng)絡管理服務器、文件服務器等，承擔系統(tǒng)中非核心功能的處理任務。一個數(shù)字檔案室系統(tǒng)配備服務器的數(shù)量，取決于系統(tǒng)的實際功能，不必強調所有任務都有獨立的服務器，可根據(jù)財力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問量等，合理選定。

　　網(wǎng)絡設備主要包括傳輸介質、集線器、交換機、路由器、光電轉換等。雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質，物理上分散的多臺計算機只有通過傳輸介質才能連接在一起形成網(wǎng)絡；集線器可以放大傳輸信號，主要用-T-JJ~型網(wǎng)；交換機是一種基于點對點發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡連接設備，具有網(wǎng)絡流量控制等性能，是大型網(wǎng)絡組網(wǎng)的必需設備；要使網(wǎng)絡之間互連，則必須配備路由器；光電轉換設備是實現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質的信號轉換的設備。

　　存儲設備主要包括磁盤、光盤、磁帶等。應根據(jù)數(shù)字檔案室的存儲架構而選擇存儲設備。

　　數(shù)字化設備包括掃描儀、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、非線性編輯系統(tǒng)等。

　　終端設備包括輸入、輸出設備，通常是指獨立工作的計算機、打印機、復印機等。數(shù)字檔案室各項業(yè)務的開展必須依托這些設備，通過終端訪問網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，完成信息處理工作。一個數(shù)字檔案室終端設置應考慮三種用戶，即社會用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請的數(shù)據(jù)加工和處理人員。

　　4.數(shù)字檔案資源建設

　　數(shù)字檔案資源建設是數(shù)字檔案室建設的核心內容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務工作。數(shù)字檔案資源建設包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉換、資源整理加工、建立各類資源庫等內容。

　　4.1電子文件接收

　　應當根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收進館制度和機制，配備必要的技術手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。

　　為了保證有價值的數(shù)字檔案資源接收進館，從數(shù)字檔案室建設開始，就應按照數(shù)字檔案室功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標準和方法。在范圍上，除了參照紙質檔案接收要求，還應針對電子文件多樣性、形象性的特點，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄；在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件。應當明確電子文件移交的方式和時限。移交方式可以是在線也可以離線移交，但不論何種移交方式，以安全、高效、準確為原則。與紙質文件對應電子文件的移交和接收之前，應要求和督促立檔單位建立正確無誤的對應關系，并保證其內容的一致性。

　　應當加強對電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進行質量檢查、開展技術服務等。

　　電子文件的接收與管理應當遵循以下標準規(guī)范：

　　（1）GB／T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范；

　?。?）DA／T32-2005公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則；

　?。?）DA／T46—2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案；

　?。?）DA／T47—2009版式電子文件長期保存格式需求；

　　（5）DA／T48—2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范。

　　4.2檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應當統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。應當通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護等基礎工作，為數(shù)字化工作提供高質量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強優(yōu)先等原則分步實施。

　　數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關保密資質的專業(yè)公司。

　　檔案數(shù)字化工作當前應遵循的標準規(guī)范有：

　?。?）DA／T31—2005紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范；

　?。?）DA／T43—2009縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)范。

　　4.3資源整理

　　在對信息資源進行有序、有效管理之前，必須進行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查等。應當將數(shù)字檔案信息進行有序排列，當前國家尚未制訂針對數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則，在數(shù)字檔案室建設中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結合數(shù)字檔案信息的特點，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。

　　電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，必須進行開放利用的鑒定工作，并通過技術檢查，譬如清晰度、準確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。

　　檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進行處理。對涉及國家秘密、知識產權或個人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應當按照國家法律法規(guī)要求，進行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布；內部信息只能在內網(wǎng)（包括政務網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等）使用；開放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開放鑒定是數(shù)字檔案室建設的重要工作內容之一。

　　4.4建立數(shù)字檔案資源庫

　　運用計算機及其相關技術設備管理數(shù)字檔案信息，當前一般采取數(shù)據(jù)庫技術方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內容數(shù)據(jù)集等。

　　目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立；二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案，一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補充完善后建立。

　　保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重要措施。元數(shù)據(jù)庫建設按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結構和管理過程信息進行自動生成和適當人工添加而形成。

　　內容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術，特別是檢索技術的發(fā)展，將來也會采用其他技術方法對內容數(shù)據(jù)進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內容數(shù)據(jù)還應與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術措施，確保其可靠和可用。

　　數(shù)字檔案資源庫建設應遵循以下標準規(guī)范：

　?。?）GB／T20163—2006中國檔案機讀目錄格式；

　　（2）DA／T13—1994檔號編制規(guī)則。

　　5.保障體系建設

　　5.1安全保障體系建設

　　安全保障體系建設是數(shù)字檔案室建設的基礎工作，數(shù)字檔案室的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡平臺的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

　　安全保障體系建設主要通過兩方面途徑實現(xiàn)。一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施。數(shù)字檔案室系統(tǒng)一般要求達到二級（系統(tǒng)審計保護級）以上安全保護標準。數(shù)字檔案室系統(tǒng)集成商應具備相應的保密資質，并嚴格按照有關安全保密規(guī)范要求進行項目設計、系統(tǒng)開發(fā)和項目施工。建設、監(jiān)理單位應當加強項目建設過程中的檔案信息安全保密工作。

　　二是建立健全數(shù)字檔案室安全管理制度，并嚴格遵照實施。數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負載、假冒身份、權限擴散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應當采取相應的技術措施和管理手段應對這些安全隱患。應當高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時應當制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

　　應當遵循的有關信息安全規(guī)范：

　?。?）GB 17859-1999信息安全技術計算機信息系統(tǒng)安全保護等級劃分準則；

　?。?）GB／T24363—2009信息安全技術信息安全應急響應計劃規(guī)范；

　?。?）GB／Z24364—2009信息安全技術信息安全風險管理指南；

　　（4）GA／T671—2006終端計算機系統(tǒng)安全等級技術要求。

　　5.2標準規(guī)范體系建設

　　嚴格遵照信息化和檔案管理等方面的法規(guī)和標準是實現(xiàn)數(shù)字檔案室各項功能的必要前提。數(shù)字檔案室建設要嚴格遵守國家及行業(yè)相關規(guī)章制度和技術標準。

　　各地在建設數(shù)字檔案室過程中，具體技術應用或工作流程如果尚無相關上位標準規(guī)范，可以向國家檔案行政管理部門提出相關標準規(guī)范制修訂建議，或根據(jù)本地區(qū)實際情況制訂相關地方標準或企業(yè)標準，并積極上報有關部門，上升為行業(yè)標準或國家標準。