引進(jìn)檔案室管理系統(tǒng)之后，你需要做的第一件事，就是把所有可以稱之為檔案的紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化，也就是我們常說的檔案采集，在輔助企業(yè)進(jìn)行檔案采集的過程中，我們發(fā)現(xiàn)大家對(duì)如何進(jìn)行檔案采集，它有著怎樣的步驟和標(biāo)準(zhǔn)還是比較模糊的，為此，我們做一個(gè)簡(jiǎn)單的說明，以便大家有一個(gè)大致了解，這樣在真正落實(shí)檔案采集工作時(shí)就能夠更游刃有余一些。

　　要進(jìn)行檔案采集，首先得明確什么樣的資料可以納入到檔案的范圍當(dāng)中。關(guān)于檔案的解釋定義還不統(tǒng)一，一般，檔案指的是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式具有保存價(jià)值的原始記錄。

　　檔案室管理系統(tǒng)

　　檔案自古以來就有，只不過有著不同的稱謂，商代稱為“冊(cè)”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后則稱之為“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)在統(tǒng)一稱作“檔案”。

　　說了這么多，也許你還是有點(diǎn)模糊，在檔案采集的過程中，企業(yè)所說的檔案一般可分為十大類，分別是黨群類、行政工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、特種載體檔案。凡與這些類別相關(guān)的各種文件材料，都需要進(jìn)行檔案采集。

　　為了方面大家比較高效地進(jìn)行檔案采集，企業(yè)檔案采集系統(tǒng)會(huì)提供幾種不同的采集方式，企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部管理習(xí)慣、以及檔案內(nèi)容形式進(jìn)行靈活選取。

　　1.采集實(shí)體檔案：Excel模式批量導(dǎo)入

　　對(duì)于實(shí)體檔案的采集，我們提供了非常方便的“三步走”模式，即通過批量新建，屬性新建、導(dǎo)入新建，即可快速完成實(shí)體檔案采集。批量新建檔案條目類似于Excel模式，利用Excel即可批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。

　　2.導(dǎo)入數(shù)字檔案：從磁盤批量導(dǎo)入，支持批量修改

　　對(duì)于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電腦中的檔案，可以約定對(duì)應(yīng)關(guān)系，直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。

　　3.歸檔編輯平臺(tái)：在同一界面完成檔案歸檔全流程操作

　　在同一頁面，即可完成文件歸檔以及檔案管理的相關(guān)操作（表格打印、編號(hào)、檔案注冊(cè)等），無論管理的是何種檔案，也無論檔案管理方式如何改變，歸檔編輯都可滿足你將文件歸為檔案的全過程操作需求。

　　4.檔案自動(dòng)歸檔：檔案自動(dòng)分類，歸檔更高效

　　在同一頁面，可根據(jù)全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)編歸檔號(hào)的一鍵自動(dòng)歸檔功能。當(dāng)然這只是初步的歸檔，檔案室管理系統(tǒng)特提供靈活的自定義分類及屬性，滿足不同類型用戶的歸檔結(jié)構(gòu)需求。

　　此外對(duì)于存儲(chǔ)在OA、ERP、財(cái)會(huì)系統(tǒng)等第三方系統(tǒng)當(dāng)中的檔案，在系統(tǒng)聯(lián)通之后，也可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔。

　　我們常說，君子性非異也，善假于物也。借助好的工具，能夠很好地幫助我們提供工作和生活的效率。會(huì)博通也希望通過不斷研發(fā)企業(yè)檔案管理軟件當(dāng)中的歸檔小功能，讓你的檔案歸檔體驗(yàn)更好。

　　在檔案歸檔過程當(dāng)中，你有怎樣的心得和體驗(yàn)，可以留言分享給我們。你的反饋，將幫助我們打造更好的企業(yè)檔案管理應(yīng)用。