在當(dāng)今數(shù)字化時代，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為提升效率、保障安全和促進(jìn)共享的關(guān)鍵舉措。海南省作為中國重要的經(jīng)濟(jì)特區(qū)和自由貿(mào)易港，檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程對于推動區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要意義。近年來，海南省在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)方面取得了顯著進(jìn)展，通過引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊，逐步實現(xiàn)了檔案管理的智能化和便捷化。檔案數(shù)字化不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還為政府部門、企業(yè)和普通民眾提供了更加便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。

　　海南檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)開展的過程中需要注意以下這些問題：

　　1、健全檔案管理制度。檔案數(shù)字化管理是國家鼓勵和支持的檔案管理方法，檔案管理部門要建立健全檔案安全工作機制，完善檔案管理制度。結(jié)合企業(yè)的自身狀況，符合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢，新建一套檔案管理制度，例如，檔案安全保密制度、檔案信息系統(tǒng)管理制度、電子檔案管理規(guī)范等。有健全管理制度的保障，檔案數(shù)字化工作才能穩(wěn)步推進(jìn)，向著程序化、流程化、規(guī)范化的方向前行。

　　2、整合相應(yīng)配套資源。

　　(1)確保檔案的準(zhǔn)確性。前期的整理檢查工作是保證檔案準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)，需要依次核對紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、頁碼、順序、目錄。檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查也很重要，數(shù)據(jù)、圖像要清晰，內(nèi)容要連續(xù)。后期要對數(shù)據(jù)聯(lián)接進(jìn)行檢查，避免鏈接錯誤的發(fā)生。

　　(2)完善軟硬件設(shè)施。檔案數(shù)字化建設(shè)良性開展的前提是配套的軟硬件設(shè)施，軟硬件設(shè)施的兼容性、穩(wěn)定性、可操作性對于檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。配套的軟硬件設(shè)施能有效提升辦公效率，保證檔案工作中保管、統(tǒng)計、利用、保密等工作的有序進(jìn)行。

　　(3)持續(xù)開展檔案數(shù)字化。實現(xiàn)檔案數(shù)字化是一個長期的過程，企業(yè)存在的時間越長檔案就會越多，再加上分類標(biāo)準(zhǔn)的不斷改進(jìn)，這些問題都會延長檔案數(shù)字化工作時間。另外，每年新形成的檔案也需要進(jìn)行檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化工作是一個需要長期持續(xù)進(jìn)行的工作。

　　3、建立安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。檔案數(shù)字化最顯著的特點就是依靠存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，受數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全的影響特別大。網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵、木馬及系統(tǒng)漏洞等網(wǎng)絡(luò)問題是現(xiàn)實網(wǎng)絡(luò)世界中長期存在的。數(shù)據(jù)存儲的可靠性，數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，在檔案數(shù)字化過程中尤為重要。磁盤存儲RAID技術(shù)能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)閘、智能網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)防毒墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，在物理上和數(shù)據(jù)上等多種渠道將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全隔離并且能保證有效傳輸。同時，也要建立科學(xué)的監(jiān)督管理機制，加強工作中的監(jiān)管，設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，保證電子檔案的穩(wěn)定與安全。

　　(1)檔案數(shù)字化存儲方式。傳統(tǒng)的存儲方式有很多，如：計算機存儲、光盤存儲、服務(wù)器磁盤陣列存儲，還有目前較為熱門的云端存儲。電子檔案對存儲方式的要求較為特殊，既要保證調(diào)取查詢的準(zhǔn)確性與快速性，又要保證涉密級別的安全性與穩(wěn)定性。因此，選用傳統(tǒng)的光盤和計算機等簡單的存儲方式就不是很理想。云端存儲雖然方便快捷，但電子檔案的安全性又會受到影響。因此，建立一個獨立的存儲機房，利用服務(wù)器及磁盤陣列存儲的方式目前還是最優(yōu)之選。利用磁盤陣列的RAID(數(shù)據(jù)冗余技術(shù))能保證本地數(shù)據(jù)的備份安全，同時機房還有UPS不間斷電源，可以確保服務(wù)器、磁盤陣列等硬件在斷電時受到保護(hù)。另外，還可以采取多種存檔方式共存。例如，異地備份、容災(zāi)備份等措施，能確保電子檔案的存儲安全。

　　(2)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及數(shù)據(jù)傳輸。可開放檔案的查閱和利用需要通過互聯(lián)網(wǎng)訪問和數(shù)據(jù)傳輸，將電子檔案的存儲設(shè)置在一個獨立的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中顯然不能滿足現(xiàn)階段檔案的利用要求，所以建立一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境非常重要。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)閘、智能網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)絡(luò)防毒墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備將檔案存儲環(huán)境與外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境既有效隔離又做到安全鏈接。