江夏區(qū)是湖北武漢的一個(gè)下轄區(qū)，地處武漢市南部，北與洪山區(qū)接壤，南與咸寧市相連，東臨鄂州市、大冶市，西與蔡甸區(qū)、漢南區(qū)隔江相望。江夏區(qū)是典型的魚米之鄉(xiāng)，形成了糧油、水產(chǎn)、蔬菜、畜禽、茶葉、水果、蓮藕、種業(yè)、休閑農(nóng)業(yè)九大優(yōu)勢(shì)特色產(chǎn)業(yè)相互促進(jìn)、相互支撐、日益健全的現(xiàn)代都市農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)體系。與此同時(shí)，江夏區(qū)歷史較為悠久，是楚文化的發(fā)祥地之一，地處中華府邸，素有“楚天首縣”之稱。因此，江夏區(qū)留存了較為豐富的檔案資源，包括珍貴的歷史檔案和重要的現(xiàn)代檔案等。近些年來(lái)，隨著檔案數(shù)字化不斷發(fā)展，江夏區(qū)也積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，開(kāi)展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　江夏區(qū)檔案整理數(shù)字化的大致流程：

　　一、檔案出庫(kù)。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫(kù)登記、入庫(kù)盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁(yè)上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁(yè)號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁(yè)數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理;修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁(yè)紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁(yè)號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無(wú)誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫(kù)。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無(wú)誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫(kù)，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫(kù)移交。

　　傳統(tǒng)的檔案整理方法對(duì)檔案整理數(shù)字化工作開(kāi)展的影響：

　　第一，密與非密不分，直接影響掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理及利用?，F(xiàn)在的保密要求明確規(guī)定：密與非密混在一起，一律按涉密數(shù)據(jù)處理;低密級(jí)數(shù)據(jù)與高密級(jí)數(shù)據(jù)混在一起，一律按最高密級(jí)數(shù)據(jù)處理。對(duì)于行政審批、干部人事等材料，往往結(jié)論性的最終批復(fù)材料都是可公開(kāi)的信息，而報(bào)批材料和機(jī)關(guān)內(nèi)部審批過(guò)程中形成的內(nèi)部文件，往往帶有敏感信息和涉密內(nèi)容。現(xiàn)在，將可公開(kāi)的政府信息和涉密或敏感信息混在一起，不僅讓掃描后形成的數(shù)據(jù)出不了涉密網(wǎng)，更極大地限制了可公開(kāi)信息的共享和檔案數(shù)字化成果的利用服務(wù)。

　　第二，用一條目錄對(duì)應(yīng)若干個(gè)“自然件”，經(jīng)數(shù)字化掃描，常常造成一條文件目錄下面掛接了若干個(gè)“自然件”的情況，猶如將所有的“自然件”書寫在同一頁(yè)紙上。由于數(shù)字影像的閱讀與紙質(zhì)檔案的閱讀有著很大的不同，當(dāng)閱讀者不懂檔案整理規(guī)則時(shí)，在一條目錄下面閱讀到多個(gè)與目錄不相對(duì)應(yīng)的“自然件”，勢(shì)必造成閱讀障礙。

　　在檔案數(shù)字化過(guò)程中，如何解決傳統(tǒng)檔案整理方法對(duì)數(shù)字化工作帶來(lái)的負(fù)面影響，可以采取的措施主要包括以下這些：

　　第一，即“拆件”，以“自然件”為單位，進(jìn)行數(shù)字化。在檔案數(shù)字化前處理階段，就將原來(lái)的檔案，以“自然件”為單位，重新登記。

　　第二，補(bǔ)目錄。對(duì)于每個(gè)自然件，都給予一條對(duì)應(yīng)的目錄。尤其是正式的收發(fā)文，必須一文一目錄。其他內(nèi)部文件，編目時(shí)可以簡(jiǎn)單化，僅僅標(biāo)明主題及之一、之二等即可。在著錄時(shí)，必須標(biāo)明密級(jí)及公開(kāi)與否等信息。

　　第三，補(bǔ)編檔號(hào)。在原有檔號(hào)基礎(chǔ)上，增加一個(gè)件號(hào)字段，保證新出生的每條目錄都有編號(hào)。同時(shí)，以原有的檔號(hào)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就是不怕細(xì)，只怕粗。以“自然件”為單位進(jìn)行數(shù)字化，能夠較好地解決管理、利用中的涉密和閱讀的問(wèn)題。尤其是針對(duì)建國(guó)后形成的檔案，不失為一種有效的補(bǔ)救措施與方法。