在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為提升檔案管理效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享的關(guān)鍵舉措。然而，對(duì)于許多機(jī)構(gòu)和企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化工作面臨著技術(shù)門(mén)檻高、設(shè)備投入大、專業(yè)人員短缺等諸多挑戰(zhàn)。在這種背景下，檔案數(shù)字化外包加工應(yīng)運(yùn)而生，成為一種高效、經(jīng)濟(jì)且專業(yè)的解決方案。

　　檔案數(shù)字化外包加工過(guò)程中的安全保密工作：

　　1.設(shè)置電子檔案安全管理專員。檔案管理人員在檔案保密工作中扮演著極其重要的角色，要做好電子檔案安全保密工作，建議設(shè)立相對(duì)獨(dú)立、專業(yè)的技術(shù)管理崗位，積極引進(jìn)專業(yè)對(duì)口、高素質(zhì)的電子檔案管理人才。

　　在實(shí)際工作中，依據(jù)最新的政策和制度，充分運(yùn)用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測(cè)工具等，全面提升電子檔案保密管理工作水平。最終實(shí)現(xiàn)物盡其用、人盡其才，安全又保障的優(yōu)良局面。

　　2.強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過(guò)程保密監(jiān)管。強(qiáng)化數(shù)字化過(guò)程中的保密監(jiān)督，首先要按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開(kāi)展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門(mén)場(chǎng)所進(jìn)行，加工場(chǎng)所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管;對(duì)于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。

　　其次要對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。

　　最后，需要對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作。數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)，安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門(mén)備案。

　　相關(guān)組織和機(jī)構(gòu)在挑選檔案數(shù)字化外包加工公司以及開(kāi)展外包工作的過(guò)程中，應(yīng)注意：

　　1. 應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力：要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　　2.要重視流程管理，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)從檔案部門(mén)、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。比如:建立檔案領(lǐng)取登記制度，在領(lǐng)卷、還卷交接時(shí)應(yīng)該做好登記，在檔案出庫(kù)前履行檔案交接手續(xù)，以便以后出現(xiàn)問(wèn)題能準(zhǔn)確查出該由誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任。

　　3、加強(qiáng)全程監(jiān)控，如：指派專門(mén)人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　4.做好前端控制，要特別重視對(duì)前處理工作質(zhì)量的檢查，因?yàn)橹灰@個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就會(huì)影響整個(gè)工作流程。

　　5.建立完善的問(wèn)題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

　　6.強(qiáng)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過(guò)程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量，促進(jìn)外包加工規(guī)范、有序開(kāi)展。

　　7.業(yè)務(wù)外包單位應(yīng)該健全自身的規(guī)章制度，從起初對(duì)人員的培訓(xùn)到最后質(zhì)量檢查都應(yīng)該講求效率，制定相應(yīng)條款，特別是對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)及流程銜接處做出明確具體的規(guī)定，把職責(zé)細(xì)分到個(gè)人，避免職責(zé)不清。

　　8.無(wú)論是檔案保管機(jī)構(gòu)還是業(yè)務(wù)外包單位都必須建立信息反饋機(jī)制，及時(shí)了解和掌握工作動(dòng)態(tài)及出現(xiàn)的新問(wèn)題，完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度，保證工作順利進(jìn)行。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化外包加工是一種高效、靈活且專業(yè)的檔案管理解決方案，它能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)和企業(yè)節(jié)省大量時(shí)間和資源，同時(shí)確保檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量完成。在選擇外包服務(wù)提供商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其技術(shù)實(shí)力、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)安全保障能力以及服務(wù)質(zhì)量等多方面因素，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施和檔案信息的安全。