檔案信息化，是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案信息化的基本內(nèi)涵包括：檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。就其微觀含義而言，檔案信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化。就其宏觀而言，檔案信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅包括信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，還包括信息技術(shù)應(yīng)用過程中的觀念基礎(chǔ)和人文基礎(chǔ)建設(shè)。

　　宜興信息化檔案柜公司開展檔案信息化工作的具體內(nèi)容包括以下幾個方面：

　　檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，要提高檔案信息化建設(shè)的效率，應(yīng)系統(tǒng)分析檔案信息化建設(shè)的構(gòu)成要素，厘清相互關(guān)系，在此基礎(chǔ)上確立檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。檔案信息化的構(gòu)成要素歸納為檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源、檔案信息化專業(yè)人才、信息化技術(shù)及裝備、檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等五個方面。

　　檔案信息網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案信息傳輸、交流的平臺，是檔案信息化最基本的設(shè)施，包括專門構(gòu)造的檔案局域網(wǎng)、區(qū)域檔案網(wǎng)等檔案信息專用網(wǎng)絡(luò)和政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等公共的或一定范圍內(nèi)共享的信息網(wǎng)絡(luò)平臺。

　　檔案信息資源是指存儲于各種介質(zhì)中的各類在線或脫機(jī)的數(shù)字資源，包括電子檔案和檔案數(shù)字信息。檔案信息資源是檔案信息化的核心要素，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的根本目的是檔案信息資源的充分共享，離開檔案信息資源，檔案信息化就成為無源之水，無本之木。

　　檔案信息化人才是所有具有信息化專門知識和專業(yè)技能，能夠以其創(chuàng)造性的勞動為檔案信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)者，具體可分為管理型人才、技術(shù)型人才、技能型人才和研究型人才四種類型。檔案信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。

　　信息技術(shù)及設(shè)備是指支撐檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代信息技術(shù)及基于現(xiàn)代信息技術(shù)的物化手段，包括數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)及設(shè)施設(shè)備等。信息技術(shù)及裝備是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)則是指推動檔案信息化發(fā)展、規(guī)范檔案信息化建設(shè)必需的法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件及標(biāo)準(zhǔn)等，包括國際、國家信息化公共的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息化專門性法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。

　　智能檔案柜由硬件和軟件兩大部分組成，可以實現(xiàn)從檔案的生產(chǎn)，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷毀等環(huán)節(jié)的一個閉環(huán)管理，同時這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案全生命周期的管理。方便，快捷，提高工作效率。宜興信息化檔案柜公司的信息化檔案柜有哪些特點和功能呢?

　　對位存放：每個檔案盒具有唯一ID標(biāo)識，須對位存放。錯位存放時系統(tǒng)自動提示核對存放位置，并指示正確的存放位置。

　　雙重提示：通過指示燈和語音播報提示正確領(lǐng)用或歸還檔案。

　　借還自動記錄功能：系統(tǒng)自動識別出入檔案室的檔案，并與人臉門禁識別的人員自動綁定，實現(xiàn)檔案借還自動記錄功能。

　　借閱流程審批功能：提供在線申請審批借閱電子檔案，或預(yù)約到檔案館實物借閱。提供在線預(yù)約審批功能，查看電子化檔案功能。

　　查詢分析功能：實現(xiàn)檔案的模糊檢索、精確檢索、分類檢索、篩選查詢等;提供檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計導(dǎo)出功能，包括：檔案查閱情況、借閱時間、借閱人員信息、用戶操作信息、檔案數(shù)量明細(xì)等信息Excel表格方式導(dǎo)出。

　　門禁安全功能：實現(xiàn)未通過借閱流程的檔案出檔案室報警反饋功能，已通過借閱流程的檔案出檔案室再次確認(rèn)，系統(tǒng)自動記錄檔案的出庫時間信息。

　　檔案位置查詢功能：具有查詢權(quán)限的工作人員可登入系統(tǒng)查詢，輸入檔案的名稱、ID等信息就可以精準(zhǔn)定位檔案在某一貨架的第幾行第幾列。

　　定期管理功能：支持設(shè)定每份檔案的保管或清點期限，過期自動歸類，并提示管理員進(jìn)一步操作。

　　安全管理功能：當(dāng)檔案盒在非正常情況下通過門禁離開檔案室，系統(tǒng)自動報警。

　　環(huán)境監(jiān)測與調(diào)節(jié)：自動監(jiān)測檔案室內(nèi)溫度、濕度、煙霧等環(huán)境數(shù)據(jù)，支持自定義設(shè)定告警溫濕度;當(dāng)檔案室內(nèi)發(fā)生火情時，煙霧傳感器發(fā)出報警提示管理人員。當(dāng)檔案室內(nèi)溫度或者濕度高過設(shè)定的警戒值時，系統(tǒng)會自動啟動空調(diào)或抽濕機(jī)工作，讓檔案室始終在最合適的存儲環(huán)境。