徐州市位于我國的江蘇省，作為江蘇省最古老城市的“彭祖故國、劉邦故里、項羽故都”，徐州于1986年獲批為全國第二批歷史文化名城，享有“兩漢文化看徐州”的美譽。從漢代三絕到明代黃河決口重建“崇禎城”，以及項羽“戲馬臺”、唐代“燕子樓”等歷史遺跡遍布全市，其獨特地理位置使徐州自古即為兵家必爭之地。因此，徐州市檔案資源十分豐富，尤其是珍貴的歷史檔案資源。徐州市檔案館十分重視檔案的管理和和利用工作。近些年來，隨著社會信息科技水平的不斷提升，檔案數字化掃描工作在我國逐漸普及并發(fā)展壯大。徐州市也及時跟上時代發(fā)展步伐，開展檔案館數字化掃描工作。隨著檔案數字化在全國的普及，徐州檔案館數字化掃描工作的開展也不斷完善。

　　徐州檔案館數字化掃描的基本特征：

　　第一，檔案資源數字化。數字檔案館以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、音頻、視頻等，通過數字化加工的方式，實現檔案實體“虛擬化”，從而壓縮存儲空間，改進組織形式。

　　第二，信息結構標準化。這是數字檔案館信息傳輸和共享的前提。在數字檔案館中，檔案信息的組織必須采用統一的標準規(guī)范，比如統一的文件格式、著錄標準、元數據標準等等，以確保檔案數據庫中同類信息格式一致，為信息資源共享奠定基礎。

　　第三，信息傳輸網絡化。數字檔案館依賴于網絡而存在，通過網絡將用戶端、web服務器、數據庫、檢索系統等組成部件連接起來，實現對數字檔案信息的收集、管理、移交和利用，從而加快信息傳遞與反饋的速度。

　　第四，檔案管理系統化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數字檔案館系統中，實現對檔案和檔案材料的系統化、規(guī)范化管理。

　　第五，檔案利用知識化。將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源，在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以檔案利用需求為導向，主動為用戶提供個性化檔案信息和決策支持服務。

　　徐州檔案館數字化掃描的主要功能：

　　1、多層面信息采集捕獲。通過多層面的信息采集，形成社會綜合信息資源庫。內容涵蓋傳統館藏檔案、各立檔單位的檔案文件資料、具有檔案性質的行業(yè)或專題信息資源庫，以及其他零散無序、具有檔案價值的經過整理、組織、加工并納入數字檔案館數據庫的信息;其載體形式包括圖形、圖像、語音、視頻等更為廣闊的領域。

　　2、海量數據接收、存儲和管理。通過數字化技術將現有的館藏數字化，在線接收或脫機接收各立檔單位歸檔的電子文件及其元數據。在此基礎上，將不同格式和類型的數字化檔案信息轉換成統一格式，進行壓縮處理和儲存。后續(xù)的檔案數字資源管理工作，主要包括：檔案整理、實體檔案利用管理、實體檔案保管、檔案編研、檔案統計、檔案鑒定等。

　　3、數據有效訪問和查詢。提供目錄級和文件級查詢服務、基于內容的多媒體信息檢索服務，以及借閱管理和調用控制功能。利用者通過網絡，可以對數字檔案資源(包括目錄、索引和全文)進行遠程查閱或調用。

　　4、便捷的信息發(fā)布與傳播。分為光盤發(fā)布和網絡發(fā)布兩種形式。光盤發(fā)布是指將檔案信息復制到光盤，用戶只需執(zhí)行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。網上發(fā)布是通過網頁制作軟件，將編輯出來的數字檔案信息放到網頁上，通過局域網、政務網、公眾網等，供用戶使用。

　　5、安全保障體系。包括網絡、系統、信息、物理等方面，指用可靠的技術措施和完善的管理制度來保證各方面的安全。比如，通過身份認證、數據加密、數字水印、數字簽名、訪問控制以及防火墻等技術，確保檔案信息的安全與合理利用。

　　6、系統管理與維護。數字檔案館系統應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數據維護、參數設置等基本系統管理功能。完成系統建設后，還需對系統性能進行監(jiān)控與優(yōu)化，確保系統的穩(wěn)定性，提高運行效率。

　　最后，隨著徐州檔案館數字化掃描工作的持續(xù)開展和推廣，檔案數字化的普及程度將會進一步加深，數字化檔案可以促進檔案的管理、利用和安全保管，推進檔案管理的現代化轉型發(fā)展。