文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。這類檔案因其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上的共性，被稱為文書檔案，用以研究管理這類檔案的工作規(guī)律。

　　在日常辦文辦事的過程中，會(huì)產(chǎn)生形形色色的文字與圖表，請(qǐng)示、報(bào)告、通知、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)、合同等，在歸檔之前被稱作文件材料。它們是單位工作的原始記錄，分散且無序地存在于各個(gè)工作環(huán)節(jié)之中。當(dāng)這些文件材料經(jīng)過篩選、整理、分類等一系列規(guī)范的流程后，便轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔，就是從分散到集中，從無序到有序，從單一到系統(tǒng)的過程，為單位的后續(xù)工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、決策制定等提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。隨著社會(huì)科技水平的不斷進(jìn)步，文書檔案數(shù)字化掃描逐漸發(fā)展并不斷普及。

　　開展江蘇文書檔案掃描工作的必要性：

　　(一)是提升文書檔案管理實(shí)效的必然要求。人類進(jìn)入數(shù)字化社會(huì)后，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的影響不斷加深，文書檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，充分將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷改革文書檔案管理內(nèi)容，能夠更好地采集信息資源，提升立卷歸檔效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)化、純手工化的管理模式中，文書檔案保管周期短、成本高，且容易受檔案管理環(huán)境的影響。與此相比，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行保存、加工和管理，能夠延長(zhǎng)文書檔案保管期限，打破文書檔案開發(fā)利用的時(shí)間壁壘和空間壁壘，最大限度地保證文書檔案資源的完整性、真實(shí)性和原始性。

　　(二)是滿足文書檔案利用需求的內(nèi)在要求。文書檔案是企業(yè)日常行政事務(wù)中產(chǎn)生的信息資源，具有重要的社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、科研價(jià)值。因此，充分挖掘文書檔案的價(jià)值，滿足相關(guān)主體的利用需求，是數(shù)字化時(shí)代文書檔案管理工作的目標(biāo)之一。首先，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，簡(jiǎn)化文書檔案收集、整理以及編輯的各個(gè)流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對(duì)文書檔案進(jìn)行查詢與檢索，為企業(yè)相關(guān)的查檔、用檔主體提供信息參考。例如，文書檔案掃描后，能夠改變現(xiàn)有的檔案管理、檔案利用格局，在同一時(shí)間滿足多個(gè)主體的查檔需求，提升企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量。其次，文書檔案記載了日常行政事務(wù)的全過程，反映了企業(yè)日常行政事務(wù)的內(nèi)容和規(guī)律，具有十分關(guān)鍵的參考、指導(dǎo)和借鑒作用。加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺(tái)，可以直接在內(nèi)網(wǎng)或者外網(wǎng)終端為相關(guān)主體提供檔案服務(wù)，幫助其更好地了解相關(guān)信息。最后，加快文書檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠進(jìn)一步為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)，增強(qiáng)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及可行性。

　　江蘇文書檔案掃描公司的大致工作流程主要包括以下這些：

　　第一，選擇合適的掃描設(shè)備。為了確保文書檔案掃描質(zhì)量和效率，來根據(jù)檔案的數(shù)量和類型，選用適合的掃描設(shè)備，同時(shí)，確保掃描設(shè)備能夠生成高質(zhì)量、易于閱讀的圖像。

　　第二，明確分類和整理檔案。開始掃描之前，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，便于后續(xù)的掃描工作以及更好地組織和管理。

　　第三，掃描操作流程標(biāo)準(zhǔn)化。制定標(biāo)準(zhǔn)化的掃描操作流程，包括文件的預(yù)處理、掃描參數(shù)設(shè)置、后處理等環(huán)節(jié)。確保每個(gè)步驟都符合標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時(shí)確保掃描過程中數(shù)據(jù)的安全性和保密性。對(duì)于敏感文件，采取加密、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露。

　　第四，定期進(jìn)行維護(hù)及更新。后續(xù)定期備份掃描文檔，以防止數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)，定期檢查檔案系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，并不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理流程和方法，以提高工作效率和降低成本。

　　綜上所述，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用的深化，江蘇文書檔案掃描服務(wù)將朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展。通過持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新和優(yōu)化，江蘇文書檔案掃描公司將為檔案管理現(xiàn)代化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。