近些年來，社會大眾對于檔案的管理和建設愈發(fā)重視，包括利用和查閱各個方面。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案多為實體形式存儲在線下檔案管理處，如有查閱、瀏覽或利用需求，則需要本人到線下檔案存儲地進行申請，經(jīng)過同意后才能拿到檔案信息。這種模式無法滿足逐漸增長的檔案數(shù)字化需求，因此，檔案的數(shù)字化逐漸流行開來。通過將檔案整理、掃描、存儲和管理等環(huán)節(jié)委托給專業(yè)的外包服務提供商，企業(yè)和機構能夠顯著提升檔案管理的效率和安全性，同時降低運營成本。

　　南岸區(qū)隸屬于我國重慶市，地處長江、嘉陵江交匯處的長江南岸，西部、北部臨長江，與九龍坡區(qū)、渝中區(qū)、江北區(qū)隔江相望。與此同時，南岸區(qū)產(chǎn)業(yè)以第二、三產(chǎn)業(yè)為主，制造業(yè)基礎雄厚，第三產(chǎn)業(yè)則致力于國際會展、商旅文體融合以及特色美食三大優(yōu)勢品牌建設。因此，南岸區(qū)積累了較為豐富的檔案資源，并積極開展檔案數(shù)字化轉型工作。

　　南岸檔案數(shù)字化外包過程中，可能造成保密問題的事項包括：

　　1.資質(zhì)審核把關不嚴。在南岸檔案數(shù)字化外包過程中，可能有部分公司毫無涉密檔案數(shù)字化資質(zhì)，卻能輕易承接業(yè)務。這深刻反映出部分機關單位在挑選外包服務提供商時，未能嚴格審查對方資質(zhì)，對其專業(yè)能力、信譽狀況以及保密措施缺乏全面、深入的評估。僅僅憑借一些表面材料，就草率地做出了合作決策。

　　2.內(nèi)部管理混亂。一些檔案數(shù)字化外包機構缺乏管理，員工能夠輕而易舉地竊取、復制涉密文件，充分暴露出公司內(nèi)部管理的嚴重缺陷。由于缺乏完善的保密制度，對員工行為缺乏有效約束與監(jiān)督，使得員工對涉密信息安全缺乏應有的敬畏之心，在利益誘惑面前輕易突破底線。

　　3.對外包人員監(jiān)管缺失。機關單位將檔案業(yè)務外包后，沒有對參與項目的外包人員實施嚴格監(jiān)管。蔣某從竊取文件、帶回家中到在網(wǎng)上售賣，整個過程暢通無阻，未被及時察覺和制止，凸顯出監(jiān)管環(huán)節(jié)存在巨大漏洞。

　　南岸檔案數(shù)字化外包過程中，如何確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全呢?

　　1.制度建設和責任明確。成立由主要領導或分管領導牽頭的檔案數(shù)字化外包管理領導小組，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責。制定并嚴格執(zhí)行檔案數(shù)字化外包的安全管理和保密制度，確保每一項措施都有人負責，有明確的操作流程和標準。

　　2.嚴格篩選外包服務伙伴。在選擇外包服務機構時，應對其資質(zhì)、業(yè)績、人員、設備和加工軟件進行全面考察，優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關涉密資質(zhì)的服務機構。審查外包人員的背景，確保他們有足夠的保密意識和能力。

　　3.加強過程監(jiān)控和風險管理。在檔案數(shù)字化加工過程中，建立檔案流程單，包括檔號、加工工序、設備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，確保檔案實體與信息的安全。設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”，構建人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系。

　　4.確保檔案實體和信息安全。對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性檢查，涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記和處理。檔案部門人員應按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單。

　　5.加強培訓和溝通。對發(fā)包方和承包方的各級各類人員崗位職責進行培訓，確保安全保密意識深入人心。在項目實施前，主動與行政主管部門和移交接收單位對接，接受指導、監(jiān)督和檢查。

　　通過這些措施，可以有效地提升檔案服務外包的安全保密工作水平，確保檔案實體和信息的安全。

　　最后，南岸檔案數(shù)字化外包的推進，標志著檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向現(xiàn)代化、信息化的轉變。通過專業(yè)的外包服務，企業(yè)和機構能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效整理、安全存儲和便捷利用，從而提升整體運營效率和管理水平。未來，隨著技術的不斷進步和應用的深化，檔案數(shù)字化外包服務將朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。檔案數(shù)字化外包不僅是檔案管理現(xiàn)代化的關鍵一步，更是推動各行業(yè)信息化發(fā)展的重要力量。