在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，文書檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享的重要手段。文書檔案作為記錄組織運(yùn)營(yíng)、決策過(guò)程和業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要資料，其重要性不言而喻。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式面臨著諸多挑戰(zhàn)，如存儲(chǔ)空間有限、易損壞、檢索效率低下等。這些問(wèn)題不僅影響了檔案的使用效率，也給檔案的安全性帶來(lái)了隱患。因此，文書檔案數(shù)字化外包服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。

　　文書檔案數(shù)字化外包服務(wù)的主要建設(shè)步驟：

　　首先，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于收集到的檔案信息，要將其內(nèi)容特征著錄、標(biāo)引出來(lái)，完成前期處理后，采用數(shù)據(jù)錄入的方式將處理的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。然后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，得到應(yīng)有成效。

　　其次，電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來(lái)源，與只用移交紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案需要實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件兩套同時(shí)保存的制度，這樣既能節(jié)省工作量提高效率，又能推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

　　最后，大力推廣檔案管理軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)會(huì)將傳統(tǒng)檔案變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，然而由于各種客觀原因的限制，各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺(tái)有所不同，使得檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)整合工作面臨困難。因此若是使用統(tǒng)一的規(guī)范來(lái)進(jìn)行工作，會(huì)更加提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　實(shí)體文書檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)：

　　檔案數(shù)字化工作主要是將傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行掃描形成數(shù)字資源，從實(shí)際情況來(lái)看，機(jī)關(guān)、單位檔案數(shù)字化工作主要以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)體檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)主要存在以下幾個(gè)方面：

　　一方面，檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化的檔案多為長(zhǎng)期累積的“歷史”檔案，年代久遠(yuǎn)，部分檔案紙張本身就已經(jīng)脆化，在數(shù)字化過(guò)程中容易遭到損害。

　　另一方面，檔案掃描需履行規(guī)范的出庫(kù)、入庫(kù)手續(xù)，需要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量，但仍存在因數(shù)量核對(duì)不準(zhǔn)造成的檔案排列順序錯(cuò)亂、檔案丟失的情況。

　　此外，掃描過(guò)程中需要對(duì)成卷的案卷進(jìn)行拆分，單個(gè)案卷掃描完成后還需對(duì)案卷進(jìn)行重新安裝，這一過(guò)程中可能存在順序錯(cuò)亂、單頁(yè)遺失等情況，難以保證檔案的完整性。

　　檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)：

　　檔案信息泄露是開展檔案數(shù)字化建設(shè)需要重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)之一，檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為幾個(gè)方面：

　　一方面，檔案在數(shù)字化掃描過(guò)程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識(shí)不強(qiáng)造成的信息泄露。

　　另一方面，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為圖像信息再轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)據(jù)信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數(shù)據(jù)信息的這些特點(diǎn)也增加了泄密風(fēng)險(xiǎn)。

　　此外，數(shù)字化管理階段，檔案數(shù)據(jù)容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統(tǒng)遭受損害，檔案數(shù)據(jù)就面臨泄密威脅。因此，強(qiáng)化檔案信息安全管理十分必要。

　　因此，為了確保文書檔案數(shù)字化外包服務(wù)相關(guān)機(jī)構(gòu)開展工作時(shí)實(shí)體檔案和數(shù)據(jù)檔案的安全，相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)應(yīng)積極采取以下措施：

　　1. 構(gòu)建完善的制度體系。檔案管理部門構(gòu)建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)、突發(fā)事件的應(yīng)急處理、檔案信息泄露的懲罰機(jī)制等等。對(duì)數(shù)字化各個(gè)細(xì)節(jié)作出明確要求以增強(qiáng)實(shí)踐的可操作性，減少檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　2. 加強(qiáng)檔案資料安全保密。檔案管理部門要建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備和處理設(shè)備都作安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。

　　3. 建立完善的過(guò)程管理。檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)的管理，安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)及防火、防水設(shè)備;配備門禁系統(tǒng)，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入加工場(chǎng)所;配備專業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時(shí)存放;采用技術(shù)手段，對(duì)USB等外接接口實(shí)施禁用;操作人員的手機(jī)、相機(jī)、U盤等設(shè)備不準(zhǔn)帶入加工場(chǎng)所;涉及檔案交接的環(huán)節(jié)均由專人負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù);對(duì)檔案數(shù)字化成果交接過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。

　　最后，相信在未來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用的深化，文書檔案數(shù)字化外包服務(wù)將朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。