隨著數字化時代的到來，高校檔案管理的數字化轉型已成為提升管理效率、保障信息安全和服務質量的關鍵舉措。近年來，越來越多的高校選擇將檔案數字化工作外包給專業(yè)的數字化公司，以應對日益增長的檔案管理需求。高校檔案數字化外包不僅能夠有效緩解檔案部門人少事多的矛盾，還能集中精力發(fā)展核心業(yè)務，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　　高校檔案數字化外包的重要意義：

　　第一，建設智慧校園的必要一環(huán)。智慧校園是網絡化、數字化、智能化有機結合的用于學習研究的新型教育環(huán)境。信息技術的發(fā)展給教育領域帶來深刻變革，高校全力建設智慧校園，實現(xiàn)全面數字化管理，以提高管理效率和教育服務品質。檔案管理是高校工作的必要一環(huán)，在智慧校園建設的背景下，線上教學、線上辦公成為重要形式，由此產生的大量電子檔案讓高校檔案工作的內容和形式都隨之發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法匹配快速增加的高校檔案信息資源，迫切要求高校加快檔案數字化建設。

　　第二，提高管理效率和教育服務的必然選擇。傳統(tǒng)檔案管理查檔速度慢、準確率不高，耗時耗人耗力，嚴重制約了檔案的再利用。數字化建設下的檔案管理系統(tǒng)可以利用全文檢索很快查到所需檔案的PDF掃描件和檔案所在庫房的具體位置，用戶利用檔案查詢系統(tǒng)可以跨地域在線辦理所需檔案查詢。高校還可以通過電子郵件、網站、電話、微信公眾號等方式為用戶提供服務，提高高校檔案館的服務質量和檔案利用率。

　　第三，挖掘和發(fā)揮檔案深層價值的必要條件。高校檔案承載著學校教育教學與組織管理的全部信息、是學校發(fā)展歷程的真實記錄，也是校園文化的重要載體。檔案中蘊含著大量的信息數據，借助數字化技術，可以更好地記錄學校的發(fā)展歷程、學術成果和辦學特色， 同時能夠通過科學分析挖掘檔案的深層價值，為學校當前及未來的管理、教學、科研活動提供有力支持，促進學校創(chuàng)新發(fā)展、管理優(yōu)化，提升綜合實力。

　　高校檔案數字化的具體流程：

　　高校檔案信息化建設是一項復雜工程，需要用整體性、長遠性的眼光去預判和謀劃，可主要從以下四個方面來開展工作：

　　一是智慧檔案館(室)基礎設施建設。建設核心機房，引入兼具高運算能力、長時間可靠運行、強大外部數據吞吐能力的服務器，為軟件高效運行提供可靠的硬件支持。同時，配備存儲設備，并建設具有入侵報警、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)測、消防系統(tǒng)等功能齊備的安防監(jiān)控系統(tǒng)。

　　二是定制開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。根據高校自身檔案類型、存儲需求以及使用場景等多方面綜合情況，定制開發(fā)由檔案管理系統(tǒng)、檔案利用系統(tǒng)、檔案保全系統(tǒng)、檔案征集系統(tǒng)、檔案異質備份系統(tǒng)等部分構成的檔案管理信息系統(tǒng)。用于對校內各單位形成的檔案進行在線歸檔和管理利用，實現(xiàn)檔案的收、管、存、用的信息化，有效保證“為黨管檔、為校守史、為師生服務”的任務。

　　三是建立健全檔案管理制度。規(guī)范制度標準下的檔案工作是檔案信息化建設的保障。要做好檔案管理工作的制度標準和規(guī)范，建立完善的歸檔、分類、保管、元數據方案、保密、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查詢利用等一系列制度規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化。

　　四是加強檔案管理人才隊伍建設高校檔案管理人員要有一定的專業(yè)技能和職業(yè)素質來適應信息化建設下的檔案管理模式。目前很多高校的檔案資源仍以紙質資源為主，檔案管理傳統(tǒng)意識較重，要組織和鼓勵檔案管理人員多參加檔案信息化業(yè)務學習和培訓，加強人才隊伍建設，從思想上認識到檔案信息化的便利和高效，同時配備檔案管理的專業(yè)人才帶動檔案工作的開展。

　　最后，通過外包，高校能夠有效提升檔案管理的效率和質量，同時確保檔案信息的安全和保密。相信在未來，隨著信息技術水平的不斷提升檔案數字化外包市場的逐步規(guī)范，高校檔案數字化外包將為高校的信息化建設和發(fā)展提供更有力的支持。