臨夏回族自治州，又稱(chēng)河州，是我國(guó)甘肅省的一個(gè)下轄自治州，地處甘肅省中部的西南面，青藏高原和黃土高原的連接處。臨夏是古絲綢之路南道的要沖、唐蕃古道的重要城鎮(zhèn)、茶馬互市的中心。早在新石器時(shí)代，這里就有人類(lèi)繁衍生息。因此，臨夏檔案數(shù)字化留存了較為豐富的檔案資源。在現(xiàn)如今的數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的高效化、智能化已成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和提升治理能力的關(guān)鍵。臨夏近年來(lái)積極響應(yīng)國(guó)家檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，大力推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

　　臨夏檔案數(shù)字化公司開(kāi)展工作時(shí)，主要有以下流程：

　　(一)檢查檔案：對(duì)館藏需要數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行完整性、破損情況進(jìn)行檢查，記錄缺碼、缺頁(yè)、重碼、破損、案卷(卷內(nèi))目錄、備考表、封面錯(cuò)誤等現(xiàn)象。

　　(二)檔案整理：根據(jù)檢查及反饋的情況，對(duì)檔案實(shí)體錯(cuò)誤進(jìn)行糾正處理，包括重編頁(yè)碼、補(bǔ)編頁(yè)碼、糾正卷內(nèi)(案卷)目錄、備考表。

　　(三)檔案掃描：依照整理的的檔案實(shí)體順序進(jìn)行檔案的掃描，依據(jù)案卷號(hào)進(jìn)行文件來(lái)管理，同時(shí)依據(jù)文件級(jí)檔號(hào)進(jìn)行文件命名。

　　(四)圖像處理：檢查掃描圖像按照實(shí)體檔案的順序排列并進(jìn)行文件管理，確保圖像端正、頁(yè)碼連貫無(wú)缺、圖像干凈無(wú)黑邊。

　　(五)目錄錄入：依據(jù)整理糾正后的檔案實(shí)體進(jìn)行卷內(nèi)目錄及案卷目錄的錄入。

　　(六)數(shù)據(jù)制作：依據(jù)文件級(jí)檔號(hào)對(duì)電子檔案信息的邏輯保存方式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，并進(jìn)行光盤(pán)刻錄。

　　(七)數(shù)據(jù)導(dǎo)入：將檔案電子目錄及其對(duì)應(yīng)的數(shù)字化原文導(dǎo)入掛接到館藏檔案管理系統(tǒng)，確保電子目錄與原文完全做到準(zhǔn)確一一對(duì)應(yīng)。

　　(八)檔案裝訂：檔案數(shù)字化加工完成后，打印新的卷內(nèi)目錄，依據(jù)規(guī)范裝訂成卷，對(duì)案卷進(jìn)行還原。

　　臨夏檔案數(shù)字化公司開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則，以確保數(shù)字化檔案結(jié)果的質(zhì)量：

　　第一，規(guī)范性原則。檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指 檔案數(shù)字化后的文件格式符合國(guó)家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn),具有較好的通用性,能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問(wèn)題，利用者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當(dāng)于在檔案館實(shí)地查閱原始檔案實(shí)體,對(duì)于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進(jìn)行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　第二，安全性原則。檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過(guò)歸檔接收電子文件;二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入和掃描兩種方式進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因?yàn)橐劳杏谟?jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要做到以下幾點(diǎn)，以保證安全性原則：

　　(1)通過(guò)錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全;

　　(2)在處理和存儲(chǔ)數(shù)字化檔案信息時(shí)，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽;

　　(4)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻、實(shí)時(shí)殺毒軟件以及存儲(chǔ)設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　第三，共享性原則。檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因?yàn)? 檔案信息是來(lái)自社會(huì)的寶貴財(cái)富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過(guò)有效的分析和管理，及時(shí)準(zhǔn)確地把利用率高且具有較大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息最大限度地進(jìn)行利用。

　　最后，展望未來(lái)，臨夏將繼續(xù)深化檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)檔案工作全領(lǐng)域數(shù)智變革。在國(guó)家政策的支持下，臨夏將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案數(shù)字資源管理能力。同時(shí)，臨夏將繼續(xù)探索新技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化服務(wù)流程，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。