實(shí)物檔案指的是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價(jià)值的實(shí)物，包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等內(nèi)容。

　　實(shí)物檔案數(shù)字化外包的好處：

　　1. 可以節(jié)省檔案部門的人力物力成本，使檔案人員有更多的時(shí)間和精力開展其他業(yè)務(wù)工作。另外，培養(yǎng)和組建一支專業(yè)的實(shí)物檔案數(shù)字化團(tuán)隊(duì)，需要投入大量的人力成本，包括人員招聘、培訓(xùn)、薪酬福利等。而外包給專業(yè)公司，企業(yè)或機(jī)構(gòu)只需支付相對(duì)固定的服務(wù)費(fèi)用，避免了內(nèi)部人員的管理成本和培訓(xùn)成本。

　　2. 可以確保數(shù)字化工作速度、質(zhì)量。外包公司通過競(jìng)標(biāo)獲得加工權(quán)，按照合同約定開展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務(wù)。

　　3. 外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機(jī)構(gòu)購(gòu)置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護(hù)、人員管理等成本，降低業(yè)務(wù)運(yùn)行成本。隨著技術(shù)進(jìn)步，如果由檔案保管機(jī)構(gòu)購(gòu)置設(shè)備和軟件會(huì)有被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，而將相應(yīng)業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級(jí)、更新等大量經(jīng)費(fèi)，避免投資風(fēng)險(xiǎn)，而且可以得到專業(yè)公司的先進(jìn)設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　為了保障實(shí)物檔案的安全性，檔案機(jī)構(gòu)在選擇數(shù)字化外包公司時(shí)，應(yīng)注意兩個(gè)方面。一方面，檔案機(jī)構(gòu)需要從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力，要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。另一方面，在實(shí)物檔案數(shù)字化過程中，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)全程監(jiān)控，如：指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　實(shí)物檔案數(shù)字化外包工作中的注意事項(xiàng)：

　　1.應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時(shí)對(duì)數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

　　2.應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)反饋修正。

　　3.加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。

　　4.為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核與管理。

　　5.應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的實(shí)物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的管理。主要包括實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案、實(shí)物檔案數(shù)字化審批書、實(shí)物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、實(shí)物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實(shí)施時(shí),還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。

　　6.檔案保管部門應(yīng)按照實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

　　7.實(shí)物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放實(shí)物檔案,并對(duì)實(shí)物檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作,確保實(shí)物檔案的安全。

　　8.應(yīng)根據(jù)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。

　　9.應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字文件命名,并確保唯一性。

　　檔案數(shù)字化管理采用新型的技術(shù)方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，擁有傳統(tǒng)檔案管理難以企及的便利和快捷，在經(jīng)濟(jì)效益、辦公效率提升方面有顯著成效。

　　綜上所述，綜合各方面情況來(lái)看，檔案機(jī)構(gòu)選擇將實(shí)物檔案數(shù)字化工作外包出去，不失為一個(gè)好的選擇。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升和檔案數(shù)字化工作的普及，數(shù)字化外包公司的工作經(jīng)驗(yàn)愈發(fā)豐富，外包服務(wù)越來(lái)越專業(yè)高效。