紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求，本規(guī)范適用于采用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程的管理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范：

（1）單位在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開(kāi)放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展應(yīng)遵循信息和文件—記錄數(shù)字化的實(shí)施準(zhǔn)則和文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則提出的要求和建議。

（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

（3）應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

（4）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類(lèi)技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR 13028提出的要求。

（5）應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

（6）加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開(kāi)展工作。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

（1）數(shù)字化對(duì)象的確定

應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

（2）符合國(guó)家法律法規(guī)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

（3）價(jià)值性

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。