檔案整理工作的對(duì)象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時(shí)候不能按照文種分？因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

　　1、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?/span>1）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?/span>2）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　2、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。

　　時(shí)間是說每個(gè)文件形成者所開展的具體活動(dòng)，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中，為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　3、區(qū)分不同價(jià)值

　　整理檔案時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

　　4、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　文書檔案如何整理編頁(yè)或者件號(hào)

　　頁(yè)號(hào)或件號(hào)是指在立卷中，用數(shù)字固定卷內(nèi)丈件排列順序的流水代碼。它是擋號(hào)的一個(gè)重要組成部分。經(jīng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)的《文書檔案案卷格式》中規(guī)定：“裝訂的案卷要填寫總頁(yè)數(shù)，不裝訂的案卷要填寫總件數(shù)。

　　文書檔案整理流程

　　1.原件一般一式一份，特別重要可保存多份原件

　　2.草稿一般不用保存，有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的草稿可保存

　　3.按照文號(hào)順序依次疊放

　　4.每份文件原文在前，附件在后，發(fā)文處理單在最后面

　　編頁(yè)說明：

　　1、每一份文件單獨(dú)編頁(yè)碼，從數(shù)字1開始編號(hào)

　　2、有內(nèi)容的頁(yè)面編頁(yè)碼，空白頁(yè)不編頁(yè)碼

　　3、單面打印紙張?jiān)谟疑辖蔷庬?yè)碼，雙面打印紙張?jiān)谡嬗疑辖呛捅趁孀笊辖蔷庬?yè)碼

　　哪些文件材料該編件號(hào)

　　一般來說，機(jī)關(guān)、單位所形成的大多數(shù)文件材料都適宜編頁(yè)號(hào)，不宜編件號(hào)，只有少部份文件材料如：會(huì)議記錄薄、領(lǐng)導(dǎo)人工作筆記本、財(cái)務(wù)賬本、上級(jí)機(jī)關(guān)編寫的業(yè)務(wù)參考資料匯編、單獨(dú)的圖紙、照片或零散文件等不裝訂的案卷可編件號(hào)。如果經(jīng)過裝訂也要編頁(yè)號(hào)。一）

　　件號(hào)，是歸檔文件的排列順序號(hào)，包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。

　　1.室編件號(hào)：在同一年度，同一保管期限，同一問題內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號(hào)。件號(hào)為三位數(shù)，如033。

　　2.館編件號(hào)：可以不填。

　　最后就是蓋歸檔章，一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置加蓋紅色歸檔章。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁(yè)上端其它空白處，不要壓字跡。

　　檔案整理前的收集妙招

　　收集作為歸檔文件整理的第一步，是檔案工作的開始，其重要性不言而喻，那作為一名檔案工作者要怎么做才能完成檔案的收集工作呢？

　　檔案收集前的制度準(zhǔn)備

　　1、樹立檔案意識(shí)。

　　人人都是檔案的形成者，在日常工作中產(chǎn)生的文件材料都是有成為檔案的可能性，不要認(rèn)為檔案離我們很遠(yuǎn)，實(shí)際上一份工作總結(jié)，一個(gè)情況說明，一份報(bào)表等等都是潛在的檔案資料，讓每個(gè)工作人員在工作中注重文件材料的保存，不亂丟亂放，就是在為檔案的收集做準(zhǔn)備。

　　2、制定歸檔制度，明確本單位的歸檔范圍，對(duì)重點(diǎn)部門，重點(diǎn)工作人員進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，

　　讓其知曉檔案的重要性，以及需要?dú)w檔的文件范圍，并且說明收集后的檔案資料也是為了以后利用起來方便。實(shí)際上，收集上來的檔案資料經(jīng)過整理、分類之后，更加方便查找利用。

　　3、掌握文件形成的規(guī)律和特征，關(guān)注文件的形成、運(yùn)行、歸檔的全過程。

　　根據(jù)文種的對(duì)應(yīng)關(guān)系、收文的文號(hào)、發(fā)文字號(hào)等進(jìn)行收集。依據(jù)收發(fā)文登記薄進(jìn)行核對(duì)收集是檔案最常用、最有效的、最直接的途徑。（收發(fā)文登記是辦公工作的制度化要求，也是檔案工作的開始，所以說檔案從來不是脫離了工作實(shí)際，而是相輔相成的。）

　　注意檔案收集的三種方式

　　1、平時(shí)收集

　　根據(jù)文件材料的承辦、形成和運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，在其辦理完畢后，歸檔單位進(jìn)行及時(shí)的收集。

　　2、定期收集

　　這是針對(duì)平時(shí)收集有困難的文件材料，根據(jù)其形成的實(shí)際情況，定期適時(shí)收集，防止散失。

　　3、年終收集

　　每至年終，各部門、單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行一次清查、清退，移交給負(fù)責(zé)文件歸檔的人員，從而保證歸檔文件材料齊全、完整。

　　檔案管理的定義與重要性

　　1.定義：檔案管理是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用和鑒定等工作的過程。

　　2.重要性：檔案管理對(duì)于組織和個(gè)人都具有重要意義，它可以保護(hù)歷史記錄、提供信息支持、維護(hù)法律和合規(guī)性。

　　二、檔案管理的原則

　　1.完整性原則：確保檔案的完整無缺，包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和記錄的連續(xù)性。

　　2.準(zhǔn)確性原則：保證檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和可靠。

　　3.保密性原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)和要求，實(shí)施相應(yīng)的保密措施。

　　4.便利性原則：便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和使用。

　　三、檔案管理的流程

　　1.檔案收集：從各個(gè)來源收集檔案材料。

　　2.檔案整理：對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編目、標(biāo)記等工作，使其有序化。

　　3.檔案保管：選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)設(shè)施和環(huán)境，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存。

　　4.檔案利用：提供檔案的借閱、查詢和復(fù)制等服務(wù)，以滿足用戶需求。

　　5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，決定其保留或銷毀。

　　四、檔案管理的技術(shù)與工具

　　1.信息化技術(shù)：利用電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)提高檔案管理效率。

　　2.存儲(chǔ)設(shè)備：使用檔案柜、文件盒、光盤、云存儲(chǔ)等設(shè)備來存儲(chǔ)檔案。

　　3.安全措施：采用防火、防水、防盜、加密等措施保障檔案的安全。

　　五、檔案管理人員的素質(zhì)要求

　　1.專業(yè)知識(shí)：具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。

　　2.責(zé)任心：對(duì)待檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

　　3.保密意識(shí)：具有高度的保密意識(shí)，確保檔案信息不泄露。

　　4.溝通能力：能夠與內(nèi)部和外部用戶進(jìn)行有效的溝通。

　　總之，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，它涉及到信息的收集、整理、保管和利用。通過合理的檔案管理，可以提高組織的工作效率、保護(hù)歷史遺產(chǎn)、維護(hù)合規(guī)性，并為決策提供支持。因此，重視檔案管理，不斷提升管理水平，對(duì)于個(gè)人和組織的發(fā)展都具有重要意義。