檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進(jìn)行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進(jìn)行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來談?wù)?a href="http://oaoy.cn/tags/59.html" target="_self">檔案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個(gè)大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計(jì)類；黨團(tuán)類；獎(jiǎng)勵(lì)類；處罰類；工資、任免、出國、會(huì)議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實(shí)是一項(xiàng)比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺(tái)了。

　　具體來說，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補(bǔ)充的材料，待材料收齊之后進(jìn)行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個(gè)流程還可以細(xì)分為不同的步驟。好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，作為武漢本土專業(yè)化的檔案整理服務(wù)平臺(tái)，更多關(guān)于檔案整理外包的服務(wù)還可以咨詢我們的在線客服人員，一定能夠?yàn)槟艖n解難。

　　哪些檔案需要檔案整理外包服務(wù)呢？

　　在開展檔案工作時(shí)，基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一就是進(jìn)行檔案整理工作。對于檔案管理員收集到的檔案材料，因?yàn)槠湫纬膳c來源不同，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，就需要進(jìn)行材料鑒別工作，然后進(jìn)行一系列檔案整理加工。但是檔案種類繁多，如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、科技檔案、工程檔案等等，對于不同類型的檔案材料，其進(jìn)行檔案工作的政策法規(guī)也有所區(qū)別，所以企業(yè)就會(huì)選擇檔案整理外包服務(wù)，來協(xié)助檔案管理專員開展檔案工作。

　　除此之外，選擇檔案整理外包服務(wù)主要的對象是企業(yè)檔案管理工作者日常工作中接觸較多的人事檔案，因?yàn)槿耸聶n案與其他種類的檔案在進(jìn)行管理工作時(shí)有一個(gè)顯著的區(qū)別，就是人事檔案的流動(dòng)性。人事檔案的特點(diǎn)在于這類檔案是動(dòng)態(tài)的，具有延續(xù)性的。

　　人事檔案的管理，是以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存的一種專門案卷，同一個(gè)人的檔案材料是不能分散的，不同人的檔案材料不可混淆。而且每一份人事檔案，會(huì)根據(jù)當(dāng)事人的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的進(jìn)程情況產(chǎn)生變化，還會(huì)不斷補(bǔ)充新的材料，人事檔案的保管單位也不是固定的，所以對于人事檔案的整理工作是一個(gè)持續(xù)性的過程。選擇檔案整理外包服務(wù)，對于企業(yè)檔案管理員開展人事檔案的日常管理工作是有很多便利的！

　　人事檔案整理全流程

　　檔案的相關(guān)基礎(chǔ)工作除了轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、添加材料，整理也是必不可少的環(huán)節(jié)。人事檔案整理一直是檔案管理人員的一項(xiàng)日常工作：在規(guī)范化的檔案管理流程中，人事檔案進(jìn)到單位后，第一時(shí)間要做的就是檔案整理。今天就來帶大家了解一下企業(yè)人事檔案整理的全流程吧！

　　以2018年發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》為依據(jù)，人事檔案整理需要經(jīng)過收集、鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷的環(huán)節(jié)。

　　一、收集。除了要把檔案從原存檔機(jī)構(gòu)調(diào)到企業(yè)進(jìn)行保管，如果其中缺失之前的經(jīng)歷材料，還需要進(jìn)行添加和補(bǔ)充。

　　二、鑒別、分類。有些材料因?yàn)闀r(shí)間跨度長、格式隨著時(shí)間推移不斷進(jìn)行變更，內(nèi)容格式無法統(tǒng)一，難以進(jìn)行鑒別和分類，而這正是需要考量工作人員擁有的檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的，所以分類是所有環(huán)節(jié)中最為復(fù)雜的，是企業(yè)人事檔案整理的重中之重。

　　三、排序、編目。排序有時(shí)間順序和內(nèi)在邏輯兩種排序方法；在編目之前，還需用工具對不適合裝訂的材料進(jìn)行修復(fù)和裝裱，然后利用軟硬件設(shè)備進(jìn)行目錄的編制。

　　四、技術(shù)加工、裝訂成卷。這一步需要用到規(guī)范、專用的A4檔案盒、彩色隔頁紙和孔徑5mm的打孔機(jī)。裝訂時(shí)需靠左、靠下打3孔，在不破壞檔案內(nèi)容的情況下，做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

　　怎么有效做好檔案管理

　　伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等相關(guān)技術(shù)的快速發(fā)展，為海量數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)提供了強(qiáng)有力的支撐，通過挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展和決策提供支持。

　　從大數(shù)據(jù)的發(fā)展和行業(yè)趨勢來說，雖然現(xiàn)在科技帶給我們許多高新的技術(shù)，但檔案的存放安全，檔案的存放安全也需要一定的條件要求，還是需要科學(xué)的制度。不論是社會(huì)性的檔案，還是我們個(gè)人的檔案，都在經(jīng)受著不斷的考驗(yàn)。

　　檔案保管制度

　　檔案保管制度是指在檔案保管過程中，要求相關(guān)人員共同遵守的、按照一定要求工作的行動(dòng)準(zhǔn)則。

　　制度的根本目的在于確保檔案保管工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效開展，科學(xué)的制度有利于防止與減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　1.說明制度的目的和依據(jù)

　　一般來說，檔案保管制度是用來維護(hù)檔案的完整與安全，規(guī)范檔案保管工作的行為而制定的。

　　是在結(jié)合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，將法律法規(guī)、政策等檔案保管工作的要求具體化的結(jié)果。

　　明確檔案保管制度的目的，便于相關(guān)人員在工作中對制度進(jìn)行更深一步的理解。

　　2.檔案庫房管理的規(guī)定

　　具體包括檔案庫房的環(huán)境，比如溫濕度的控制和調(diào)節(jié)，檔案進(jìn)出的制度、“十防”措施等等。

　　3.檔案保密的規(guī)定

　　檔案保管工作，不僅要保護(hù)檔案實(shí)體的安全，更要保護(hù)檔案信息的安全，一般來說，檔案的秘密程度會(huì)分為大致三個(gè)等級，分別為“秘密級”“機(jī)密級”“絕密級”

　　每一等級的檔案都需要有相對應(yīng)的保管制度與方法，而在制度中也要明確的規(guī)定檔案信息要怎樣做才不會(huì)泄露。比如在有人借閱檔案時(shí)，我們要怎樣做，才能保證檔案信息的安全。

　　不同類型的檔案要實(shí)施不同的制度，除去秘密等級外，還要對其他類型進(jìn)行區(qū)分。比如對本單位極其珍貴的檔案，應(yīng)該與其他檔案進(jìn)行區(qū)分，要更加妥善安全的保管。如國家特別重要的檔案，要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要的檔案進(jìn)行異地備份，對重要的文件還要進(jìn)行異地備份，就是換一種載體進(jìn)行備份。確保信息的可讀性。

　　為了確保檔案保管工作的順利開展，在檔案保管制度中，應(yīng)明確賦予相關(guān)人員相應(yīng)的職權(quán)，為其完成工作任務(wù)提供保障。

　　那么到現(xiàn)在，除了科學(xué)有效的制度外，沒有什么其他的辦法可以保證檔案的安全了嗎？不用擔(dān)心，現(xiàn)在對于檔案安全有效的方法就是“檔案數(shù)字化”檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)的檔案信息輸入電腦，轉(zhuǎn)換為電腦可識(shí)別的數(shù)據(jù)，再搭配“檔案管理系統(tǒng)”使用，就可以完成對檔案的長期利用，還可以提高管理效率。