就目前而言，各行各業(yè)都在積極跟隨國家電子信息化戰(zhàn)略的步伐，把傳統(tǒng)載體的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉奖憷玫臄?shù)字化信息。作為檔案行業(yè)來說更是如此，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案存在著占地多、利用難以及管理困難等諸多問題。

　　檔案數(shù)字化公司在青海有上千家，其中合格的檔案數(shù)字化管理公司應(yīng)該具備什么樣的條件呢？

　　首先是資質(zhì)問題。俗話說“沒有金剛鉆別攬瓷器活”，這資質(zhì)就是我們從事某一行業(yè)的敲門磚。做檔案數(shù)字化管理公司是要具備檔案數(shù)字化資質(zhì)的，同時(shí)還需要具備行業(yè)主管部門下發(fā)的許可證明，如檔案中介服務(wù)備案證書。

　　其次是人員專業(yè)度問題。檔案數(shù)字化并不是一個(gè)簡單的行業(yè)，需要儲(chǔ)備很多專業(yè)知識和技能，涉及的政策法規(guī)也是不少，這些都需要人來吃透才行，所以一家公司配備的人員要具備檔案數(shù)字化管理的諸多專業(yè)知識。

　　再次是硬軟件配置問題，檔案數(shù)字化主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案進(jìn)行深層次的數(shù)字化加工過程，需要具備專門的加工場所（保密性）、專業(yè)加密加工電腦、掃描儀、恒溫恒濕監(jiān)控設(shè)施設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)等，并且每一項(xiàng)都是有行業(yè)規(guī)定的，不能隨意配置。

　　檔案整理及數(shù)字化需要注意哪些方面

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識，熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù)，掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時(shí)候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項(xiàng)，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　檔案數(shù)字化優(yōu)勢有哪些？

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面應(yīng)用下，衍生出數(shù)字化技術(shù)，其應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，具有針對性的優(yōu)勢，比如，數(shù)字化技術(shù)具有信息處理快的優(yōu)勢，在日常使用過程中，面對大量的綜合性數(shù)據(jù)，其傳遞和分析能力較強(qiáng)。計(jì)算機(jī)高效處理性明顯，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下，處理速率提高，滿足了檔案數(shù)字化的要求?，F(xiàn)在來帶大家看看檔案數(shù)字化優(yōu)勢具體有哪些？

　　一、數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。

　　檔案數(shù)字化中的細(xì)節(jié)

　　拆卷時(shí)，在拆卷過程中，應(yīng)仔細(xì)檢查檔案卷宗是否完整，是否存在漏頁、缺頁或?qū)憣戝e(cuò)誤等問題，檢查標(biāo)注是否正確。

　　在對卷宗進(jìn)行拆封時(shí)，一定要小心，避免損壞卷宗，對卷宗的重要部分要提醒掃描人員特別注意。

　　掃描檔案時(shí)，要按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)配置掃描儀，若原檔案保存狀況較差，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損時(shí)，應(yīng)逐個(gè)逐張掃描。

　　掃描員應(yīng)確保所掃描的電子檔案內(nèi)容與原件相符，注意文件的順序，保證文件的文字清晰，能與紙質(zhì)文件達(dá)到相同的效果，在掃描完畢后，應(yīng)與拆卷人核對總頁數(shù)。

　　修整圖表修圖階段通常是修改工作，將掃描后形成的電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分割情況進(jìn)行整理。保證電子文件圖像清晰。

　　圖象上沒有雜質(zhì)。也可以在修復(fù)期間嘗試恢復(fù)檔案原始狀態(tài)，但要注意不能影響以后的使用。

　　數(shù)據(jù)質(zhì)檢。這個(gè)環(huán)節(jié)要注意的是檔案的圖文是否清晰可見，是否存在圖像歪斜，圖像的顏色要保持不能失真。

　　數(shù)據(jù)掛接。這個(gè)環(huán)節(jié)要將目錄與掃描好的檔案進(jìn)行對接，掛接時(shí)要注意頁碼不要出現(xiàn)錯(cuò)誤，頁碼順序不要出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　上傳和備份。在此期間，應(yīng)指派專人將掃描的電子檔案上傳到檔案數(shù)據(jù)庫，上傳后做好備份。

　　裝訂。文件文件結(jié)束后，應(yīng)該掃描文件的原件進(jìn)行歸還庫。在裝訂文件之前，必須檢查資料，確保與進(jìn)行調(diào)整時(shí)的文件狀態(tài)相同。主要是檢查文件的狀態(tài)是否正確，文件的編號是否正確等

　　還庫。進(jìn)行檔案歸還的工作人員應(yīng)檢查待歸還檔案資料，按有關(guān)規(guī)定完成檔案歸還手續(xù)，然后轉(zhuǎn)入下一批進(jìn)行上述檔案數(shù)字化處理。