隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來(lái)自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級(jí)數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點(diǎn)，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。

       檔案服務(wù)外包需求日益增長(zhǎng)，各類(lèi)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個(gè)原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項(xiàng)法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實(shí)施，能?chē)?yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損，或造成商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)外包工作全過(guò)程的監(jiān)督監(jiān)控，對(duì)外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個(gè)原則，就可以挑選到稱(chēng)心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　歸檔文件整理

　　立檔單位在其他職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時(shí)應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類(lèi)

　　立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類(lèi)

　　將文件按其形成年度分類(lèi)?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

　　2、按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)擇一適用，不能同時(shí)采用。

　　采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多個(gè)部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)。

　　采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。

　　3、保管期限分類(lèi)

　　將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號(hào)

　　歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　歸檔章的組成：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）作為選擇項(xiàng)。

　　五、編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目，設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、提名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。

　　企業(yè)進(jìn)行檔案整理的意義

　　檔案工作在整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實(shí)厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案的情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。

　　一、企業(yè)檔案的情報(bào)價(jià)值

　　檔案在科研設(shè)計(jì)中具有重要的查考價(jià)值，科研檔案是一個(gè)企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的重要技術(shù)依據(jù)，在整個(gè)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程中被納入整個(gè)發(fā)展項(xiàng)目規(guī)劃，被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位工作計(jì)劃，納入單位的職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價(jià)值，因?yàn)樵陂_(kāi)發(fā)產(chǎn)品的過(guò)程中，研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對(duì)于科研人員具有無(wú)可替代的參考價(jià)值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個(gè)從無(wú)到有的過(guò)程，在企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門(mén)造車(chē)，而是需要大量的科技情報(bào)檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案，吸收引進(jìn)。從這個(gè)意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個(gè)上升的平臺(tái)，構(gòu)造了一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來(lái)看，科技檔案最多，尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲，有些是為改進(jìn)，有些是為新品研發(fā)。從這個(gè)層面上講，檔案其實(shí)一點(diǎn)也不“默默無(wú)聞”，而是在不斷“發(fā)光”。

　　二、企業(yè)檔案的評(píng)審價(jià)值

　　檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書(shū)面性、客觀性、真實(shí)性而成為最具說(shuō)服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類(lèi)事情，單位得到上級(jí)緊急通知要審計(jì)財(cái)務(wù)。由于時(shí)間緊任務(wù)重，需要通宵工作，為此，檔案部門(mén)作了事前的材料準(zhǔn)備。由于年度較多，需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理諸多方面的檔案。養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)，從檔案管理角度來(lái)看就是：存檔千日，用檔一時(shí)，保管了多日的檔案，此刻價(jià)值才體現(xiàn)出來(lái)。其從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，檔案管理同國(guó)防建設(shè)有相似之處，都是面向未來(lái)、服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)。檔案管理從宏觀角度來(lái)看，就是服務(wù)于國(guó)家國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促進(jìn)國(guó)民生產(chǎn)生活等諸多領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展；從微觀角度來(lái)看，主要面向社會(huì)的某一領(lǐng)域、團(tuán)體、組織或個(gè)人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù)，著力于單位的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。從此次財(cái)務(wù)審計(jì)來(lái)看，審計(jì)人員從財(cái)務(wù)檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個(gè)過(guò)程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒(méi)有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計(jì)工作，這也正是檔案管理價(jià)值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價(jià)值的發(fā)揮做準(zhǔn)備，這些準(zhǔn)備過(guò)程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務(wù)是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ)，是做好各項(xiàng)工作的重要前提，是單位進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。

　　三、企業(yè)檔案的維權(quán)價(jià)值

　　當(dāng)下，各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，項(xiàng)目檔案驟增，這些項(xiàng)目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目在可行性研究報(bào)告、建設(shè)過(guò)程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，無(wú)疑成為強(qiáng)有力的可查信息資源，扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個(gè)意義上講，企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶，其重要性可見(jiàn)一斑。筆者之前所在單位，在一次外購(gòu)設(shè)備中，在開(kāi)箱驗(yàn)收階段時(shí)，發(fā)現(xiàn)一設(shè)備是翻新設(shè)備，當(dāng)時(shí)及時(shí)拍照取證，提供相關(guān)項(xiàng)目檔案有關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等，積極和廠家聯(lián)系，使得事情妥善解決，為單位挽回經(jīng)濟(jì)損失。在日常工作中，設(shè)備檔案、基建檔案等項(xiàng)目查考較為頻繁，問(wèn)題多涉及設(shè)備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設(shè)、管道維護(hù)等事項(xiàng)，這些事項(xiàng)均為工廠的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，關(guān)系著企業(yè)日常的正常運(yùn)行。在解決這些事項(xiàng)時(shí)，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護(hù)著企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量是企業(yè)的生命，沒(méi)有質(zhì)量無(wú)以言效益。質(zhì)量檔案對(duì)企業(yè)維護(hù)自身形象來(lái)講可謂相依不離，當(dāng)遇到重大質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄，試驗(yàn)數(shù)據(jù)，以此說(shuō)明產(chǎn)品是否按客戶(hù)要求生產(chǎn)，是否達(dá)到客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗(yàn)檔案，力圖說(shuō)明單位生產(chǎn)過(guò)程完全按規(guī)定要求生產(chǎn)，以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒(méi)問(wèn)題，進(jìn)而維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

　　四、企業(yè)檔案的營(yíng)銷(xiāo)價(jià)值

　　企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng)，要在市場(chǎng)上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過(guò)圖片檔案、榮譽(yù)證書(shū)檔案的宣傳可以向社會(huì)展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì)，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場(chǎng)認(rèn)可度。從筆者近幾年的工作中，市場(chǎng)部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號(hào)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關(guān)獲獎(jiǎng)證書(shū)的原始件，使得許多用貨單位看后確認(rèn)該廠是信得過(guò)的企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷(xiāo)合同，助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益大增。

　　企業(yè)人事檔案整理的重要性

　　企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)人事檔案管理的目標(biāo)是確保員工個(gè)人信息的準(zhǔn)確性和完整性，通過(guò)有效管理人事檔案，可以更好地了解和利用人才。

　　企業(yè)人事檔案管理的主要內(nèi)容包括員工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)發(fā)展、技能資質(zhì)、績(jī)效考核等方面的信息。這些信息不僅反映了員工在企業(yè)中的工作狀況，也是企業(yè)進(jìn)行人力資源管理和決策的重要依據(jù)。企業(yè)人事檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下2點(diǎn)：

　　1，人才選拔與培養(yǎng)：通過(guò)檔案了解員工的過(guò)往經(jīng)歷，為培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃提供依據(jù)；

　　2，員工流動(dòng)管理，當(dāng)員工離職或調(diào)崗時(shí)，檔案的及時(shí)更新和轉(zhuǎn)移是必要的。

　　企業(yè)人事檔案管理需要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案整理以及數(shù)字化管理，這也是人事檔案管理的趨勢(shì)。并且需要對(duì)檔案定期進(jìn)行更新和維護(hù)，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，企業(yè)也需要加強(qiáng)員工的人事檔案保護(hù)意識(shí)，確保員工的個(gè)人信息不被泄露和濫用。

　　總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作，需要企業(yè)高度重視并采取有效的措施進(jìn)行管理和保護(hù)。