濟南檔案掃描公司的檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

       先后順序為：調(diào)卷著錄掃描處理質(zhì)檢歸還備份掛接。在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。

　　01

　　檔案調(diào)卷

　　檔案調(diào)卷這個過程是指定一個專門的負責(zé)人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　02

　　整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　　（一）使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。

　　5、如遇到無題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準確的題名錄入。

　　6、頁碼標注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內(nèi)順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。

　　03

　　檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

　　2、通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；

　　3、開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細節(jié)及要求如下：

　　1、掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。

　　2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

　　04

　　影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進行校正和處理。

　　影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

　　具體操作細節(jié)如下：

　　1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理，初掃要保留。

　　2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　3、大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

　　4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進行登記。

　　05

　　數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

　　06

　　數(shù)據(jù)掛接

　　1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

　　2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進行操作。

　　3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。

　　07

　　數(shù)據(jù)備份

　　1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍光光盤備份或移動硬盤。

　　2、將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。

　　3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。

　　濟南檔案掃描公司提供的服務(wù)

　　檔案數(shù)字化管理提供了便捷、高效和安全的檔案管理服務(wù)，幫助組織更好地管理和利用自己的檔案資源。

　　具體來說，檔案數(shù)字化管理可以提供以下服務(wù)：

　　1.檔案掃描和數(shù)字化：將紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，包括文檔、照片、圖紙等。數(shù)字化檔案可以更好地存儲、檢索和共享。

　　2.檔案索引和分類：對數(shù)字化檔案進行索引和分類，使其更易于定位和組織?？梢酝ㄟ^關(guān)鍵詞、日期、類型等方式進行檢索和過濾。

　　檔案數(shù)字化

　　3.檔案存儲和備份：將數(shù)字化檔案存儲在服務(wù)器上，確保其安全性和可靠性。同時進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　4.檔案檢索和共享：通過檔案管理系統(tǒng)提供的檢索功能，快速地找到所需檔案。同時可以將特定檔案共享給其他人員，提高工作效率和協(xié)作能力。

　　5.檔案權(quán)限管理：對檔案進行權(quán)限管理，限制不同用戶對檔案的訪問和操作權(quán)限。確保檔案的機密性和完整性。

　　6.檔案銷毀和歸檔：對已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進行銷毀或歸檔，釋放空間和減少管理成本。同時可以設(shè)置歸檔規(guī)則，對不再需要的檔案進行自動歸檔。

　　7.檔案審計和追溯：通過記錄檔案的訪問和操作日志，實現(xiàn)對檔案使用情況的審計和追溯。確保檔案的合規(guī)性和安全性。

　　檔案掃描曝光現(xiàn)象處理方法

　　檔案掃描過程中，可能會出現(xiàn)曝光現(xiàn)象，影響掃描質(zhì)量。以下是一些處理方法：

　　1.調(diào)整掃描設(shè)備的曝光時間和亮度設(shè)置，以適應(yīng)不同的檔案材料。

　　2.對于已經(jīng)曝光的檔案，嘗試使用圖像處理軟件進行調(diào)整，如增加對比度、調(diào)整色彩平衡等。

　　3.在掃描前，對檔案進行分類和評估，選擇合適的掃描設(shè)備和設(shè)置，以避免曝光問題。

　　4.定期檢查和維護掃描設(shè)備，確保其正常運行。

　　5.培訓(xùn)操作人員，提高其對掃描設(shè)備和檔案材料的了解，減少操作失誤。

　　總之，要有效處理檔案掃描中的曝光現(xiàn)象，需要綜合考慮掃描設(shè)備的設(shè)置、檔案材料的特性以及操作人員的技能等因素。通過合理調(diào)整設(shè)備參數(shù)、選擇適當?shù)膾呙璺椒ㄒ约凹訌娙藛T培訓(xùn)，可以提高掃描質(zhì)量，減少曝光問題的發(fā)生。

　　濟南檔案掃描公司的掃描方式

　　掃描工序是繼整理工序之后的第二件工作內(nèi)容，主要是將經(jīng)過整理和分檢好的紙質(zhì)檔案使用專用掃描儀生成優(yōu)質(zhì)的圖像文件，并對成果進行圖像壓縮以及儲存處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　數(shù)字化工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按照一定順序放置在掃描儀的入口，開始掃描處理，生成有序連續(xù)的圖像文件。程序會對掃描生成的圖像數(shù)據(jù)會自動進行壓縮存儲處理。

　　(2)掃描工作過程中注意事項：

　　①掃描順序

　　掃描時，工作人員必須按照事先整理好的順序進行掃描，不能將檔案的掃描順序顛倒。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜過多，最好不要大于十張，以避免由于掃描錯誤，而導(dǎo)致大量文件重新掃描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免掃描儀一次進多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　?、郾ＷC掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴格把好圖像質(zhì)量的首輪工序，要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無偏斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴重模糊不清之類的嚴重錯誤。

　?、芎藢呙桧摂?shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進行核對，如系統(tǒng)掃描后計算的頁數(shù)與人工計算的頁數(shù)不一致，則需視情況予以補掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序應(yīng)在掃描之后，是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項。在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。