什么是檔案數(shù)字化？所謂的檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及那個(gè)模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、磁帶、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的材料的過程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化包含數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)共接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等環(huán)節(jié)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重點(diǎn)在于最大程度地保持和展現(xiàn)檔案的原貌，使掃描圖像的效果最接近紙質(zhì)檔案的原貌，以真實(shí)地反映檔案的內(nèi)容，其中，檔案掃描和圖像處理環(huán)節(jié)是保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵，接下來讓小編帶你一起了解下吧。

　　1檔案掃描

　　檔案掃描要根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

　　①色彩模式

　　掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白。

　　色彩模式會(huì)對(duì)圖像大小產(chǎn)生影響。在不考慮壓縮等其他影響因素的情況下，三種色彩模式掃描的圖像大小的關(guān)系可簡(jiǎn)單表述為：24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍，黑白圖像的24倍。

　　色彩模式還會(huì)對(duì)圖像清晰度產(chǎn)生影響。對(duì)于影像清晰、檔案原件色彩簡(jiǎn)單、對(duì)比強(qiáng)烈的原件，如白紙黑字的普通打印文件，在其他條件均調(diào)到最佳的情況下，采取三種色彩模式掃描的圖像清晰程度差異不明顯。而對(duì)于影像不夠清晰，或檔案原件色彩豐富，以及對(duì)比不夠強(qiáng)烈的原件，采取彩色模式掃描的圖像，在展現(xiàn)檔案原件細(xì)節(jié)、清晰程度等方面要明顯優(yōu)于灰度模式或黑白模式掃描的圖像。

　　因此，一般要求全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。在實(shí)際的數(shù)字化過程中，各單位要根據(jù)數(shù)字化成果應(yīng)用要求、實(shí)際可承受的存儲(chǔ)容量以及原件情況等因素，來確定色彩模式參數(shù)。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

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　　分辨率是指單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。分辨率對(duì)掃描圖像大小和清晰程度以及掃描時(shí)長(zhǎng)都有直接影響。掃描圖像分辨率越高，所占用的掃描時(shí)間越長(zhǎng)，文件也會(huì)越大，圖像清晰程度越好。但是，分辨率在調(diào)高到一定程度時(shí)，分辨率的增加并不會(huì)明顯改善清晰程度，而其所需的存儲(chǔ)空間則會(huì)明顯增加。因此，實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)可接受的圖像大小和清晰程度的具體情況來選擇合適的分辨率。

　　在現(xiàn)有技術(shù)條件下，綜合考慮不同檔案部門基礎(chǔ)條件的差異，一般要求掃描分辨率個(gè)小于200dpi.如文字偏小密集，清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi.如有計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影（COM)仿具復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率，需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi;需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dp;需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

　　③存儲(chǔ)格式

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像應(yīng)存為TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式，壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

　　TIFF可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的無壓縮存儲(chǔ)，能保持原有圖像的顏色和層次，但占用存儲(chǔ)空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式，在采用較高壓縮率的同時(shí)能獲得較好的圖像質(zhì)量；JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能，允許用不同的壓縮比例對(duì)文件壓縮，方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點(diǎn)，其應(yīng)用也非常廣泛。目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無損壓縮，也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比，而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進(jìn)傳輸。

　　2圖像處理

　　圖像處理包含圖像拼接、旋轉(zhuǎn)與糾偏、裁邊、去污、圖像質(zhì)量檢查等工作。

　　“裝潢者，書之司命也”（明·周嘉胄《裝潢志》）正如裝裱之于書畫，好的圖像處理甚至可以彌補(bǔ)掃描的缺陷。需要的是耐心細(xì)致的工匠精神。

　　國(guó)家檔案局還頒布了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62 2017),與《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》一樣在2018年1月1日開始實(shí)施。從這里我們可以看到“消滅存量”的工作正在全面加快速度。在存量檔案數(shù)字化工作中，我們應(yīng)當(dāng)積極采用人工處理與自動(dòng)化處理相結(jié)合的方式，提高數(shù)字化工作的效率，加快檔案數(shù)字化工作的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)“消滅存量”的目標(biāo)。

　　湖北省檔案掃描公司驗(yàn)收

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項(xiàng)目的工作任務(wù)，完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進(jìn)行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔號(hào)章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

　　4.數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　5.元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報(bào)告、保密承諾書、檔案交接單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　8.存儲(chǔ)載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)，移交的成果存儲(chǔ)介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)等。

       湖北省檔案掃描公司服務(wù)內(nèi)容

　　檔案掃描公司是專門提供檔案掃描服務(wù)的企業(yè)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

　　1.檔案掃描：利用先進(jìn)的掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，以便于存儲(chǔ)、管理和檢索。

　　2.圖像處理：對(duì)掃描得到的數(shù)字圖像進(jìn)行處理，如去污、糾偏、裁剪等，以提高圖像質(zhì)量。

　　3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，以便于檢索和查詢。

　　4.索引編制：根據(jù)檔案內(nèi)容，為每份檔案編制索引，提高檢索效率。

　　5.檔案管理：提供檔案管理軟件，幫助客戶對(duì)檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索和借閱管理。

　　6.安全保障：采取安全措施，確保檔案的安全性和保密性，如設(shè)置訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)備份等。

　　7.咨詢服務(wù)：為客戶提供檔案管理方面的咨詢服務(wù)，幫助客戶提高檔案管理水平。

　　8.定制化服務(wù)：根據(jù)客戶的需求，提供個(gè)性化的檔案掃描解決方案，如特定格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)提取等。

　　總之，檔案掃描公司通過提供專業(yè)的檔案掃描服務(wù)，幫助客戶實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高工作效率，降低管理成本。同時(shí)，公司還能確保檔案的安全性和保密性，為客戶提供可靠的服務(wù)保障。

　　湖北省檔案掃描公司的檔案數(shù)字化會(huì)遇到的問題

　　檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致、環(huán)環(huán)相扣的工作，在傳統(tǒng)檔案管理前期，需要依賴大量的人力、物力、財(cái)力投入來完成。

　　尤其作為檔案成果驗(yàn)收關(guān)鍵部分，如果采用第三方人工隨機(jī)抽查，人工清點(diǎn)的方式，在圖像數(shù)量、質(zhì)量上，往往會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)嚴(yán)重偏差，不得不重新返工，導(dǎo)致數(shù)字化工作被迫拖延，影響資金回籠，延誤項(xiàng)目周期等。

　　此外，在數(shù)字化掃描及成果驗(yàn)收中還容易存在以下問題：

　　01掃描內(nèi)容模糊

　　在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。而這部分內(nèi)容由于人工審查，可能會(huì)出現(xiàn)遺漏或無法辨別等情況。

　　02頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤

　　有些部分檔案原件紙張的底色較深，所標(biāo)頁碼掃描后看不清楚，或者前后頁標(biāo)碼錯(cuò)誤等情況。

　　03檔案重復(fù)掃描

　　在掃描中出現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況，而人工初審中恰好存在遺漏。

　　04掃描內(nèi)容不全面

　　圖片檔案的內(nèi)容存在多張零散的照片，大量圖片需手動(dòng)裁剪多余邊線、糾正偏斜。

　　05檔案文件大小不一

　　檔案文件存在部分超大，超長(zhǎng)，圖紙及表格無法掃描等情況，造成人工驗(yàn)收歸檔不好統(tǒng)一處理。

　　06檔案內(nèi)容有破損

　　檔案上有粘貼的小紙條或者是檔案原文粘貼處破損遮擋嚴(yán)重情況，也會(huì)導(dǎo)致掃描圖像的不合格，而這部分在人工審查中也容易被遺漏并難以發(fā)現(xiàn)。

　　07掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)無法界定

　　在一些歷史悠久的檔案原件存在紙張較差、破損嚴(yán)重，蟲蛀、霉變、老化、缺字、字跡模糊無法展平等情況，這樣造成掃描出的內(nèi)容存在有誤差，人工難以衡量每一份的檔案的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案新舊及背景色不一，掃描影像曝光及明暗度不合格。