檔案數(shù)字化加工掃描是一種將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過程，旨在提高檔案管理效率和信息可訪問性。該過程涉及多個(gè)步驟和技術(shù)，從準(zhǔn)備工作到最終數(shù)字化文件的生成，需要系統(tǒng)性的方法和專業(yè)設(shè)備支持。

　　河南檔案掃描數(shù)字化加工

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對(duì)于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對(duì)圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　（四）圖像處理質(zhì)檢

　　主要對(duì)完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對(duì)頁面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　　（五）圖像存儲(chǔ)

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對(duì)較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)

　　掃描前必需對(duì)文檔進(jìn)行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描；

　　對(duì)紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對(duì)每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化加工掃描不僅是一種技術(shù)進(jìn)步，更是檔案管理現(xiàn)代化的重要步驟。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，數(shù)字化檔案將在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮越來越重要的作用，為信息化時(shí)代的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

　　檔案數(shù)字化掃描加工注意事項(xiàng)

　　在當(dāng)今信息化發(fā)展迅速的時(shí)代，檔案數(shù)字化掃描加工是保護(hù)和利用檔案資源的重要手段之一。通過數(shù)字化，可以有效管理、保存和利用大量的紙質(zhì)檔案，提高檔案信息的可訪問性和利用效率。然而，檔案數(shù)字化掃描加工涉及到一系列的注意事項(xiàng)和技術(shù)要求，需要在操作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量和長(zhǎng)期可持續(xù)性。

　　1.選擇合適的掃描設(shè)備：

　　選擇分辨率高、色彩還原度好的掃描設(shè)備，以保證數(shù)字化結(jié)果的清晰度和質(zhì)量。

　　考慮掃描速度和掃描容量，確保設(shè)備能夠高效完成大量檔案的掃描工作。

　　2.檔案準(zhǔn)備工作：

　　對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)處理，如去除金屬夾子、塑料封套等，確保掃描過程中不會(huì)損壞掃描設(shè)備或檔案本身。

　　按照檔案的重要性和特殊性分類、編號(hào)，便于后續(xù)的管理和檢索。

　　3.掃描操作流程：

　　保持檔案的原始順序和完整性，在掃描過程中避免遺漏或錯(cuò)位。

　　定期檢查掃描設(shè)備的清潔度，防止灰塵和污漬影響掃描效果。

　　4.數(shù)字化文件格式選擇：

　　根據(jù)檔案的具體需求選擇合適的文件格式，如PDF、TIFF等，考慮文件大小、可讀性和長(zhǎng)期保存的穩(wěn)定性。

　　5.質(zhì)量控制與檢驗(yàn)：

　　建立數(shù)字化質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)方法，確保掃描結(jié)果符合要求。

　　對(duì)關(guān)鍵檔案進(jìn)行復(fù)核和驗(yàn)證，防止信息丟失或掃描誤差。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描加工是檔案管理現(xiàn)代化的重要步驟，正確的操作和嚴(yán)格的注意事項(xiàng)可以有效保證數(shù)字化成果的質(zhì)量和可持續(xù)性。

　　檔案數(shù)字化掃描格式類型

　　在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)，需要選擇適當(dāng)?shù)奈募袷絹泶鎯?chǔ)掃描后的圖像或文檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式是為了方便存儲(chǔ)、管理和利用數(shù)字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式時(shí)所使用的特定文件格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、圖像、表格和其他多媒體內(nèi)容。PDF文件可以在各種設(shè)備和操作系統(tǒng)上保持一致的呈現(xiàn)效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲(chǔ)彩色照片和復(fù)雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲(chǔ)圖標(biāo)、簡(jiǎn)單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細(xì)節(jié)和顏色信息。

　　5、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識(shí)別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲(chǔ)文本、表格、圖像和其他格式的內(nèi)容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲(chǔ)文本內(nèi)容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　總之，選擇中博奧檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)，需要依據(jù)具體的需求和應(yīng)用場(chǎng)景，來選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描格式，具體來說，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲(chǔ)需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。

　　檔案數(shù)字化加工掃描意義

　　在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案數(shù)字化加工掃描不僅僅是一種技術(shù)進(jìn)步，更是對(duì)文化遺產(chǎn)和信息管理方式的革新。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷?，不僅提升了信息存儲(chǔ)和傳播的效率，還有效保護(hù)了歷史文化遺產(chǎn)，滿足了信息化時(shí)代對(duì)高效管理和便捷獲取信息的需求。

　　1.保護(hù)和保存歷史文化遺產(chǎn)：

　　檔案數(shù)字化使得珍貴的歷史文獻(xiàn)、藝術(shù)作品等得以長(zhǎng)期保存，并通過備份和復(fù)制避免了紙質(zhì)檔案易于損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

　　數(shù)字化檔案可以通過云存儲(chǔ)和在線數(shù)據(jù)庫共享，使得全球范圍內(nèi)的研究人員和學(xué)者能夠輕松訪問和利用這些文化資料。

　　2.提升信息管理效率：

　　數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、分類和索引，大大節(jié)省了查找信息所需的時(shí)間和人力成本。

　　檔案數(shù)字化也促進(jìn)了各種行業(yè)和領(lǐng)域的信息共享和協(xié)作，促進(jìn)了跨學(xué)科研究和知識(shí)創(chuàng)新。

　　3.推動(dòng)社會(huì)發(fā)展與服務(wù)改進(jìn)：

　　在教育、醫(yī)療、法律等行業(yè)，數(shù)字化檔案使得歷史病例、法律文書等信息更容易訪問和分析，提升了服務(wù)質(zhì)量和效率。

　　政府部門通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提升了政策制定和實(shí)施的精準(zhǔn)性和透明度，為公眾提供了更好的政務(wù)服務(wù)體驗(yàn)。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化加工掃描不僅僅是信息技術(shù)的應(yīng)用，更是社會(huì)文化進(jìn)步和傳承的重要保障。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用的普及，我們期待數(shù)字化檔案能夠在更廣泛的領(lǐng)域發(fā)揮作用，為保護(hù)文化遺產(chǎn)、提升信息管理效率以及促進(jìn)跨界合作與創(chuàng)新提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和支持。