廣州檔案掃描公司的掃描范圍規(guī)定是指對于進行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關機構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標準以及最佳實踐等制定，并用于指導數(shù)字化掃描的實施。

　　1.掃描對象：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

　　2.檔案類型：規(guī)定了可以進行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3.檔案來源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源，如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

　　4.數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　5.鑒定標準：規(guī)定了檔案是否適合進行數(shù)字化掃描的鑒定標準，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關檔案數(shù)字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　7.法律法規(guī)：某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護法等。

　　8.行業(yè)標準和最佳實踐：專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關的行業(yè)標準和最佳實踐。這些標準可以提供關于掃描設備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導。

　　9.其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準則，以確保利用專久智能檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化掃描時符合相關要求，保護檔案的完整性、可訪問性和安全性，幫助機構(gòu)和個人在數(shù)字化檔案管理中明確目標、規(guī)劃程序并進行操作。

　　廣州檔案掃描公司的掃描流程

　　廣州檔案掃描公司通常會根據(jù)客戶的需求和檔案的特點，制定相應的掃描方案和流程，以確保掃描質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。以下是一般的掃描流程：

　　一、前期準備

　　1.客戶咨詢與評估：與客戶溝通，了解檔案的類型、數(shù)量、保存狀況等信息，評估掃描的可行性和需求。

　　2.簽訂合同與保密協(xié)議：明確雙方的責任和義務，確保檔案的保密性和安全性。

　　3.制定掃描計劃：根據(jù)客戶要求和檔案特點，制定詳細的掃描計劃，包括設備選擇、人員安排、時間進度等。

　　二、檔案預處理

　　1.檔案整理與分類：對檔案進行整理和分類，確保檔案的順序和完整性。

　　2.拆除裝訂物：如果檔案有裝訂物，如訂書釘、回形針等，需要拆除以避免影響掃描質(zhì)量。

　　3.清潔與修復：對檔案進行清潔，去除灰塵和污漬，對于破損的檔案進行修復。

　　三、掃描與處理

　　1.選擇掃描設備：根據(jù)檔案的大小和材質(zhì)，選擇適合的掃描設備，如平板掃描儀、高速掃描儀等。

　　2.設置掃描參數(shù)：根據(jù)檔案的特點和客戶要求，設置合適的掃描分辨率、色彩模式、文件格式等參數(shù)。

　　3.掃描檔案：按照預定的計劃和順序，對檔案進行掃描，確保掃描圖像的清晰度和完整性。

　　4.圖像處理與質(zhì)檢：對掃描后的圖像進行處理，如糾偏、去噪、裁剪等，同時進行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。

　　四、數(shù)據(jù)交付與存儲

　　1.數(shù)據(jù)交付：將掃描后的電子檔案以客戶要求的格式和方式進行交付，如光盤、硬盤、云端等。

　　2.數(shù)據(jù)存儲與備份：對掃描后的電子檔案進行存儲和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。

　　總之，檔案掃描公司的掃描流程包括前期準備、檔案預處理、掃描與處理以及數(shù)據(jù)交付與存儲等環(huán)節(jié)。通過專業(yè)的掃描服務，公司可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便客戶管理和使用，同時提高檔案的保存和共享效率。

　　廣州檔案掃描時應如何避免這些問題

　　檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護檔案實體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準確無誤，而實際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？

　　1.制度上嚴格管理，建立崗位責任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴格的責任落實，是做好各項工作的基礎，制度和落實兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實質(zhì)上是一項規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務公司需要按照相關規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個環(huán)節(jié)、崗位的工作職責，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準問題根源

　　漏掃即少掃描一頁或若干頁，重掃即一張或多張檔案頁重復掃描一頁或若干頁，多掃即不該掃描的頁被掃描了。

　　（1）掃描設備的問題

　　使用高速掃描儀的時候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設備新采購尚未調(diào)試正常，或者設備使用時間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個檔案圖像頁。

　　（2）檔案紙張的問題

　?、俨糠謾n案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對兩張以上的檔案紙張進行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。

　?。?）操作人員的問題

　　①操作人員未對設備進行必要的維護，未對待掃描的檔案頁進行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、诓僮魅藛T未對待掃描的檔案頁進行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　　③操作人員在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；

　　④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復拿了相同的檔案頁從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，未按照相關要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進行了掃描，從而造成多掃；

　?、卟僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　3.發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作質(zhì)量

　　通過上述2的分析，設備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。

　?。?）加強設備的維護，更換易損設備的部件；

　?。?）加強操作人員的業(yè)務知識培訓，在做技能培訓的過程中不能僅僅局限于某一個環(huán)節(jié)或某一個步驟，需要了解掌握整個數(shù)字化工作的流程；

　?。?）加強制度監(jiān)督，做好每個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個工序質(zhì)量達標；

　?。?）做好技術(shù)保障，前后呼應，及時反饋

　?、匍_展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過率”；

　?、诰幹祈摯a過程中，要注意頁碼編制的規(guī)范性和準確性，不能有誤；

　　③著錄環(huán)節(jié)，要準確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁數(shù)”“頁號”；

　?、艹跏紥呙钑r，要能夠自動鑒別空白頁、重復頁；

　?、輶呙柽^程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時處置；

　?、迴呙桧摂?shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時查找原因并解決。

　　漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進而造成整個項目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關鍵，防微杜漸，做好、做細、做實每一個工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項目，才能更好的保護檔案實體安全。

　　廣州檔案掃描公司驗收

　　檔案數(shù)字化項目驗收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標文件、合同的要求完成項目的工作任務，完成工作量的90%以上可以視為完成任務。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應的整理規(guī)范進行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準確，裝訂、裝盒符合相關標準，檔號章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標準進行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

　　4.數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標準進行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量等。

　　5.元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

　　8.存儲載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)，移交的成果存儲介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標準進行存儲等。