數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進(jìn)行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　看完以上內(nèi)容，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求，歡迎致電中博奧技術(shù)有限公司！

　　河南省檔案數(shù)字化建設(shè)方案

　　企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方案是指針對企業(yè)的檔案管理需要，利用數(shù)字技術(shù)和信息化手段，建設(shè)一個高效、安全、可持續(xù)的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方案：

　　1.需求分析：首先要對企業(yè)的檔案管理需求進(jìn)行全面分析，包括檔案數(shù)量、種類、存儲要求、使用頻率等方面的需求，以確定建設(shè)的規(guī)模和功能。

　　2.系統(tǒng)設(shè)計：根據(jù)需求分析的結(jié)果，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，包括硬件設(shè)備的選型、中博奧檔案管理系統(tǒng)軟件平臺的確定、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的設(shè)計等。同時，確定系統(tǒng)的功能模塊，包括檔案管理、檢索、瀏覽、借閱、歸檔等功能。

　　3.硬件設(shè)備采購：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的結(jié)果，采購相應(yīng)的硬件設(shè)備，包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。同時，還需要考慮數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備方案，以確保數(shù)據(jù)的安全和可靠性。

　　4.軟件開發(fā)和定制：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的結(jié)果，在中博奧檔案管理系統(tǒng)軟件的基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)的定制開發(fā)。軟件應(yīng)具備檔案的分類、整理、編目、檢索、借閱等基本功能，并能與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　5.數(shù)據(jù)遷移和整理：將企業(yè)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入和標(biāo)引等工作，將其整理成數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫。

　　6.系統(tǒng)部署和測試：將開發(fā)好的軟件安裝在服務(wù)器上，部署好整個系統(tǒng)，進(jìn)行功能測試和性能測試，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能完善。

　　7.培訓(xùn)和推廣：對企業(yè)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉操作系統(tǒng)和軟件使用方法。同時，進(jìn)行宣傳推廣工作，推動數(shù)字檔案室的使用和推廣。

　　8.運(yùn)維和維護(hù)：建設(shè)完成后，需要設(shè)立專門的運(yùn)維和維護(hù)團(tuán)隊，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運(yùn)維和維護(hù)工作，包括數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)、軟件升級等。

　　以上是一個大致的中博奧企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方案，具體的方案可根據(jù)不同企業(yè)的需求和實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

　　河南省檔案數(shù)字化原則

　　檔案數(shù)字化要以檔案利用為導(dǎo)向，以優(yōu)化為原則，有步驟地進(jìn)行,要符合實(shí)際，符合現(xiàn)代管理理念，不可片面追求速度而忽略質(zhì)量，造成浪費(fèi)。作為檔案從業(yè)者的我們，更是應(yīng)該牢牢掌握檔案數(shù)字化工作的原則，接下來讓我們一起看看這些原則具體是哪些吧！

　　規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上來；三是數(shù)字化過程要規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　　（2）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的計算機(jī)檢索，以盡快見到效果。

　?。?）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個時期有特定的專項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強(qiáng)檔案部門的影響力。

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個方面，其含義包括以下幾個方面。

　?。?）要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場所的安全，注意機(jī)器、人員對檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時備份數(shù)據(jù)；防止計算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　　（3）要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所，場所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　檔案數(shù)字化“兩個同步”原則

　?。?）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案數(shù)字化過程中，要對每個保管單位進(jìn)行梳理，在這個過程中對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。