將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務(wù)商可以幫助企業(yè)完成這項(xiàng)工作，使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果，提高辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益。中博奧技術(shù)有限公司進(jìn)行檔案整理數(shù)字化加工，一般步驟包括：

　　項(xiàng)目準(zhǔn)備：檔案整理數(shù)字化服務(wù)商和委托企業(yè)制定工作標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)完成工作。

　　定掃描頁：原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

　　編制頁號(hào)：應(yīng)對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。統(tǒng)一位置書寫頁號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時(shí)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對(duì)照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

　　拆除裝訂：應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　技術(shù)修復(fù)：破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　數(shù)字化處理：對(duì)原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)。然后對(duì)已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗(yàn)和掛接：會(huì)有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗(yàn)和第二次校驗(yàn)，只有通過兩次校驗(yàn)都沒有問題，才能接著對(duì)檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目。掛接完成之后還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對(duì)。

　　分類和裝訂：在進(jìn)行數(shù)字化管理之后，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進(jìn)行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢(shì)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流和時(shí)代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會(huì)把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務(wù)商。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包公司怎么選

　　為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應(yīng)對(duì)檔案資料繁多、檔案保管場(chǎng)地不足、專崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進(jìn)行的培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠充分等等問題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務(wù)公司來協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當(dāng)下企業(yè)開展檔案管理工作的新趨勢(shì)之一。那么如何選擇更適合的檔案外包服務(wù)公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點(diǎn)之一在于檔案保管庫房的建設(shè)，因?yàn)闄n案管理的基礎(chǔ)工作之一就是完成對(duì)于各類檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對(duì)于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務(wù)公司就需要注重其檔案庫房建設(shè)是否齊全、存放場(chǎng)地設(shè)備建設(shè)能否可以保障檔案材料的存儲(chǔ)與保密安全。

　　其次，檔案管理工作除了基礎(chǔ)的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案的整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專項(xiàng)審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務(wù)范圍更全面的檔案外包服務(wù)公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　另外，檔案資料種類繁多，如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等等，對(duì)于不同類別的檔案材料，所依據(jù)的檔案管理工作政策法規(guī)等都各不相同，所以對(duì)于檔案數(shù)字化服務(wù)商的專業(yè)性上面就有較高的要求。

　　最后，檔案材料在進(jìn)行數(shù)字化加工處理時(shí)，對(duì)于不同檔案材料的情況，所需求的檔案數(shù)字化設(shè)備也有區(qū)別，所以對(duì)于檔案數(shù)字化服務(wù)商的選擇上，對(duì)于工作所需的硬件設(shè)備、配套檔案用具方面的情況，也是選擇條件的關(guān)注要點(diǎn)之一。除此之外，全方位、多種類的服務(wù)范圍、配套的技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)的檔案工作團(tuán)隊(duì)也是衡量選擇檔案數(shù)字化服務(wù)商的關(guān)注點(diǎn)之一。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包注意事項(xiàng)

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個(gè)方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識(shí)和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識(shí)，熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù)，掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對(duì)檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對(duì)原始檔案造成不必要的損害；需要對(duì)數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對(duì)敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時(shí)候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項(xiàng)，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包公司的好處

　　在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為企業(yè)和組織提高工作效率、優(yōu)化檔案管理的重要手段。貴陽作為貴州省的省會(huì)城市，許多企業(yè)和組織選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司來處理。這樣做的好處在于，能夠集中優(yōu)勢(shì)資源，專注于核心業(yè)務(wù)，同時(shí)借助專業(yè)公司的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。

　　提高工作效率：專業(yè)的公司擁有先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的技術(shù)人員，能夠快速、準(zhǔn)確地完成檔案數(shù)字化工作。相比企業(yè)自行處理，外包公司能夠節(jié)省大量時(shí)間和人力成本，提高工作效率。

　　優(yōu)化檔案管理：他們通常擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠提供專業(yè)的檔案管理建議和解決方案。通過與外包公司合作，企業(yè)可以優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。

　　降低風(fēng)險(xiǎn)：檔案數(shù)字化過程中可能面臨數(shù)據(jù)泄露、技術(shù)故障等風(fēng)險(xiǎn)。將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司，可以降低這些風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橥獍就ǔ碛型晟频臄?shù)據(jù)安全措施和專業(yè)的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)。

　　節(jié)省成本：與自行處理相比，外包公司通常能夠提供更具競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和服務(wù)。此外，外包公司能夠集中優(yōu)勢(shì)資源，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

　　專注核心業(yè)務(wù)：通過將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司，企業(yè)可以專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展和創(chuàng)新，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。

　　綜上所述，貴陽檔案數(shù)字化外包公司能夠?yàn)槠髽I(yè)和組織帶來諸多好處，包括提高工作效率、優(yōu)化檔案管理、降低風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)省成本以及讓企業(yè)專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。在選擇檔案數(shù)字化外包公司時(shí)，企業(yè)和組織應(yīng)考慮其技術(shù)實(shí)力、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)質(zhì)量以及價(jià)格等因素，以確保實(shí)現(xiàn)最佳的檔案數(shù)字化效果。