數(shù)字檔案是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進(jìn)行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　看完全文，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求，歡迎致電或在中博奧技術(shù)有限公司進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢！

　　成都檔案數(shù)字化外包需要注意哪些

　　檔案管理新《條例》明確指出，為了加強(qiáng)對于檔案信息資源的規(guī)劃與管理，在進(jìn)行檔案信息收集處理時提升工作效率，構(gòu)建安全便捷的檔案信息化管理體系是有必要的。但是各個單位的檔案管理的情況不同，檔案的實(shí)際狀態(tài)也不同，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時，需要結(jié)合本單位的檔案實(shí)際情況來開展檔案數(shù)字化工作。所以選擇合適的檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一種有效的選擇，那么選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)需要注意哪些問題呢？

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團(tuán)隊(duì)，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實(shí)施行動都需要做好精細(xì)化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時做好監(jiān)督管理工作。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)離不開設(shè)備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進(jìn)行檔案掃描工作的各類型號的掃描設(shè)備，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)時需要關(guān)注的地方。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項(xiàng)，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　成都檔案數(shù)字化外包的安全管理制度

　　為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確定檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制定本單位檔案數(shù)字化安全管理制度。

　　一、檔案實(shí)體的安全管理

　　檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記和處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄和標(biāo)示。

　　檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫，不得在加工工位上留存過夜，加工完畢的檔案要及時入庫。

　　二、數(shù)字化場所的安全管理

　　檔案數(shù)字化必須指定專門的數(shù)字化工作場所，應(yīng)在指定的安全場地內(nèi)開展工作。數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所如設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

　　三、數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和儲介交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

　　四、檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)對數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。如外包的，嚴(yán)格按照規(guī)定要求，組織專業(yè)人員對加工單位移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收，必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢驗(yàn)合格方能辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，外包的數(shù)字化加工單位應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對外包的數(shù)字化加工單位所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　成都檔案數(shù)字化外包公司的好處

　　數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要方式之一，越來越多的機(jī)構(gòu)和企業(yè)選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司。以下是關(guān)于成都檔案數(shù)字化外包公司的好處：

　　1.專業(yè)技術(shù)支持：擁有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)和設(shè)備，能夠提供高質(zhì)量的數(shù)字化檔案服務(wù)。他們熟悉各種數(shù)字化技術(shù)和工具，能夠?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行快速準(zhǔn)確的掃描、識別和轉(zhuǎn)換。這些專業(yè)技術(shù)支持確保了數(shù)字化過程的高效性和準(zhǔn)確性。

　　2.資源優(yōu)化：外包將檔案數(shù)字化工作交給專業(yè)公司，可以使機(jī)構(gòu)和企業(yè)能夠?qū)⒏嗑唾Y源集中在核心業(yè)務(wù)上。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁瑣且耗時的工作，需要大量人力和設(shè)備投入。通過外包，可以充分利用外部資源，減少內(nèi)部資源的浪費(fèi)，提高整體效率。

　　3.數(shù)據(jù)安全保障：他們通常會提供完善的數(shù)據(jù)安全保障措施。他們會采取各種措施來保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，如加密存儲、權(quán)限控制、備份等。這樣可以避免機(jī)構(gòu)和企業(yè)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)不足而導(dǎo)致的檔案信息泄漏或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.空間節(jié)約：紙質(zhì)檔案占據(jù)大量的空間，給機(jī)構(gòu)和企業(yè)的辦公環(huán)境帶來很大的壓力。通過數(shù)字化外包，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，減少了大量的實(shí)體空間占用。同時，電子文件的存儲和檢索更加方便快捷，提高了工作效率。

　　總之，成都檔案數(shù)字化外包公司為機(jī)構(gòu)和企業(yè)提供了專業(yè)技術(shù)支持、資源優(yōu)化、數(shù)據(jù)安全保障和空間節(jié)約等多重好處。通過外包將檔案數(shù)字化，可以提高工作效率，節(jié)約資源，并確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。因此，選擇成都檔案數(shù)字化外包公司是一個明智的決策。