檔案數(shù)字化管理辦法是指通過電子手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的電子化管理。隨著科技的發(fā)展和信息化的進(jìn)程，數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理的必要手段。本文將從幾個(gè)方面來分點(diǎn)論述檔案數(shù)字化管理辦法。

　　一、數(shù)字化處理流程

　　檔案數(shù)字化處理包括掃描、文本識(shí)別、質(zhì)量控制、元數(shù)據(jù)標(biāo)注等多個(gè)環(huán)節(jié)。其中，掃描質(zhì)量對(duì)后續(xù)處理非常重要，需要保證掃描圖像清晰、色彩還原準(zhǔn)確。在文本識(shí)別環(huán)節(jié)，需要選擇合適的OCR軟件，進(jìn)行準(zhǔn)確率高、速度快的識(shí)別。此外，在數(shù)字化處理過程中，還需要對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量控制和元數(shù)據(jù)標(biāo)注，以便對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理和利用。

　　二、數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

　　數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化管理的核心。數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)該具備多種功能，如檔案瀏覽、檢索、下載、上傳、備份等，同時(shí)還需要滿足安全性、可靠性、易用性等多方面的要求。因此，在數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，要充分考慮檔案管理的實(shí)際需求，進(jìn)行定制化開發(fā)或選擇成熟的商業(yè)軟件。

　　三、數(shù)字化管理實(shí)踐

　　數(shù)字化管理實(shí)踐是數(shù)字化管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化管理實(shí)踐中，需要考慮檔案數(shù)字化后的保管、維護(hù)和利用。保管方面，需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，以便于檔案的長期保存和防止數(shù)據(jù)丟失。維護(hù)方面，需要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行定期檢查和修復(fù)，以確保檔案的可讀性和可用性。利用方面，數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和利用，極大地方便了檔案的使用和傳播。

　　總之，本文從數(shù)字化處理流程、數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字化管理實(shí)踐三方面對(duì)檔案數(shù)字化管理辦法進(jìn)行了分點(diǎn)論述。數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的必要手段，數(shù)字化管理的實(shí)踐需要考慮到檔案的長期保存、維護(hù)和利用。未來，數(shù)字化管理還將繼續(xù)發(fā)展和完善，為檔案管理提供更好的服務(wù)。

　　檔案數(shù)字化管理的好處

　　檔案數(shù)字化管理是指通過電子手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的電子化管理。隨著科技的不斷發(fā)展和信息化的進(jìn)程，數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理的必要手段。本文將從幾個(gè)方面來分點(diǎn)論述檔案數(shù)字化管理的好處。

　　一、提高管理效率

　　數(shù)字化管理可以大幅提高檔案的檢索、存儲(chǔ)、傳輸?shù)确矫娴男?。?shù)字化處理后，檔案可以通過電子設(shè)備進(jìn)行瀏覽、檢索和傳輸，大大縮短了傳統(tǒng)管理方式下的時(shí)間和空間限制。數(shù)字化管理還可以通過元數(shù)據(jù)標(biāo)注等方式，提高檔案的利用率和管理水平。

　　二、節(jié)約管理成本

　　傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大量的人力、物力和財(cái)力資源。而數(shù)字化管理能夠大大減少這些成本，將管理工作轉(zhuǎn)為數(shù)字化處理和維護(hù)工作，減輕了管理的負(fù)擔(dān)。數(shù)字化管理還可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、減少紙張使用，對(duì)環(huán)境也有一定的保護(hù)作用。

　　三、增強(qiáng)檔案保密性

　　數(shù)字化管理可以采用多種安全措施，如密碼保護(hù)、權(quán)限管理等，保障檔案的保密性。數(shù)字化檔案還可以進(jìn)行備份和加密措施，以防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。數(shù)字化管理提高了檔案的安全性，保護(hù)了檔案的機(jī)密性。

　　四、促進(jìn)文化資源共享

　　數(shù)字化管理將檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，便于網(wǎng)絡(luò)傳播和共享。數(shù)字化檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行廣泛傳播，促進(jìn)文化資源的共享，增加了對(duì)文化資源的認(rèn)知和利用。數(shù)字化管理也為文化資源的保護(hù)提供了更好的手段和平臺(tái)。

　　總之，本文從提高管理效率、節(jié)約管理成本、增強(qiáng)檔案保密性和促進(jìn)文化資源共享等方面分點(diǎn)論述了檔案數(shù)字化管理的好處。數(shù)字化管理作為現(xiàn)代檔案管理的必要手段，已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字化管理可以提高檔案管理的效率、降低管理成本、增強(qiáng)檔案保密性和促進(jìn)文化資源的共享，進(jìn)一步推動(dòng)著數(shù)字化管理的發(fā)展和完善。

　　檔案數(shù)字化安全管理

　　為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確定檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制定本單位檔案數(shù)字化安全管理制度。

　　一、檔案實(shí)體的安全管理

　　檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記和處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄和標(biāo)示。

　　檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫，不得在加工工位上留存過夜，加工完畢的檔案要及時(shí)入庫。

　　二、數(shù)字化場所的安全管理

　　檔案數(shù)字化必須指定專門的數(shù)字化工作場所，應(yīng)在指定的安全場地內(nèi)開展工作。數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所如設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

　　三、數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和儲(chǔ)介交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

　　四、檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。如外包的，嚴(yán)格按照規(guī)定要求，組織專業(yè)人員對(duì)加工單位移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收，必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢驗(yàn)合格方能辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，外包的數(shù)字化加工單位應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)外包的數(shù)字化加工單位所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。