高校數(shù)字化檔案館建設對檔案工作人員的知識和能力提出了新的要求，為此在實踐中應準確定位，促進高校數(shù)字 化檔案館建設。

長期以來，高校檔案館工作一直強調(diào)以物為中心，即注重 對檔案館工作客體——檔案的管理，忽視對檔案館工作的主 體——檔案館工作人員自身的管理；注重檔案館物質(zhì)條件的 改善和技術(shù)手段的提高，而忽視了對工作人員自身觀念的轉(zhuǎn) 變、能力的開發(fā)。陳舊的管理思想忽視了人的作用，而人的作 用的被忽視，反過來又進一步加劇了檔案館管理手段、思維方 式的落后。

這種傳統(tǒng)模式所形成的怪圈長期困擾著高校檔案 館工作的發(fā)展。在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展、檔案工作普遍面臨數(shù)字 化變革的今天，這種落后的管理模式愈發(fā)暴露其滯后和掣肘 的缺陷。為此，高校檔案工作必須順應時代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念， 講求人才的優(yōu)化配置，合理培養(yǎng)使用。

一、高校檔案館人員結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀

由于種種原因，我國高校檔案館目前的人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)普 遍難以適應數(shù)字化建設的發(fā)展需要。據(jù)教育部2003年72所 部屬院校年報統(tǒng)計，高校從事檔案工作者的年齡在50歲以上 的占26%，35歲～50歲的占50%，35歲以下的占24%；從性 別結(jié)構(gòu)上看，男性占30%、女性占70%；從學歷結(jié)構(gòu)上看，研 究生以上占11%、大中專本科占83%、初高中及以下的占 6%；接受檔案學專業(yè)教育情況，大中專本科以上的占18%，接 受在職培訓教育的占35%，其他為47%。

由此可以看出，盡管目前高校檔案館人員學歷結(jié)構(gòu)已基 本實現(xiàn)了大中專以上層次，但接受過檔案學專業(yè)正規(guī)教育的 人員所占比例極為有限，47%的檔案館工作人員從未接受過 檔案專業(yè)的培訓教育，且目前人員隊伍總體年齡結(jié)構(gòu)偏大，距 離實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設所要求的人員隊伍的專業(yè)化、專家 化、多元化、年輕化標準還有相當大的差距。 

過去，當提到高校檔案館人才結(jié)構(gòu)特點的時候，很多人的 第一印象都認為高校檔案館是“清水衙門”，難以吸引人才。而 近年來就業(yè)市場供需情況發(fā)生了顯著的變化：由于大多數(shù)高 校地處省會發(fā)達城市，且受社會大環(huán)境的影響，選擇高校就業(yè) 無論是社會地位，還是經(jīng)濟待遇都較為穩(wěn)定，因此，在今后相 當長一段時間內(nèi)，高校檔案館選留應屆畢業(yè)生的空問和余地 都較之以往發(fā)生了改觀。高校檔案館所面臨的問題不是招聘 難，而是如何選拔到合適的人才，如何合理配置、使用人才，如 何培養(yǎng)人才，為人才的成長創(chuàng)造條件。所有這些問題的解決都 必須建立在人才戰(zhàn)略的合理定位上。

二、高校數(shù)字化檔案館建設對人才知識和能力的要求 知識經(jīng)濟時代對人才的基本要求是知識和能力。高校檔 案館數(shù)字化建設的本質(zhì)也是逐步實現(xiàn)檔案保管由實體型向信 息開發(fā)型轉(zhuǎn)變；工作重心由物質(zhì)控制向智能控制轉(zhuǎn)變；工作方 式由被動服務型向主動參與型轉(zhuǎn)變；思想觀念由封閉保守型 向開放交流型轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案館建設對人才知識結(jié)構(gòu)和能 力的要求包括以下方面：

1.技術(shù)性的知識及能力。檔案館數(shù)字化建設的基本目標 是以高科技為依托，通過開發(fā)功能集成的辦公OA自動化系 統(tǒng)，實現(xiàn)從文件形成、簽批、執(zhí)行到歸檔保存提供利用的一體 化管理。

電子文件管理技術(shù)方案的摸索和確立必然地要求高校檔 案工作人員具備相應技術(shù)性的知識和能力，要求他們既要懂 得計算機的原理與操作，又要了解元數(shù)據(jù)(metadata)、背景信 息(context)等電子文檔的一般規(guī)則；既要通曉電子文件在組織 機構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的全過程，又要不斷掌握這一領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展的 脈絡和趨勢。

2.全程化參與的能力。電子環(huán)境下文件工作和檔案工作 的界限逐漸模糊和淡化，二者已經(jīng)有機地融為一體。在文件產(chǎn) 生、流轉(zhuǎn)、執(zhí)行的過程中，就必須開始著手收集與管理，否則大 量數(shù)據(jù)資料就很有可能由于人為的或技術(shù)的原因丟失。

目前，國內(nèi)很多高校都開始建設或已基本建成校園辦公 OA系統(tǒng)，而在辦公文件流轉(zhuǎn)過程中，電子文件從形成、修訂、 簽發(fā)、執(zhí)行到歸檔、編研、利用的各個步驟都環(huán)環(huán)相扣，很難分 清彼此的界限。如果檔案工作人員在OA系統(tǒng)的設計、實施、監(jiān) 督和調(diào)試過程中不能有效參與進去，實施前端控制，勢必導致 辦公OA系統(tǒng)最終無法實現(xiàn)對文件的長期有效保管，使自動化 失去基本的目標和宗旨。

高校檔案館工作人員要想主動參與到電子文檔一體化的 實施過程中，不僅要求他們具備實施前端控制的觀念和意識， 更要他們具備全程化參與各環(huán)節(jié)工作的知識和能力。要求檔 案工作人員必須熟悉從計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件 形成到文件歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作，在每 一步驟都能一顯身手，以一當十。

應當看到，數(shù)字化檔案館建設的過程不再是一個勞動密 集型的過程，當數(shù)字化檔案館建設達到一定階段后，對人員數(shù)量的要求將會相對減少，而對人員的要求將會不斷提高。這種 少而精的人才發(fā)展趨勢的基本立足點就是要實現(xiàn)對電子文件 前端控制和全程化管理。

3.學習與溝通的能力。檔案館數(shù)字化建設過程中對人才 知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發(fā)展，因而， 要求檔案館工作人員必須具備不斷學習的能力，高校檔案館 自身必須不斷摸索建立學習型的組織管理模式。

不僅要針對 目前隊伍普遍缺乏專業(yè)系統(tǒng)學習的特點開展崗位培訓，更需 要加強對專業(yè)以外的相關(guān)學科知識(如信息安全與法律知識、 計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)知識、檔案文博一體化知識等)進行學習和培 訓，促使檔案工作人員不斷開闊眼界，轉(zhuǎn)變思路，提高水平以 應對信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展。

從溝通的能力角度來看，目前高校檔案館工作人員普遍 缺乏一種溝通、交流和對外宣傳的意識和能力。長期以來，高 校檔案館的服務對象一直被限定在為學校教學、科研、管理提 供服務的定位上，這種忽視檔案館社會信息文化屬性的思想 觀念，使得我們的工作模式基本處于被動管理型而不是服務 導向型。

青島、上海等地的地方檔案館提出了將檔案館建設成 為文化休閑場所的服務定位，這種創(chuàng)新的思維使檔案館既找 到了搞活自身管理和經(jīng)營的道路，又順應了檔案館數(shù)字化發(fā) 展的潮流，實現(xiàn)了由被動管理型向服務導向型工作模式的轉(zhuǎn) 變。而要想實現(xiàn)檔案館工作模式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建 設的根本目標，首先需要檔案館工作人員具備敏銳的市場眼 光、積極的營銷思路和公共關(guān)系溝通能力，實現(xiàn)宣傳自己，互 動交流的目的。檔案館工作人員必須關(guān)注和了解學校發(fā)展、社 會發(fā)展的最新潮流和動向，主動開發(fā)新的信息服務項目，從而 爭取到學校內(nèi)部及社會外部對檔案館工作的更大支持。

二、高校檔案管理人才在實踐中的定位

(一) 人力資源管理機制建設的定位

在人力資源的開發(fā)與管理上，企業(yè)始終走在了最前列。企 業(yè)人力資源管理的成功經(jīng)驗和做法完全可以在行政事業(yè)單位 中借鑒使用，而高校要想在借鑒過程中找到符合自身特點的 人才管理方法，必須首先確立正確的人才戰(zhàn)略定位，圍繞數(shù)字 化檔案館建設的總目標，確定人力資源管理的各項具體辦 法。 在人才的選拔環(huán)節(jié)中，高校檔案館應注重對人才相關(guān)知 識和能力的考察、培養(yǎng)。

不僅要選留檔案學專業(yè)的畢業(yè)生，更 要從計算機科學與技術(shù)、公共事業(yè)管理、電子信息工程、市場 營銷等相關(guān)專業(yè)選拔人才，注重人才的多元化，注重對人才是 否具備學習能力、溝通能力、團隊合作、主動參與等綜合能力 的考察。

在人才的培養(yǎng)環(huán)節(jié)中，高校檔案館應掌握人才成長的規(guī) 律和特點，因人而異地從多學科、多門類的角度開闊每一個人 的眼界、思維，創(chuàng)造一個學習型組織的良好氛圍。選拔與培養(yǎng) 并重，注重對現(xiàn)有檔案館人員隊伍的培養(yǎng)。

隨著近年來就業(yè)壓力的不斷增大，人才的擇業(yè)觀念也發(fā) 生了變化。很多人可能出于大城市戶口、經(jīng)濟來源穩(wěn)定等角度 考慮，愿意到高校檔案部門工作，然而一旦有更好的機會，可 能很多人也會選擇跳槽。我們沒有必要用制裁的措施硬性留人，相反，應該創(chuàng)造一個人才流動的良性機制。

首先為每個人 處理好個人的長遠發(fā)展，然后才有可能使他們安心本職工 作。從這個意義上講，高校檔案館只有處理好“流動”的問題， 才能解決可持續(xù)發(fā)展的問題。這就要求高校檔案部門應努力 發(fā)掘自身的積極因素，使之成為高校檔案館實施人才成長的 激勵機制——新時期的人才發(fā)展觀。

(二) 管理觀念、團隊文化建設的定位

任何一個組織除了各種管理規(guī)章制度之外，都或多或少 地存在一些看不見的約束、規(guī)范人們行為的模式，這便是組織 的文化。我們以往工作中強調(diào)“用管理留人”、“用感情留人”實 際上就是要創(chuàng)造一種合理的檔案館“文化”氛圍。為此，檔案館 在平時管理工作中一定要保證民主化、科學化，保證信息的有 效溝通。作為管理者不能依靠信息的壟斷來樹立權(quán)威，而要通 過不斷的、及時的溝通保證信息傳達到每一個人，從而減少管 理的成本。

在制訂檔案館工作計劃過程中，要把長遠目標和近 期目標密切結(jié)合，保證計劃的合理性和可執(zhí)行性。在對待檔案 工作人員的發(fā)展問題上，注重把個人發(fā)展與檔案館數(shù)字化建 設的發(fā)展結(jié)合起來，創(chuàng)造一種愉快、和諧的工作氣氛。

（三）人與物的關(guān)系定位 高校檔案館數(shù)字化建設過程中，人是最關(guān)鍵的因素，但強 調(diào)“人”不等于忽視“物”的支持。人員落實、組織保障、資金到 位是高校檔案館開展日常工作，實現(xiàn)數(shù)字化建設目標的基礎(chǔ)， 而在解決好人與物的關(guān)系問題上，我們應該辯證地把握好原 則和尺度。

斯大林曾經(jīng)說過，政治路線確定之后干部是決定的因素， 而在具體解決“人”與“物”的關(guān)系問題上，毛澤東指出，決定戰(zhàn) 爭勝負的是人而不是物；同時，“雖然決定戰(zhàn)爭的是人而不是 物，但是掌握了先進武器的人可以縮短戰(zhàn)爭的進程。

”這兩句 話辯證地表明了人才、技術(shù)與物質(zhì)資源的辯證關(guān)系。由于種種 原因，很多高校的檔案館在自身發(fā)展過程中普遍面臨資金不 足、館舍面積不夠、技術(shù)設備落后的問題，建設數(shù)字化檔案館 必須在技術(shù)上、設備上實現(xiàn)更新?lián)Q代，從而更對充足的場地、 資金支持提出了迫切的要求。沒有良好的物質(zhì)環(huán)境基礎(chǔ)既無 法開展工作，又難以吸引人才；而沒有懂技術(shù)、會管理的人才， 再精良的設備也難以發(fā)揮實際效用。