內(nèi)容摘要本文從高校科技檔案保工作的重要 性出發(fā)，結(jié)合高?？萍紮n案工作現(xiàn)狀，分析科技檔案泄 的原因和方式，提出做好檔案保工作的方法和對(duì)策。

科技檔案,是指一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始 到成果開(kāi)發(fā)、推廣、應(yīng)用所形成的具有保存和利用價(jià)值 的文件、材料，是科技成果的直接體現(xiàn),是檔案館中 最核心的內(nèi)容，具有憑證價(jià)值、參考價(jià)值和情報(bào)價(jià)值,在 社會(huì)各領(lǐng)域中發(fā)揮著重要作用。高等學(xué)?？萍既瞬旁?集，學(xué)科門類齊全,擁有中心實(shí)驗(yàn)室和國(guó)家級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn) 室等先進(jìn)儀器和設(shè)備，直接參與國(guó)家國(guó)家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究 發(fā)展規(guī)劃（973）,國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863）,國(guó)家 自然科學(xué)基金等重大科研項(xiàng)目，這些條件決定高校必將 成為科技成果主要發(fā)源地。在科學(xué)技術(shù)成為第一生 產(chǎn)力的今天,高校科技檔案就不可避免成為他人覬覦的 對(duì)象，竊、失的事件時(shí)有發(fā)生,保工作顯得至關(guān)重 要。如何處理科技檔案的利用與保工作的關(guān)系？ 如何解決科技檔案保管理中存在的問(wèn)題，使檔案隨時(shí) 處于受控范圍內(nèi)，是值得我們研究和探討的一個(gè)重要課 題。

一、科技檔案保管理存在的問(wèn)題

（一） 思想麻痹。有的同志保觀念淡薄，認(rèn)為在當(dāng) 前高科技發(fā)展的時(shí)代有難保，科學(xué)技術(shù)無(wú)國(guó)界，應(yīng)該 “造福全人類”，發(fā)表論文時(shí)，毫不保留論述科技成果關(guān) 鍵技術(shù)內(nèi)容;出席國(guó)際會(huì)議時(shí)毫不保留的奉獻(xiàn)高科技成 果;接待外單位參觀者時(shí)，毫不保留將其高新成果的技 術(shù)檔案資料供他人閱覽。有的同志說(shuō)起來(lái)清楚，但做起 來(lái)就糊涂，認(rèn)為科技檔案已經(jīng)立卷歸檔，進(jìn)了檔案 保管室，就如同進(jìn)了保險(xiǎn)柜，可以高枕無(wú)憂;有的同志圖 省事,不經(jīng)過(guò)機(jī)要途徑辦理郵寄檔案材料或在他人 借閱時(shí)不仔細(xì)查閱相關(guān)手續(xù)、對(duì)象;此外，隨意下載、復(fù) 印檔案材料的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響高校的保 工作開(kāi)展。

（二） 隨意定。定工作是科技檔案保工作的基 礎(chǔ)，《保法》第十一條規(guī)定:“各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、單位對(duì)所 產(chǎn)生的國(guó)家秘事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘及其級(jí)范圍 的規(guī)定定?！边@意味著我國(guó)的任何單位或組織，均有 權(quán)行使“定”自主權(quán)。盡管這個(gè)定自主性一定程度上

”對(duì)國(guó)家秘的管理起到積極的作用，但與此同時(shí)，我們 也要看到：目前一些保規(guī)定范圍偏寬,在具體適用過(guò) 程中容易出現(xiàn)憑感覺(jué)定，從而導(dǎo)致不能準(zhǔn)確確定 級(jí)、保期限，或是有不定偏差。有的高校為了“高度” 保險(xiǎn)，私自擴(kuò)大定范圍，把不屬于國(guó)家秘的科技檔 案也定為秘級(jí)或把應(yīng)當(dāng)定為“秘”又高定為“機(jī)”； 有的單位圖省事，對(duì)本該定的不定,生怕萬(wàn)一遺失 后承擔(dān)失責(zé)任。

（三） 立卷歸檔形式與保的要求不相適應(yīng)。在實(shí)際工作中，一般采取傳統(tǒng)的立卷歸檔“四分法”，其缺陷在于沒(méi)有把級(jí)與非級(jí)科技檔案資料區(qū)分出來(lái),兩種歸 檔材料統(tǒng)一混合裝在一個(gè)案卷里面，有時(shí)甚至連案卷卷 皮上都沒(méi)有標(biāo)上級(jí)標(biāo)識(shí),無(wú)形中就給檔案的利用帶來(lái) 一些麻煩。如査詢檔案時(shí)，同一卷中的檔案材料也 暴露無(wú)遺;或是一卷檔案中即使只有一項(xiàng)內(nèi)容，卻把 整卷按檔案管理，致使其利用范圍受到限制，降低利 用率。雖然，立卷歸檔新辦法實(shí)施以來(lái)，采取單份文件資 料作為一個(gè)案卷并標(biāo)注相應(yīng)的卷號(hào)，這種方式有一定的 優(yōu)越性，但是仍然無(wú)法從根本上解決“”與“非”檔案 資料的歸檔問(wèn)題。

（四） 科技檔案材料缺少核心內(nèi)容?？萍紮n案的 收集一般是在項(xiàng)目驗(yàn)收之后，在收集、歸檔過(guò)程中極其 容易出現(xiàn)私自截留、遺漏重要文件的現(xiàn)象。往往某項(xiàng)科 研項(xiàng)目完成后，其檔案材料卻所剩無(wú)幾、不翼而飛。追究 主要原因不外在于:一是科技檔案管理與科技工作嚴(yán)重 脫節(jié),科技檔案收集工作在項(xiàng)目完成之后,科技工作者 上交多少資料相應(yīng)的就存多少檔案。二是部分科研人員 對(duì)科技成果所有權(quán)歸屬問(wèn)題認(rèn)識(shí)模糊，出于一些利益驅(qū) 動(dòng)私心，有意將職務(wù)發(fā)明技術(shù)成果據(jù)為己有，并私自轉(zhuǎn) 讓、開(kāi)發(fā)、牟取私利或以此作為職稱和職位晉升的交換 條件。三是部分科研人員缺乏科技成果技術(shù)歸檔意識(shí)或 工作責(zé)任心不強(qiáng)，置國(guó)家規(guī)定不顧,不重視科研實(shí)驗(yàn)原 始記錄，以復(fù)印件搪塞檔案管理部門，導(dǎo)致科技檔案歸 檔材料復(fù)印件過(guò)多,給后續(xù)工作留下隱患，更嚴(yán)重的則 造成無(wú)價(jià)值檔案。

（五） 科技檔案級(jí)一“定”終身。目前，大多數(shù)高校 檔案館,對(duì)其所保管的科技檔案,只標(biāo)明級(jí)而沒(méi)有相 應(yīng)的保時(shí)限，更不用說(shuō)定期解，多數(shù)都是超期“服 役”，例如,50年代的絕級(jí)科技檔案絕大部分都需要 按照《保法》中保期限屆滿自行解的要求解，但 基于歷史的原因，至今仍然標(biāo)簽著沉重的“絕"貼條， 影響了檔案的開(kāi)放利用。

（六） 計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)保工作是我們面臨的 新課題。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用， 在信息利用便捷的同時(shí),也無(wú)形中加大了保難度。大、 量的科技檔案信息存儲(chǔ)在光、磁介質(zhì)上，傳輸在網(wǎng)絡(luò)上， 稍有不慎，就會(huì)造成失、泄，介質(zhì)的安全保防范形勢(shì) 逼人,防范技術(shù)要求更高。

，二、做好科技檔案保工作的對(duì)策

科技檔案實(shí)際上是科研工作的延伸和拓展，科技檔 案除了被銷毀部分以外，在保期限內(nèi),大部分時(shí)間是 依靠檔案保室來(lái)落實(shí)保防范措施的。檔案工作歸納 起來(lái)主要包括“收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、檢 索、編研”八個(gè)環(huán)節(jié),因此保工作必須貫穿于檔案工作 萬(wàn)方數(shù)據(jù)

的每個(gè)環(huán)節(jié)中，從加強(qiáng)管理入手，“扎牢籬笆”。

（一） 加強(qiáng)科技檔案保管過(guò)程的保工作

1.從源頭抓起，實(shí)行“超前控制”。即檔案收集工作 一開(kāi)始予以規(guī)范，在科研計(jì)劃下達(dá)同時(shí),下達(dá)相關(guān)的歸 檔計(jì)劃，切實(shí)履行“五落實(shí)”，即落實(shí)歸檔單位、項(xiàng)目、建 檔負(fù)責(zé)人、文件材料、時(shí)間。在項(xiàng)目完成后，檔案部門應(yīng) 主動(dòng)與科技管理部門聯(lián)系，直接參加項(xiàng)目驗(yàn)收、檢査歸 檔計(jì)劃落實(shí)情況。凡不達(dá)要求的，不予驗(yàn)收。實(shí)行“超前 控制”使科研項(xiàng)目的材料從開(kāi)始之0起就納入正常歸檔 軌道，有效防止“先天不足”,保證科技檔案齊全,避免了 應(yīng)歸檔材料失控而導(dǎo)致失、泄的情況。為提髙科技檔 案質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。

2.檔案庫(kù)房管理?？萍紮n案室是科技秘的儲(chǔ) 藏重地,是保要害部位，應(yīng)設(shè)置專門庫(kù)房，配備專職檔 案工作人員，實(shí)行全方位封閉式管理。從保的角度考 慮，科技檔案庫(kù)房的設(shè)置不宜設(shè)在底層,庫(kù)房與閱覽室 應(yīng)分開(kāi),庫(kù)房的門窗配備“三鐵”、閉路監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào) 警器等相應(yīng)技術(shù)防范設(shè)施,做到專人負(fù)責(zé)、專柜保存、專 門管理。

3.科技檔案應(yīng)單獨(dú)編制檔案目錄，單獨(dú)檢索， 建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，徹底解決 與非科技檔案混裝問(wèn)題。同時(shí)還應(yīng)按規(guī)定在卷內(nèi)目 錄上登記卷內(nèi)文件的級(jí)及保期限，并在案卷封面上 注明所劃定的級(jí),在劃定級(jí)時(shí)要本著“案卷的級(jí) 宜高不宜低”原則，以防由于級(jí)不明確而泄的現(xiàn)象 發(fā)生，并能對(duì)今后的解提供方便。

4.對(duì)到期檔案的銷毀工作不能大意。要嚴(yán)格審批手 續(xù)，登記造冊(cè),按規(guī)定監(jiān)銷,避免檔案在最后一個(gè)工作環(huán) 節(jié)中失、泄。 '

綜上幾點(diǎn)，從保管程序上保證檔案形成到銷毀的各 工作環(huán)節(jié)都處于嚴(yán)的監(jiān)督、控制下，把保要素滲透 到檔案保管的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（二） 科技檔案利用過(guò)程的保工作

檔案工作收集是前提.整理是手段,提供利用是最 終目的。然而檔案的提供利用過(guò)程也正是最不容易控 制,最容易發(fā)生失、泄的過(guò)程。因此檔案保工作的重 心必須放在提供利用環(huán)節(jié)上，確保利用對(duì)象與利用范圍 的有效控制，不發(fā)生人為的泄事件。

1.正確處理科技檔案保與利用的關(guān)系

科技檔案是檔案館中最核心的材料，無(wú)論是保 還是利用，都與國(guó)家利益息息相關(guān),須予以高度重視。 科技檔案保的目的是為了更好地利用，只有通過(guò)利 用,才能體現(xiàn)科技成果價(jià)值;片面地強(qiáng)調(diào)保,那么就會(huì) 失去保工作的意義，檔案管理工作也就失去了生命力 和活力?？萍紮n案的利用,首先必須是?；A(chǔ)上的利

用，無(wú)限制的利用最終會(huì)給黨與國(guó)家的利益、安全造成 危害。保與利用二者是對(duì)立統(tǒng)一的辯證關(guān)系,只有正 確處理保守國(guó)家秘與科技成果檔案利用的關(guān)系，積極 尋求兩者之間的最佳結(jié)合點(diǎn)，才能做到既充分發(fā)揮科技 檔案的作用，又能做好保工作，維護(hù)檔案保安全，確 保黨和國(guó)家利益不受損害，使檔案隨時(shí)處于受控范圍 內(nèi)。 .

2.做好科技檔案利用的監(jiān)督工作.

任何一項(xiàng)管理工作，一旦失去了有效的責(zé)任監(jiān)控， 就難免會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題?？萍紮n案利用過(guò)程中的 監(jiān)督程序,是保工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā) 現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過(guò)程中對(duì)檔案保不利的情形 發(fā)生,以保證檔案的完整與安全。檔案利用監(jiān)督可 從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

(1)制度監(jiān)督

檔案部門和保部門的責(zé)任取向不一致，檔案部門 注重科技成果檔案的利用和管理,而保部門注重的是 科技檔案在保期限內(nèi)是否確保絕對(duì)安全以及、不發(fā)生 失、泄。檔案利用的規(guī)章制度一般包括:閱覽制度、借 閱審批制度、外借制度、復(fù)制制度等一系列工作規(guī)范。科 技檔案保制度應(yīng)依照檔案工作程序來(lái)安排保工作 的程序，制定一個(gè)既能突出檔案工作的特點(diǎn)，又能與檔 案管理保工作相銜接的檔案保制度,如在借閱審批 制度中可針對(duì)不同層次的利用人員確定相應(yīng)的利用范 圍,規(guī)定相應(yīng)的審批手續(xù)等等。只有切實(shí)做到制度化規(guī) 范借閱等利用行為,并努力杜絕檔案保工作中的主觀 隨意性，利用工作才能真正走向正軌。

(2)人員監(jiān)督

首先，運(yùn)用目標(biāo)管理崗位責(zé)任制形式，實(shí)行工作責(zé) 任的具體細(xì)化和分解，堅(jiān)持“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé);誰(shuí)操作,誰(shuí) 負(fù)責(zé);誰(shuí)出問(wèn)題，誰(shuí)負(fù)責(zé)。”原則，保證級(jí)級(jí)相緊扣、層層 擔(dān)責(zé)任、事事抓落實(shí)。高校除校保委員會(huì)外，在科技處 應(yīng)設(shè)立專門保辦，負(fù)責(zé)日常保工作。

?其次，提供利用首先要將利用對(duì)象與利用范圍控制 在一定的時(shí)間、范疇內(nèi),利用對(duì)象應(yīng)該是科技項(xiàng)目 的直接參與人員。檔案管理人員應(yīng)明確告知:利用者必 須承擔(dān)保義務(wù)，對(duì)違反規(guī)定的利用者,依法追究其責(zé) 任。在利用過(guò)程中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的, 掌握其思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)利用過(guò)程中的監(jiān)督，在利用者離 去之前，應(yīng)仔細(xì)檢査、翻閱被利用過(guò)的案卷及文件，發(fā) 現(xiàn)問(wèn)題必須及時(shí)査處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。

再次,對(duì)重點(diǎn)人員建立檔案。這是對(duì)當(dāng)事人事 前的一種責(zé)任約束，也是尋求法律保護(hù)最有力的證據(jù)。 筆者認(rèn)為對(duì)每個(gè)參加科研項(xiàng)目科技人員建立檔案， 其內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：一是建立情況登記 萬(wàn)方數(shù)據(jù) 表，包括人員承擔(dān)項(xiàng)目的分工以及相關(guān)完成情況、 成果歸屬、利用檔案、撰寫科技論著等情況;二是與 科技人員簽訂保協(xié)議，修訂職稱評(píng)定和考核辦法，建 立論文發(fā)表責(zé)任制。凡是涉及發(fā)表論文公開(kāi)泄露保信 息，不僅不能作為職稱評(píng)定的依據(jù)，還要依法追究其責(zé) 任。三是對(duì)離職人員情況進(jìn)行審核。認(rèn)真核對(duì)和清 退離職人員保存或使用的科技成果檔案資料，同時(shí)對(duì)其 從事的科研情況進(jìn)行評(píng)估,存入人員檔案?jìng)?査。

第四，校保委員會(huì)應(yīng)定期或不定期地對(duì)科技檔案 利用情況進(jìn)行檢査,包括利用范圍、目的、效果等，及時(shí) 堵搴失、泄的漏潟,防患于未然。一旦發(fā)現(xiàn)存在秘載 體丟失、被竊等情況時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告，采取相關(guān)的補(bǔ)救措 施，努力將損失降到最低。

⑶借閱監(jiān)督

首先，任何單位和個(gè)人査閱科技檔案必須出具 有效的行政介紹信并說(shuō)明査閱的理由。科技檔案原 則上不得借出，必須在檔案室內(nèi)閱覽。這種方式既快捷、 方便,又能有效地提高利用率，減少繁瑣的審批手續(xù)同 時(shí)也有利于保護(hù)科技檔案，便于檔案的周轉(zhuǎn)，保證科技 檔案的齊全完整,又可以維護(hù)科技檔案的安全。

其次,做好檔案利用登記工作。登記本上對(duì)借閱人、 借閱目的、所査檔案的卷次、借閱數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄; 歸還所借件時(shí)，必須當(dāng)面清點(diǎn)、注銷。

再次,凡的科技成果檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)制，必須 報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫利用申請(qǐng)單，并由科技成果檔 案管理工作者親自在定點(diǎn)復(fù)制，并登記造冊(cè)，嚴(yán)格控制 復(fù)制份數(shù)，用畢收回，復(fù)印件應(yīng)視同原件一樣保管。

第四，對(duì)科技新成果檔案利用過(guò)程實(shí)行動(dòng)態(tài)管理, 有條件的檔案館還可以安裝攝像監(jiān)視器。在利用者離開(kāi) 之前,應(yīng)仔細(xì)檢査被利用過(guò)的案卷內(nèi)的有關(guān)材料，及時(shí) 發(fā)現(xiàn)偷拍、涂改、撤換、抽取、損毀等違章情況。

(三)做好科技檔案的定和解工作

首先,科技檔案應(yīng)依據(jù)《保法》、《科學(xué)技術(shù)保 規(guī)定》等法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，劃分“絕”、“機(jī) ”、“秘”三級(jí)，明確規(guī)定使用范圍。的科技成果 檔案都應(yīng)在卷皮和卷背上加蓋級(jí)標(biāo)記,以便與一般檔 案區(qū)別，列入控制使用的范圍。此外檔案工作人員可根 據(jù)不同的級(jí)釆取相應(yīng)的管理措施，最大限度地提供利 用檔案。

其次，科技檔案的級(jí)不是一成不變的，一旦 秘保管期限屆滿或是隨著時(shí)間的推移與科學(xué)技術(shù)的 發(fā)展，科技檔案中所蘊(yùn)含的技術(shù)進(jìn)入陳舊階段，失去了它 的保價(jià)值時(shí)，相應(yīng)的級(jí)范圍也應(yīng)隨之發(fā)生變化，管 理人員應(yīng)及時(shí)鑒定清理，減少不必要的庫(kù)存和工作量。