隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案管理工作也越來越加以重視，通過它，可以記錄下企業(yè)的發(fā)展歷程，延續(xù)企業(yè)的文化及歷史；又能幫助業(yè)務(wù)部門以檔案材料為依據(jù)，吸取過往經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，做出合理決策。

檔案管理工作不僅僅存在于企業(yè)單位的管理工作中，在各個(gè)領(lǐng)域都有它的身影，那么作為檔案工作者，該如何進(jìn)行檔案管理，才能在維護(hù)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)及成果的同時(shí)，輔助企業(yè)更快、更好地發(fā)展？今天我們一起來聊下~

（一）做好前期準(zhǔn)備

檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要檔案工作者預(yù)先做好準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。

① 認(rèn)識管理對象：什么是“檔案”？并非企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)出的所有資料，都能稱之為檔案。只有社會或個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。

檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點(diǎn)：

◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案；

◎ 此文件是否具備利用價(jià)值。盲目保存經(jīng)營過程中產(chǎn)生的所有文件，本質(zhì)上是資源浪費(fèi)；

◎ 是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨(dú)隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。

② 明晰管理范圍：檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運(yùn)營、業(yè)務(wù)評估等對內(nèi)材料。與此同時(shí)，文書規(guī)范性、離任審計(jì)、監(jiān)察資料、無形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料，可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時(shí)常被歸檔的對象。

但并非將以上材料全部進(jìn)行歸檔，應(yīng)考慮企業(yè)的實(shí)際需求，做到檔案范圍劃分科學(xué)合理。

③ 組織人員配置：檔案管理不是單打獨(dú)斗，而應(yīng)「統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理。

在設(shè)置專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)擬定規(guī)劃、制度及實(shí)施方法的同時(shí)，最好應(yīng)在各部門配置相應(yīng)的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門材料的形成及收集。必要時(shí)，還應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。

例如：人事部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部中涉及敏感內(nèi)容的文件，可由其生成部門自行管理，檔案部實(shí)施監(jiān)管。

④ 確定場地支持：應(yīng)存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內(nèi)；沒有條件的情況下，也可以設(shè)置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。

歸置檔案的場地及設(shè)備應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況而定，既要保證檔案安全性、私性與完整性，又得符合公司資源的實(shí)際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求，量力而行。

（二）開展檔案管理工作

開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細(xì)心的同時(shí)，又得具備原則性，嚴(yán)格按制度、規(guī)則辦事。可參考以下流程開展整理工作。

企業(yè)檔案·文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

2. 文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的簽認(rèn)。

3. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4. 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

企業(yè)檔案·文件整理

點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：

1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

企業(yè)檔案·檔案分類

1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

2.檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

3.同一“小類”（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。

5.檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

企業(yè)檔案·檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

企業(yè)檔案·檔號編定

1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。

4.檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

企業(yè)檔案·歸檔與檔案清理

1.歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

企業(yè)檔案·保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會及股東會紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2.10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3.5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

企業(yè)檔案·檔卷清理

1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

（三）后期利用

檔案管理不是將檔案整理完就算結(jié)束，讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標(biāo)。

① 建立查詢、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統(tǒng)一保管的檔案文件進(jìn)行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。

檔案可通過原件、復(fù)印件、電子件、在線閱覽等形式進(jìn)行利用，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件借閱方式和檔案級不同（公開、秘、機(jī)、絕），制定不同的借閱流程。同時(shí)注意檔案歸還時(shí)不被涂改、保存完整。

② 根據(jù)檔案信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。在檔案整理的過程中，就可收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)及建議。

◎ 文件審核過程，可檢查公司各類工作流程；

◎  文件接收過程，可依據(jù)數(shù)量梳理各階段業(yè)務(wù)活躍度；

◎  檔案類別上，可看出各部門之間協(xié)作是否緊；

另外，檔案管理人員還可對檔案信息進(jìn)行再加工，提供有效的檔案產(chǎn)品。例如：對公司每年度打印機(jī)租賃費(fèi)用進(jìn)行匯總，為相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)支持；對租賃合同進(jìn)行分析梳理，可得出本年度公司設(shè)立了多少分公司，分局區(qū)域等信息。