把握好檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意的原則，可以幫助我們更準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的進(jìn)行檔案的整理工作。

1、要把便于檔案的管理和利用放到首位。注意區(qū)分檔案的保管期限，保持檔案形成機(jī)關(guān)或部門(mén)之間的聯(lián)系，做好檔案利用中的的保工作。

2.要保持檔案的自然聯(lián)系。維護(hù)檔案本來(lái)的歷史聯(lián)系、形成的時(shí)間聯(lián)系、檔案的來(lái)源聯(lián)系、反映的內(nèi)容聯(lián)系及檔案承載物的形式聯(lián)系等。

3. 尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ), 原有的檔案能夠反映原來(lái)的歷史面貌，是了解過(guò)去，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)研究的重要憑證。社會(huì)在發(fā)展，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷變化，然而，過(guò)去的案卷反映了過(guò)去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，也反映了過(guò)去真實(shí)的歷史面貌，是歷史的憑證。

在檔案管理工作中，文書(shū)檔案整理這一關(guān)，是檔案工作中的重要一環(huán)，是提高案卷質(zhì)量，提升查考利用效率的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)館藏檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。這就要求我們每個(gè)檔案管理人員要細(xì)致、耐心、科學(xué)的完成好這項(xiàng)工作。現(xiàn)就本人在文書(shū)檔案整理過(guò)程中總結(jié)出的幾項(xiàng)須要注意的原則，與大家共同探討。

一、要把便于檔案的管理和利用放到首位

（一）在檔案整理過(guò)程中要特別注意區(qū)分檔案的保管期限

根據(jù)文件材料自身所具有的使用價(jià)值，確定文件材料存留的年限。國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》， 文書(shū)檔案的保管期限為永久和定期兩種。永久，即在正常情況下，無(wú)限期地保存；定期，分為 10 年和 30 年兩種。

（二）要注意保持檔案形成機(jī)關(guān)或部門(mén)之間的聯(lián)系

在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。

（三）要做好檔案利用中的的保工作

一成不變地看待檔案的秘性, 無(wú)視其秘性的時(shí)效和范圍, 是不對(duì)的; 但如果缺乏保觀念,對(duì)檔案無(wú)視其秘性, 無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍, 也是錯(cuò)誤的。

二、要保持檔案的自然聯(lián)系

（一）維護(hù)檔案本來(lái)的歷史聯(lián)系

檔案是反映真實(shí)的歷史面貌的載體，我們保存檔案的重要目的之一就是為了將事物的本來(lái)面貌原原本本的呈現(xiàn)出來(lái)。

（二）保持檔案的來(lái)源聯(lián)系

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中由一個(gè)個(gè)具體單位形成的，在檔案的接收中也體現(xiàn)了他的形成單位，也就是說(shuō)每一卷檔案都是有其一定來(lái)源的。在文書(shū)檔案的來(lái)源上，應(yīng)注意保持文書(shū)材料原始的形成機(jī)關(guān)或生效機(jī)關(guān)。

（三）注意檔案承載物的形式聯(lián)系

檔案是由各個(gè)文書(shū)材料組成的，而反映各文書(shū)材料內(nèi)容的承載物卻又不同。同是一個(gè)內(nèi)容，有的以文字形式反映出來(lái)，有的以聲音或圖像的形式反映出來(lái)，形成了文字稿、錄音帶和錄像帶等不同形式的檔案。而隨著計(jì)算機(jī)等電子技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的普及運(yùn)用，新的承載物“電子文件”已經(jīng)出現(xiàn)在我們的工作中，它與我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

（四）尊重檔案反映的內(nèi)容聯(lián)系

我們所寫(xiě)的文字材料都是為解決一定問(wèn)題、開(kāi)展一定工作或舉行一定活動(dòng)而形成的，所以前后所形成的文字材料在內(nèi)容上往往都是有一定聯(lián)系的，甚至是互相補(bǔ)充、說(shuō)明的，是不可分割的。也正是由于文字材料內(nèi)容上的切聯(lián)系， 我們所組成的案卷才反映出了文字材料的同類(lèi)性和完整性。各有關(guān)案卷之間，同樣是有著一定的內(nèi)在聯(lián)系的，而且對(duì)案卷之間的內(nèi)在聯(lián)系，在整理工作中是應(yīng)該予以尊重的。我們?cè)跈n案整理過(guò)程中只有做到了這一點(diǎn)，整理后的檔案才能門(mén)類(lèi)清晰，問(wèn)題集中，便于排列和管理。

（五）考慮檔案形成的時(shí)間聯(lián)系

檔案各卷中的文字材料，都是在一定歷史時(shí)期形成的。同一時(shí)期的檔案， 反映著同一時(shí)期內(nèi)一定的共同內(nèi)容，體現(xiàn)著同一的社會(huì)情形和發(fā)展趨勢(shì)。將同一歷史時(shí)期的檔案集中到一起，使問(wèn)題反映得比較集中一些，這對(duì)于整個(gè)檔案的管理工作都是很有利的。

三、尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ)

原有的檔案能夠反映原來(lái)的歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機(jī)聯(lián)系， 使檔案能夠如實(shí)反映本單位社會(huì)活動(dòng)過(guò)程和歷史原貌，繼而使檔案對(duì)于工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，原有的案卷總是無(wú)法符合新要求。然而，過(guò)去的案卷反映了過(guò)去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，反映了過(guò)去的真實(shí)歷史面貌，起到了歷史憑證作用。這本身就是歷史，就是應(yīng)該被尊重的。

總之，做為檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)自身工作的重要意義，把握好檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意的這些原則，幫助我們更準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的進(jìn)行檔案的整理工作。