監(jiān)理單位檔案管理重點(diǎn)

　　一、監(jiān)理單位檔案管理重點(diǎn)

　　1、建立健全檔案管理制度。監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的流程、責(zé)任人、管理方式、管理要求等，并定期對檔案管理制度進(jìn)行審查和修訂。

　　2、建立完善的檔案保管系統(tǒng)。監(jiān)理單位應(yīng)建立完善的檔案保管系統(tǒng)，明確檔案保管的責(zé)任人、保管地點(diǎn)、保管方式、保管要求等，并定期對檔案保管系統(tǒng)進(jìn)行審查和修訂。

　　3、建立科學(xué)的檔案管理分類。監(jiān)理單位應(yīng)建立科學(xué)的檔案管理分類，明確檔案管理分類的劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類方法、分類要求等，并定期對檔案管理分類進(jìn)行審查和修訂。

　　4、建立完善的檔案檢索系統(tǒng)。監(jiān)理單位應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，明確檔案檢索的方式、檢索步驟、檢索要求等，并定期對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行審查和修訂。

　　5、建立嚴(yán)格的檔案管理考核制度。監(jiān)理單位應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理考核制度，明確檔案管理考核的內(nèi)容、考核方式、考核要求等，并定期對檔案管理考核制度進(jìn)行審查和修訂。

　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。

　　隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息，能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負(fù)責(zé)監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐，談?wù)剛€人的認(rèn)識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容

　　信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計(jì)算機(jī)輔助文檔等。

　　文件信息主要是在工程建設(shè)過程中，上級有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計(jì)變更及工程內(nèi)部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。

　　監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報表、計(jì)量與支付用報表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計(jì)、招標(biāo)、實(shí)施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計(jì)劃的信息，又要掌握實(shí)際進(jìn)度的信息，還要對他們進(jìn)行對比分析。

　　3.動態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實(shí)施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實(shí)施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項(xiàng)目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，是對工程評估驗(yàn)收的依據(jù)。

　　項(xiàng)目建設(shè)在整個實(shí)施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計(jì)量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來，是重要的基礎(chǔ)工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準(zhǔn)確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔，進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析，形成文字的資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時提供。

　　監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實(shí)施中的問題。實(shí)踐證明凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準(zhǔn)確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準(zhǔn)確的判斷，更談不上作出準(zhǔn)確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項(xiàng)中心任務(wù)，在工程實(shí)施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計(jì)量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據(jù)不足，此時監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評價。當(dāng)然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評估報告的結(jié)論意見，

　　一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果，

　　二是通過專業(yè)檢測，試驗(yàn)單位提供的檢測數(shù)據(jù)，三是對施工過程控制的評價。其中一、

　　三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗(yàn)

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示。“1”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報審表；

　　9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報驗(yàn)申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　監(jiān)理單位對施工單位管理的重點(diǎn)內(nèi)容和方法

　　重點(diǎn)內(nèi)容：

　　1、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)、工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，履行建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理的監(jiān)理職責(zé)，并應(yīng)將安全生產(chǎn)管理的監(jiān)理工作內(nèi)容、方法和措施納入監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。

　　2、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)巡視檢查危險性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)施工方案實(shí)施情況。發(fā)現(xiàn)未按專項(xiàng)施工方案實(shí)施時，應(yīng)簽發(fā)監(jiān)理通知單，要求施工單位按專項(xiàng)施工方案實(shí)施。

　　3、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在實(shí)施監(jiān)理過程中，發(fā)現(xiàn)工程存在安全事故隱患時，應(yīng)簽發(fā)監(jiān)理通知單，要求施工單位整改；情況嚴(yán)重時，應(yīng)簽發(fā)工程暫停令，并應(yīng)及時報告建設(shè)單位。

　　方法：安全巡視檢查。是指監(jiān)理人員對正在施工的部位或工序（如基礎(chǔ)開挖、邊坡施工、高處作業(yè)、高支模、腳手架等）進(jìn)行定期或不定期的安全監(jiān)督檢查活動。

　　監(jiān)理資料員怎樣整理檔案？

　　資料員工作的具體流程資料員崗位職責(zé)

　　1．2．1在項(xiàng)目上負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料、圖紙等檔案的收集、管理。

　　（1）負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的所有圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作

　　（2）收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀(jì)要等資料并歸檔。

　　1．2．2參加分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收工作

　　（1）負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔；

　?。?）監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進(jìn)度同步；按時向檔案室移交；

　?。?）負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作；

　?。?）指導(dǎo)工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料（包括設(shè)備進(jìn)場開箱資料）的保管

　　1．2．3負(fù)責(zé)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)的管理工作

　?。?）負(fù)責(zé)對施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報，按月編制施工統(tǒng)計(jì)報表；

　?。?）負(fù)責(zé)與項(xiàng)目有關(guān)的各類合同的檔案管理

　　1．2．4負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作

　?。?）協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好對外協(xié)調(diào)、接待工作；

　?。?）負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作

　　1．2．5完成工程部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。