檔案數(shù)掃描處理規(guī)范

一、掃描處理規(guī)范

1、掃描處理規(guī)范

（1）掃描前準備工作

1.1 文件準備：文件應按照規(guī)定格式準備，文件的尺寸、頁碼、頁邊距、頁眉、頁腳等都應按照規(guī)定格式準備，以保證文件的質(zhì)量。

1.2 確定掃描份數(shù)：根據(jù)文件的數(shù)量，確定掃描份數(shù)，以保證文件的完整性。

（2）掃描處理

2.1 掃描設備：使用高清晰度、高質(zhì)量的掃描設備，以確保掃描效果。

2.2 掃描質(zhì)量：保證掃描質(zhì)量，以確保圖像的清晰度和完整性。

2.3 掃描格式：文件掃描后，應以PDF格式存儲，以保證文件的完整性。

2.4 文件備份：掃描后的文件應備份，以防止文件丟失。

二、文件存儲規(guī)范

1、文件存儲規(guī)范

（1）文件存儲結(jié)構：文件應按照主題、類別、時間等進行分類存儲，以方便查找。

（2）文件存儲路徑：文件存儲路徑應明確，以便查找文件。

（3）文件命名：文件命名應簡潔明了，以便查找文件。

（4）文件備份：文件應定期備份，以防止文件丟失。

檔案數(shù)字化應遵循哪些基本原則

1、基本原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對象的確定原則：

應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

4、價值性原則：

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數(shù)據(jù)準備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標準紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的？

檔案數(shù)字化加工流程
前期檔案整理
　　檔案借出
　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。
　　目錄數(shù)據(jù)準備
　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
　　頁面修整
　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　?。?）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備等進行掃描。
　　（2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
　　（3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
　　（4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。
　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　?。?）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
　　圖像存儲
　　存儲格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。
　　圖像文件命名
　　（1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

檔案錄入工作規(guī)范

紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范DA/T31-2005

1　范圍
本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術要求。
本標準適用于用掃描儀對各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。

2　規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB／T 17235.1 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼
GB／T 17235.2 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼
GB／T 18894?2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
ITU(CCITT)G3 二值圖像壓縮算法
ITU(CCITT)G4 二值圖像壓縮算法
DA／T18?1999 檔案著錄規(guī)則
檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
數(shù)字化 Digitization
用計算機技術將模擬圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的處理過程。
3.2
紙質(zhì)檔案數(shù)字 化Digitization of Paper?Based Records
對普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復印件紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化及應用的過程。
3．3
數(shù)字圖像 Digital Image
表示景物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡上采樣一連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
3．4
黑白二值圖像 Binary Image
只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。
3．5
連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像 Continuous?tone Still Image
以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字
圖像。
3．6
失真度 Distortion Measure
對檔案原件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，在同等測試環(huán)境下，數(shù)字圖像與檔案原
件色彩、幾何、壓縮算法等差值。
3．7
可懂度 intelligibility
表示數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。
3．8
清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現(xiàn)。
3. 9
　　 分辨率　Resolution
指單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)。
3.10
TIFF Tagged Tmage File Format
標記圖像文件格式。一種基于標記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應用程序之間和計算機平臺之間交換文件。因為它存儲圖像細微層次的信息非常多，圖像的質(zhì)量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復制儲存。
3.11
　　 JPEG Joint photographic Experts Group
聯(lián)合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受?？紤]儲存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復制儲存。

4 數(shù)字化基本流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲、檢索利用等工序。
4．1 案卷整理
對需要掃描的案卷進行適當整理，做出標識。
4．2 目錄建庫
為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫。
4．3 批量掃描
按照檔案數(shù)字化具體任務的整體安排按計劃分批次進行掃描。
4．4 數(shù)據(jù)處理
4．4．1 對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。
4．4．2 對裸數(shù)據(jù)進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數(shù)據(jù)的掛接、檢驗、上載、質(zhì)量檢查和備份。
4．5 信息存儲
根據(jù)不同的掃描圖像選擇適當數(shù)據(jù)格式、編碼方式和存儲介質(zhì)對信息進行保存。
4．6 檢索利用
按用戶需求提供檢索利用。

5 案卷整理
在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進行整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
5．1 分件
5．1．1 把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。
5．1．2 在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實際圖像放在圖像處理時進行重掃，替換指示頁。
5．1．3 填寫《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)，對需要特殊處理的頁，標識清楚。
5．2 分頁
對批量掃描前的檔案進行頁號、件號的標注。如在標注中與原檔案中的件數(shù)、頁號不一致，應以此為準。
5．3 拆卷
去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進行。
5．4 裝卷
按檔案保管要求恢復原裝訂。

6 建目錄庫
6．1 目錄著錄
根據(jù)DA／T18確定檔案著錄項，并進行著錄。
6．2 數(shù)據(jù)格式選擇
所選定的數(shù)據(jù)格式通用，應能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文
檔進行數(shù)據(jù)交換。
6．3 目錄輸入
將著錄好的目錄輸入計算機內(nèi)，建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫。

7 批量掃描
7．1 掃描方式
紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調(diào)圖像兩種方式。
7．1．1 頁面為單色文字的紙質(zhì)檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。
7．1．2 字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。
7．2 分辨率選擇
7．2．1 單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。
7．2．2 彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數(shù)值進行。
7．2．3 大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數(shù)碼平臺、縮微照像后膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應選擇1OOdpi以上。
7．2．4 需要時可根據(jù)原件的清晰度適當調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準。
7．3 特殊頁面的掃描
7．3．1 粘貼頁與表格
對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決
7．3．2 一般文本流程圖
采用適當?shù)姆直媛蕭呙杓熬植可罨夹g，確保文本流程圖清晰。同時采用不同設備滿足文本流程圖的掃描工作。
7．3．3 插圖
采用高分辨率灰度或彩色掃描技術將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。
7．3. 4照片
對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。
7．4 文件命名方式
7．4．1 建立文件夾
掃描時文件夾的建立應按檔案實體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨建立文件夾。
7．4．2　文件夾命名方法，以檔案實體中的檔號命名，一般為3位數(shù)，不足3
位數(shù)的左邊補“0”。

8 數(shù)據(jù)處理
8．1　圖像處理
8．1．1　糾偏
　 對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字)。
8．1．2　去污
　 去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污，應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。
8．1．2．1　局部去污，如去除黑邊、污點。
8．1．2．2　整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。
8．1．3　拼接
　 為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，對幅面分離的數(shù)字圖像進行拼接。
8．1．4　校對
8．1．4．1　一次校對，檢查掃描完的圖像質(zhì)量情況，對不合格的圖像進行標記退回重新掃描。
8．1．4．2　糾錯處理，根據(jù)一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質(zhì)
量等問題，結(jié)合《數(shù)據(jù)加工過程處理單》(見附錄A)情況，對每份圖像進行相應的處理。
8．1．4．3　二次校對，對一次校對及數(shù)據(jù)處理后的數(shù)字圖像再次進行檢查，并
標記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。
8．2　數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
8．2．1　文字錄入質(zhì)量
　 對錄入域清單上所標明的各著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于3‰。
8．2．2　圖像質(zhì)量
　 對紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質(zhì)量。
保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應各種紙張和手寫、印刷字的情況。
8．3　數(shù)據(jù)掛接
　　 檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對應準確程度的控制。
在生成裸數(shù)據(jù)光盤之前，根據(jù)資料整理信息、掃描前的標引信息及卷內(nèi)文件頁號信息核查圖像文件總數(shù)是否與實際文件數(shù)相等，如不相等則不能生成裸數(shù)據(jù)光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補掃。
8．4　數(shù)據(jù)檢驗
8．4．1　將裸數(shù)據(jù)進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。
8．4．2　對數(shù)據(jù)進行檢驗，給出合格或不合格結(jié)論。
8．4．3　將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤格式，拷貝到活動硬盤上。
8．4．4　系統(tǒng)應自動記錄檢驗進度。
8．5　數(shù)據(jù)上載
檔案數(shù)字化各工序的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡及時上載到數(shù)據(jù)服務器端匯總，其中數(shù)字圖像自動搜索對應的目錄數(shù)據(jù)，加入對應的電子地址數(shù)字圖像文件名，建立起一一對應的關系。
8．6　數(shù)據(jù)備份
定期對服務器的各類數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

9　信息存儲
　　 以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國際通用標準格式。采用國際標準的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲。
數(shù)字圖像的存儲管理應保持原紙質(zhì)檔案的保管模式對應存儲。
9．1　壓縮存儲格式
　 檔案數(shù)字圖像格式采用TIFF和JPEG數(shù)字壓縮編碼。
9．1．1　黑白二值圖像
　　　　 黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT　G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr)為15：1。也可采用TIFF（CCIFF　G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率(Cr)為3 O：1。
9．1．2　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像
　 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用JPEG數(shù)字壓縮編碼，平均壓縮率(cr)為15：1。
9．2　編碼方式
　　　 應盡是采用實時操作性強的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質(zhì)量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下
宜采用國際通用編解碼算法。
9．3　存儲方式與載體
　可選用在線和離線、不同載體進行存儲。

10　檢索利用
10．1　檢索利用方式
檔案數(shù)字圖像檢索利用可采用單機、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種方式。
局域網(wǎng)中傳輸利用，應保證數(shù)據(jù)在內(nèi)部局域網(wǎng)10Base?T帶寬下，平均1秒內(nèi)顯示響應完成?；ヂ?lián)網(wǎng)中傳輸利用，互聯(lián)網(wǎng)56Kbit／s帶寬下，平均5秒內(nèi)顯示響應完成。為此要求一般每頁檔案數(shù)字圖像的存儲容量為50K以內(nèi)。
10．2　檢索軟件配置
檢索軟件應符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項要求。檢索軟件應具備目錄檢索與檔案數(shù)字圖像方便調(diào)閱的基本功能。

桂林市檔案館掃描存檔要求

要求為應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數(shù)的設置和調(diào)整。
登記掃描檔案的頁數(shù)、色彩模式、分辨率等，如需要進行OCR識別的檔案應注明。在登記的同時應注意核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理登記單填寫掃描件的頁數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯掃時應及時補掃，并在登記表上注明原因和處理方法。

對檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像要進行什么處理

一、檔案人員崗位責任制 　　1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。 　　2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。 　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。 　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。 　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。 　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。 　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。 　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。 　　10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。 　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。 　　二、檔案保管制度 　　1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。 　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。 　　3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。 　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。 　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。 　　6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。 　　7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。 　　8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。 　　三、檔案復制制度 　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。 　　2、復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領導同意，由檔案管理人員進行復制。 　　3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。 　　4、對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。 　　四、檔案查借閱制度 　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。 　　2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。 　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。 　　4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。 　　5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。 　　6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。 　　五、檔案庫房管理制度 　　為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。 　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。 　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。 　　3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關工作。 　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。 　　5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。 　　六、檔案立卷歸檔制度 　　1、歸檔范圍 　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。 　　2、歸檔時間 　?。?）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。 　?。?）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。 　?。?）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。 　　3、歸檔要求 　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數(shù)。 　　（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。 　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。 　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。 　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。 　　4、歸檔手續(xù) 　　移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。 　　七、“三納入”、“四參加”制度 　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。 　　2、堤防處有關會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。 　　3、工程項目建設、科研、設備安裝、調(diào)試等業(yè)務活動要有專（兼）職檔案人員參加。 　　4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。 　　5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。 　　檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴處罰。 　　八、檔案史料編研制度 　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。 　　2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。 　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。 　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續(xù)。 　　九、文書材料歸檔制度 　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。 　?。?）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。 　　（2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。 　　（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。 　　（4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。 　　2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。 　　3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。 　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。 　　5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。 　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。 　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。 　　8、卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即： 　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號； 　　不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號； 　　圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。 　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。 　?。?）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）； 　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制； 　?。?）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內(nèi)； 　?。?）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容； 　　（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整； 　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上； 　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。 　　10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。 　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。 　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。 　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。 　　14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。 　　十、檔案移交制度 　　1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。 　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。 　　3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。 　　4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。 　　十一、會計檔案管理制度 　　為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。 　　1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。 　　2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。 　　3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。 　　4、調(diào)閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。 　　5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。 　　十二、聲像檔案管理制度 　　為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。 　　1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。 　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。 　　3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。 　　4、借閱聲像檔案，必須按有關規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。 　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。 　　6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。 　　十三、實物檔案管理制度 　　為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。 　　1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。 　　2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。 　　3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。 　　4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。 　　5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。 　　6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。 　　7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。 　　十四、檔案保密制度 　　1、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。 　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。 　　3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。 　　5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。 　　6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。 　　7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。 　　8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。 　　9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。 　　10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。 　　十五、檔案鑒定銷毀制度 　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。 　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。 　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。 　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。 　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。 　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。 　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。 　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。 　　十六、檔案利用制度 　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。 　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領導批準后方可查閱。 　　3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。 　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。 　　5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。 　　6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。 　　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。 　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。 　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。 　　10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。 　　11、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。 　　十七、檔案統(tǒng)計制度 　　1、檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求。 　　2、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。 　　3、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。 　　4、統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。 　　5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。 　　6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。 　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。