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檔案信息化:是指將傳統(tǒng)載體(紙質、磁帶、錄像帶等)轉化為計算機能夠識別的電子文件,也就是能計算機語言二維碼表示。比如,紙質檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉化成與word文檔類似的電子文件;紙質照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率,檔案保管條件、載體的限制,有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。
檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義,為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī),電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用,電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設,并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定,可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查:
(一)檔案工作責任制和管理制度落實情況;
(二)檔案庫房、設施、設備配置使用情況;
(三)檔案工作人員管理情況;
(四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;
(五)檔案信息化建設和信息安全保障情況;
(六)對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
檔案信息化建設主要包括:基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件,只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡,才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心,是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵,也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標準、規(guī)范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設,人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務,又熟悉信息技術的復合型人才。
法律分析:檔案鑒定工作注意事項:應當以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標準為依據(jù),不能自行其是。 要本著對歷史、對事業(yè)負責的態(tài)度認真、細致地工作,防止粗心大意。 對拿不準和有爭議的問題,一定要經(jīng)過仔細分析、研究之后再做決定,千萬不要草率行事。 檔案鑒定應遵循保存從寬、銷毀從嚴,孤本從寬、復本從嚴;本單位文件從寬、外單位文件從嚴,年久的從寬、近期的從嚴。
法律依據(jù):《中華人民共和國檔案法》
第一條 為了加強檔案管理,規(guī)范檔案收集、整理工作,有效保護和利用檔案,提高檔案信息化建設水平,推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,為中國特色社會主義事業(yè)服務,制定本法。
第十二條 按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應當建立檔案工作責任制,依法健全檔案管理制度。
第三十六條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設,與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。
第三十七條 電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定,可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查:(一)檔案工作責任制和管理制度落實情況;(二)檔案庫房、設施、設備配置使用情況;(三)檔案工作人員管理情況;(四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;(五)檔案信息化建設和信息安全保障情況;(六)對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。