檔案信息化建設規(guī)劃的要求

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化基礎建設的核心內(nèi)容主要是什么？

如何推進檔案工作規(guī)范化，標準化，信息化建設

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

最符合數(shù)字檔案室建設要求的國家標準

最符合數(shù)字檔案室建設要求的國家標準是檔案館建設標準。

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。截至2021年11月，中國為12250余件中國古代畫作建立起精準的數(shù)字化檔案。2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案室是單位信息化建設的基礎內(nèi)容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡設備和材料，建設獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。

數(shù)字檔案室的基本特征

1、檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。

2、檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

3、檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質、磁帶、錄像帶等）轉化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉化成與word文檔類似的電子文件；紙質照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。

各級人民政府應當將檔案信息化納入什么規(guī)劃

法律分析：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。