檔案信息化建設規(guī)劃表

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機關、團體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應當加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機構，明確人員編制，將所需經(jīng)費納入同級財政預算，并建立責任追究、目標管理制度。第二章　機構與職責第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負責組織、協(xié)調行政機關電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應當為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標準，指導制定檔案信息化建設規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協(xié)調、技術論證和項目建設評估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應當會同相關部門，按照國家、省有關規(guī)定和業(yè)務規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關數(shù)據(jù)標準，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進行監(jiān)督管理。同時，加強對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導。第九條　保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導、協(xié)調、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負責接收和保管其接收范圍內各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標準負責本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負責屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應當實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機構對符合下列歸檔范圍的電子文件，應當進行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；

　?。ㄈ┍緳C關需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機關的文件材料，下級機關的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑Ρ緳C關工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應當同時收集相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　　（一）文本文件：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　?。ㄈ﹫D形文件：用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設備獲得并經(jīng)計算機處理的動態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫文件）：用計算機軟、硬件系統(tǒng)進行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘斒占瘹w檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應當實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以“件”為單位進行。第十六條　電子文件歸檔應當符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應當齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內容并可供調取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標準，能夠長期有效讀取；

　　（三）具有永久保存價值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應當制成紙質檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲的電子文件應在解密后進行歸檔，壓縮電子文件應在解壓縮后進行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應當設置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標準，由市檔案行政主管部門會同質監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國家、省的相關標準制定，報市人民政府批準后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標準和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標準，報市檔案行政主管部門備案。

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網(wǎng)絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是什么

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面

各級人民政府應當將檔案信息化納入什么規(guī)劃

法律分析：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。

檔案規(guī)劃主要特點有

檔案規(guī)劃主要有以下特點。 1 無限的擴展能力。系統(tǒng)內置文書檔案、科技檔案、財務檔案等標準的檔案類型。同時支持自定義檔案。 2 與辦公信息管理系統(tǒng)無縫連接。辦公信息管理系統(tǒng)中含有歸檔模塊,可以對公文等流程內的文檔無損地歸檔。而檔案系統(tǒng)中含有公文解析模塊,可以將公文數(shù)據(jù)完整還原。 3 緊貼檔案實務,符合最新國家標準。集成了檔案專家和一線檔案工作者多年的豐富經(jīng)驗。功能全面,流程規(guī)范。遵循檔案的相關標準,包括著錄標準、信息分類和主題詞標引規(guī)則、整理標準、數(shù)據(jù)交換標準、電子文件存儲標準等。 4 豐富的搜索手段,快捷的檢索效率。檔案分類檢索。用戶可存儲查詢條件,將檔案信息在邏輯上進行分類管理?？煽鐜鞕z索,提供元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索,檢索方式可訂制,檢索結果可保存修改。