軍隊(duì)人事檔案信息化建設(shè)思考

隨著以信息化為核心的新軍事變革席卷全球，不斷深入推進(jìn)我軍信息化建設(shè)，提高我軍信息化條件下的整體作戰(zhàn)能力，已經(jīng)成為擺在我們面前一項(xiàng)十分緊迫而艱巨的歷史任務(wù)。我軍的信息化建設(shè)，是在機(jī)械化尚未完成的情況下進(jìn)行的，具有鮮明的自主性、跨越性特征，也存在著一些深層次矛盾，比如統(tǒng)與分、快與慢、建與用，等等。要處理好這些矛盾，必須在辯證統(tǒng)一中去理解、把握和籌劃信息化建設(shè)。堅(jiān)持“上下結(jié)合”，把搞好頂層設(shè)計(jì)和充分挖掘部隊(duì)積極性統(tǒng)一起來軍隊(duì)信息化建設(shè)，涉及武器裝備、體制編制、教育訓(xùn)練等各個(gè)方面，是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，非常有必要搞好頂層設(shè)計(jì)，以避免各自為戰(zhàn)、重復(fù)建設(shè)和互不兼容。同時(shí)，信息化建設(shè)也是一項(xiàng)具體任務(wù)，需集廣大官兵之智、聚集廣大官兵之力去具體實(shí)踐和落實(shí)。再則，各部隊(duì)的現(xiàn)狀、擔(dān)負(fù)的作戰(zhàn)任務(wù)及所處的作戰(zhàn)環(huán)境也不盡相同。這些情況決定了信息化建設(shè)不可千篇一律，套用一種模式，上層應(yīng)適度的“放”，使各部隊(duì)在聯(lián)系實(shí)際中尋找自身的坐標(biāo)，探索自身的建設(shè)。因此，如何搞好上下結(jié)合，避免“統(tǒng)”得太死或“放”得太寬，是一個(gè)必須解決的戰(zhàn)略性課題。達(dá)此目的，筆者以為要把握好以下幾點(diǎn)：建立上下結(jié)合、軍地結(jié)合、指技結(jié)合的決策機(jī)構(gòu)。在確保信息化建設(shè)決策層的權(quán)威性、能夠統(tǒng)籌和領(lǐng)導(dǎo)全軍信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，要吸收部分部隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和軍地有關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)專家參加，使決策群體既掌握大政方針，又了解部隊(duì)的實(shí)際情況；既明白技術(shù)問題，又精通戰(zhàn)術(shù)問題；既善于進(jìn)行宏觀籌劃，又能進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，從而使信息化建設(shè)決策實(shí)現(xiàn)權(quán)威性、科學(xué)性和群眾性的統(tǒng)一。把廣大官兵的積極性充分調(diào)動(dòng)和引導(dǎo)到正確的軌道上來。目前，關(guān)于該不該、能不能搞信息化的問題，部隊(duì)官兵的認(rèn)識(shí)還不夠一致，思想還不夠統(tǒng)一。主要有兩種傾向：一種是將信息化建設(shè)“神秘化”，認(rèn)為搞信息化建設(shè)沒有條件、高不可攀；另一種是將信息化建設(shè)“簡單化”，認(rèn)為全面開展信息化建設(shè)的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟，只要加把力，鼓鼓勁，便可手到擒來。孰不知，信息化建設(shè)是個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，組織不好，協(xié)調(diào)不夠，不僅會(huì)事倍功半，弄不好還會(huì)偏離目標(biāo)和方向。比如，20世紀(jì)90年代，美軍已擁有250個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，300多個(gè)物資管理系統(tǒng)，688個(gè)情報(bào)系統(tǒng)，以及數(shù)以千計(jì)的指揮控制系統(tǒng)，但這些各自獨(dú)立的系統(tǒng)，在飛速發(fā)展的信息技術(shù)面前很快過時(shí)，結(jié)果造成了巨大浪費(fèi)。鑒此，要通過多種有效途徑，使廣大官兵認(rèn)清我軍信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)所在，充分調(diào)動(dòng)廣大官兵的積極性，并注重將積極性引導(dǎo)到正確的軌道上來，按照統(tǒng)一部署和要求，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、積極穩(wěn)妥地推進(jìn)信息化建設(shè)。堅(jiān)持“快穩(wěn)結(jié)合”，把循序漸進(jìn)、穩(wěn)步推進(jìn)與跨越式快速發(fā)展統(tǒng)一起來信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的戰(zhàn)略任務(wù)，不可能一蹴而就、一勞永逸。要遵循信息化建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律，由易向難、由低到高、由簡向繁，循序漸進(jìn)、扎實(shí)穩(wěn)步地向前推進(jìn)。但是，穩(wěn)步推進(jìn)并不意味著按部就班、循規(guī)蹈矩，或跟在別人后面亦步亦趨。要看到我軍信息化建設(shè)起步較晚，而且是在機(jī)械化建設(shè)尚未完成的情況下進(jìn)行的，面對(duì)世界新軍事變革加速發(fā)展的新形勢(shì)，惟有選擇跨越式發(fā)展，才能適應(yīng)時(shí)代潮流而不落伍，把握主動(dòng)而成為領(lǐng)先者。這樣，如何正確處理穩(wěn)步推進(jìn)與跨越發(fā)展的關(guān)系問題，使二者相互促進(jìn)、相得益彰，就顯得十分重要和必須。為此：一是要堅(jiān)持以人為本，從解放思想、更新觀念入手，強(qiáng)化信息素養(yǎng)，為跨越式發(fā)展打牢“智力基礎(chǔ)”。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的跨越式發(fā)展，必須首先以人的思維的徹底解放和人的素質(zhì)的全面提高為前提。先進(jìn)的技術(shù)，可以通過引進(jìn)或從市場(chǎng)中直接購買的方式而迅速實(shí)現(xiàn)跨越，而人的素質(zhì)卻不能直接引進(jìn)和購買，必須實(shí)打?qū)?、一步一個(gè)腳印地做工作。二是要瞄準(zhǔn)科技發(fā)展前沿，注重整合各種軍事資源，盡可能謀求高點(diǎn)起步、快速發(fā)展。物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律告訴我們，某一運(yùn)動(dòng)事物抵達(dá)終極目標(biāo)的速度，受制于起始狀態(tài)。起點(diǎn)高，“后發(fā)者”往往可以“先至”。20世紀(jì)四五十年代，軍事強(qiáng)國經(jīng)過一番漫長而艱苦的積累發(fā)展后，才把軍事航空工業(yè)從螺旋槳時(shí)代帶入了噴氣時(shí)代，而新中國空軍直接獲取蘇聯(lián)長期積累所形成的先進(jìn)武器裝備成果，一步跨入噴氣時(shí)代。因此，推進(jìn)信息化建設(shè)，要注重運(yùn)用新理念、新技術(shù)、新原理、新成果、新方法來改造軍事系統(tǒng)，提高建設(shè)的起點(diǎn)和水平。三是要突出建設(shè)重點(diǎn)，以指揮體系的信息化建設(shè)等為突破口，帶動(dòng)整體信息化建設(shè)快速發(fā)展。以點(diǎn)上的成功做法，帶動(dòng)面上工作的深入開展，是我們行之有效的工作方法。信息化建設(shè)需要投入大量人力、物力、財(cái)力，具有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)性，而且我軍信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)不足，因而不可能馬上和全面鋪開。要突出指揮體系的信息化建設(shè)等重點(diǎn)和難點(diǎn)，著力構(gòu)建三軍一體、信息共享的C4ISR系統(tǒng)，以點(diǎn)上的突破帶動(dòng)其它方面信息化建設(shè)的快速發(fā)展。堅(jiān)持“軍地結(jié)合”，把依靠軍事系統(tǒng)力量與發(fā)揮地方優(yōu)勢(shì)統(tǒng)一起來信息技術(shù)及其應(yīng)用具有很強(qiáng)的開放性、擴(kuò)散性和通用性。這就意味著，市場(chǎng)上發(fā)展比較成熟的技術(shù)，軍隊(duì)就不必要“從頭再來”，完全可以“直接拿來”。對(duì)此，美軍就極力主張要加大利用民用信息技術(shù)的力度，以此提供網(wǎng)絡(luò)中心戰(zhàn)所需要的、安全可靠的“即插即用”的基礎(chǔ)設(shè)施。而事實(shí)亦證明，美軍信息化建設(shè)的突飛猛進(jìn)，很大程度上得益于充分借助了國家的“信息高速公路”。因此，推進(jìn)我軍信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持“軍地結(jié)合”，把依靠軍事系統(tǒng)力量與發(fā)揮地方優(yōu)勢(shì)統(tǒng)一起來。當(dāng)前，應(yīng)盡可能地將軍隊(duì)信息化建設(shè)納入國家信息化體系之中，走開放式發(fā)展之路。要依托地方信息產(chǎn)業(yè)，充分發(fā)揮地方科技資源雄厚的優(yōu)勢(shì)，著力搞好軍地科技資源的優(yōu)化重組和系統(tǒng)整合；要大力改革軍事教育，建立與國民教育接軌的軍地聯(lián)合辦學(xué)模式，加強(qiáng)與地方院校的交流與合作，建立信息化人才培養(yǎng)互動(dòng)架構(gòu)，并健全有關(guān)法規(guī)制度，完善工作運(yùn)行機(jī)制，最大限度地利用軍地教學(xué)資源；要采取各種有效措施，盡可能多地將地方電子、信息、通信、郵電等部門的科技人才充實(shí)到部隊(duì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，為進(jìn)行信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。堅(jiān)持“建用結(jié)合”，把成果創(chuàng)新與轉(zhuǎn)化成戰(zhàn)斗力統(tǒng)一起來推進(jìn)信息化建設(shè)的根本目的，在于提高信息化條件下的綜合作戰(zhàn)能力。因此，必須把信息化建設(shè)成果創(chuàng)新與轉(zhuǎn)化成戰(zhàn)斗力統(tǒng)一起來，不搞華而不實(shí)的“盆景?”，否則，就會(huì)陷入為了信息化而搞信息化的“怪圈”。提高信息力量資源的深度利用率。目前西方發(fā)達(dá)國家與發(fā)展中國家間因信息?“貧富”差距巨大而出現(xiàn)了“數(shù)字鴻溝”。這種“數(shù)字鴻溝”，不僅體現(xiàn)在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的差距，還體現(xiàn)在信息資源的深度利用上。比如，一些發(fā)展中國家軍隊(duì)裝備使用的電腦及網(wǎng)絡(luò)雖不落后，但是配套軟件尤其是作為知識(shí)體系重要組成部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)明顯滯后，軍兵種橫向兼容性差，信息共享能力低，出現(xiàn)了許多“信息孤島”和“信息煙囪”，致使許多高性能的計(jì)算機(jī)，無法進(jìn)一步向戰(zhàn)備、訓(xùn)練、管理等應(yīng)用性領(lǐng)域拓展，信息力量資源的深度利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。相反，信息化程度極高的美軍雖不擁有最為先進(jìn)的信息化硬件，但確有大中型數(shù)據(jù)庫3000多個(gè)，相當(dāng)于整個(gè)歐洲和日本的總和，今后還將以每年增加1000多個(gè)服務(wù)器的速度增長。因此，在信息化建設(shè)中，我們一定要提高信息資源的深度利用率，在搞好軟件的研發(fā)、兼容性等方面下功夫、求突破。大力推動(dòng)信息化建設(shè)成果的有效轉(zhuǎn)化。信息化建設(shè)成果，只有及時(shí)被運(yùn)用到軍隊(duì)建設(shè)特別是軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備實(shí)踐中，才能發(fā)揮作用。我軍信息化建設(shè)剛剛起步，尚未建立起完善的成果轉(zhuǎn)化機(jī)制，原有的機(jī)制又不能完全適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。因此，要盡快建立起能夠確保信息化建設(shè)成果轉(zhuǎn)化的機(jī)制，對(duì)于代表先進(jìn)戰(zhàn)斗力發(fā)展方向、符合軍事需求、適應(yīng)戰(zhàn)場(chǎng)環(huán)境的創(chuàng)新成果，給予必要的政策、人才、經(jīng)費(fèi)和物力支持，確保進(jìn)入決策、進(jìn)入實(shí)踐，最終轉(zhuǎn)化為部隊(duì)的戰(zhàn)斗力。注重在軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備實(shí)踐中檢驗(yàn)信息化建設(shè)成果。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。信息化建設(shè)成果，符不符合時(shí)代要求，符不符合作戰(zhàn)需要，不能僅通過從理論至理論的方式進(jìn)行，必須通過不斷實(shí)踐來檢驗(yàn)。當(dāng)前，要抓住軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備這個(gè)龍頭，以是否有利于提高軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備的效果，提高遏制和打贏未來戰(zhàn)爭(zhēng)的能力來檢驗(yàn)信息化建設(shè)成果的性能和質(zhì)量、拾遺補(bǔ)漏、校正偏差，確保信息化建設(shè)的健康發(fā)展。堅(jiān)持“遠(yuǎn)近結(jié)合”，把長遠(yuǎn)目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)需要統(tǒng)一起來我軍信息化建設(shè)，主要目的在于適應(yīng)世界新軍事變革的挑戰(zhàn)和國家長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的需要，推動(dòng)軍隊(duì)建設(shè)由機(jī)械化向信息化轉(zhuǎn)型，大力提升信息化條件下的整體作戰(zhàn)能力，確保打贏未來的信息化戰(zhàn)爭(zhēng)。因此，推進(jìn)信息化建設(shè)，需要持之以恒、連續(xù)不斷地進(jìn)行下去。但要看到，在對(duì)長期目標(biāo)的追求中，還有許多短期的、現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)和需求要滿足，也就是要具備隨時(shí)隨地都能“拉得出”、“上得去?”、“打得贏”的現(xiàn)實(shí)作戰(zhàn)能力，這就要求我軍的信息化建設(shè)既考慮近憂，又不忘遠(yuǎn)慮；即重視抓好軍隊(duì)正常建設(shè)，使部隊(duì)保持相對(duì)穩(wěn)定，訓(xùn)練有素，處于高度戒備狀態(tài)，能隨時(shí)對(duì)付近期可能發(fā)生的軍事威脅，又從長計(jì)議，針對(duì)遠(yuǎn)期可能出現(xiàn)的重大威脅，積極推進(jìn)新軍事變革和軍隊(duì)信息化建設(shè)。達(dá)此目的，很重要的一點(diǎn)就是要制定近期和遠(yuǎn)期軍事發(fā)展規(guī)劃，并對(duì)這些規(guī)劃定期進(jìn)行審查修訂，讓其滾動(dòng)發(fā)展，使軍隊(duì)信息化建設(shè)和軍事變革都有明確的方向。比如，美國不僅制定了中近期軍事計(jì)劃，如每個(gè)財(cái)政年度的《國防報(bào)告》和滾動(dòng)擬定的《五年防務(wù)計(jì)劃》，還推出了遠(yuǎn)期軍事發(fā)展規(guī)劃，如《2010年聯(lián)合構(gòu)想》和《2020年聯(lián)合構(gòu)想》。其他國家亦是如此，如：俄軍制定了《2001～2010年國家發(fā)展武器裝備與特種技術(shù)綱要》和旨在建立“天軍”的《2001～2010年國家航天計(jì)劃》；日本內(nèi)閣通過了為期15~20年的《新防衛(wèi)計(jì)劃大綱》；印度國防部推出了《國防建設(shè)10年規(guī)劃》和《1995～2015年國防建設(shè)規(guī)劃》。這些國防與軍隊(duì)長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃有3個(gè)共同點(diǎn)：其一是時(shí)間跨度長，一般都在10年以上，甚至2?0～30年；其二是“滾動(dòng)制定”，每隔幾年就制定一次，把規(guī)劃不斷推向未來；其三是全軍建設(shè)規(guī)劃與軍種建設(shè)規(guī)劃相銜接。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過長未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評(píng)聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決反對(duì)，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對(duì)其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對(duì)檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說的堅(jiān)決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機(jī)，但同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問題根源并且進(jìn)行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)計(jì)生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響，并制定針對(duì)性應(yīng)對(duì)措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢(shì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識(shí)，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對(duì)性

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗(yàn)，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對(duì)性，浪費(fèi)單位的資源。對(duì)影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對(duì)于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對(duì)各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識(shí)，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識(shí)，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對(duì)于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個(gè)部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性。科學(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相關(guān)方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

談當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
1.嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
7.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
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