智慧檔案庫(kù)房一體化管理系統(tǒng)

檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同，可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。
樓主可以考慮紹林科技開(kāi)發(fā)的匯博通是一個(gè)綜合文檔管理平臺(tái)，前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng)，它把企業(yè)的文件、檔案、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等，有機(jī)的結(jié)合到一起，使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協(xié)作與溝通變得更加容易，有序與方便。
應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化，文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。
同時(shí)，系統(tǒng)提供論壇中心、知識(shí)問(wèn)答、微博等知識(shí)共享平臺(tái)，在管理企業(yè)顯性知識(shí)的基礎(chǔ)下，有效促進(jìn)隱性知識(shí)的沉淀。
另外，企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理，從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個(gè)生命周期階段中都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。
并且，匯博通將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦，可實(shí)現(xiàn)公文審批，移動(dòng)協(xié)作，移動(dòng)考勤，即時(shí)溝通，信息查閱以及共享等功能，隨時(shí)隨地把企業(yè)文檔庫(kù)帶在身邊。
總的來(lái)說(shuō)，可以應(yīng)用到文檔管理的各個(gè)方面，通用性較強(qiáng)，同時(shí)也是一套OA系統(tǒng)，可以推進(jìn)企業(yè)知識(shí)文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識(shí)都有相應(yīng)的功能模塊，實(shí)用性較強(qiáng)。樓主可以參考一下他們官網(wǎng)的解決方案吧。

為什么XTG鑫泰格說(shuō)他們做檔案庫(kù)房很專(zhuān)業(yè)？

鑫泰格《XTG智能檔案庫(kù)房監(jiān)管控一體化平臺(tái)》是全新一代的庫(kù)房智能監(jiān)、管、控一體化軟件，軟件功能涵蓋庫(kù)房“十防”（防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）全部監(jiān)測(cè)、控制和管理內(nèi)容；軟件UI界面采用深藍(lán)色調(diào)，帶來(lái)高端、神秘的視覺(jué)沖擊力，界面風(fēng)格、布局更加符合智慧庫(kù)房建設(shè)需求；軟件采用全新的行業(yè)架構(gòu)，摒棄了溫控系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、入侵系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等多子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的舊理念，通過(guò)一體化集成手段，將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口打通、數(shù)據(jù)庫(kù)融合，更加符合大數(shù)據(jù)應(yīng)用原則，更加方便實(shí)現(xiàn)各子系統(tǒng)之間的聯(lián)動(dòng)和統(tǒng)一管理，真正實(shí)現(xiàn)庫(kù)房監(jiān)管控一體化。

什么是智慧檔案館？

智慧檔案館是智慧城市中的一個(gè)子系統(tǒng)，“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)”。筆者認(rèn)為，智慧檔案館的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案信息資源共享、跨平臺(tái)的服務(wù)集成，使用戶(hù)可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。

功能上主要體現(xiàn)在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的“智慧化”上，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面，實(shí)現(xiàn)了溝通感知、資源管理、建筑設(shè)施和服務(wù)創(chuàng)新四個(gè)方面的智慧化。

圖撲軟件?的智慧檔案館，利用了網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)以及人工智能等新技術(shù)，建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等于一體的整體化智慧檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的管理與利用，具有智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。

以資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具，重點(diǎn)打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用的最大化，實(shí)現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案館模式。檔案館運(yùn)行等各類(lèi)信息進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。

智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線(xiàn)圖、雷達(dá)圖、餅圖的多樣呈現(xiàn)方式使內(nèi)容更加豐富多彩。不同的數(shù)據(jù)間的展示方式不同，保證直觀(guān)的同時(shí)又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺(jué)效應(yīng)也更為真實(shí)飽滿(mǎn)。

越來(lái)越繁重的工程計(jì)算和某些特定的危險(xiǎn)工作已經(jīng)能由智能計(jì)算機(jī)來(lái)完成了，甚至可以超越人腦，做得更快、更準(zhǔn)確。復(fù)雜工作的定義是隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而變化的。

檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)

對(duì)于上級(jí)來(lái)文，錄入電腦后，可同時(shí)打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動(dòng)接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢(xún)及入檔時(shí)調(diào)用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。 可以各部室行一個(gè)總號(hào)，如 *中銀，也可以行多個(gè)號(hào)，如*中銀財(cái)，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動(dòng)對(duì)行文編號(hào)，包括行文序號(hào)和行文字號(hào)。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動(dòng)接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時(shí)間后統(tǒng)一打印。登記時(shí)只需手工輸入三項(xiàng)內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項(xiàng)中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢(xún)及入檔時(shí)調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類(lèi)方案：“年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限”分類(lèi)法；“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類(lèi)法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—年度”分類(lèi)法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度—保管期限”分類(lèi)法；“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類(lèi)法；“保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度”分類(lèi)法；“年度—保管期限”分類(lèi)法。檔案文件的來(lái)源分四類(lèi)，即來(lái)自收文、來(lái)自行文、新增內(nèi)容，進(jìn)行檔案錄入時(shí)，對(duì)于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號(hào)，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類(lèi)文件手工錄入即可。檔號(hào)、責(zé)任者等均為電腦自動(dòng)產(chǎn)生。檔號(hào)格式可以自定義。可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對(duì)收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)?？芍付ㄒ粋€(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢(xún)，如對(duì)于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個(gè)條件進(jìn)行查詢(xún)，所指定條件是“并且“關(guān)系。可打印查詢(xún)報(bào)告，打印出所查詢(xún)到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對(duì)檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識(shí)別(OCR)、正文錄入、校對(duì)、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類(lèi)目設(shè)置、分類(lèi)排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能實(shí)現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類(lèi)號(hào)自動(dòng)標(biāo)引的功能）；檢索查詢(xún)；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實(shí)體管理(包括對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)的管理或處理)。主要功能一是通過(guò)與公文管理子系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進(jìn)行預(yù)歸檔，通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要?dú)w檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過(guò)對(duì)已有館藏文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的全面自動(dòng)化管理和提供不受用戶(hù)站點(diǎn)限制的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)利用服務(wù)。根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的模塊：●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊●檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理模塊●檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)利用模塊●系統(tǒng)維護(hù)模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶(hù)權(quán)限分配模塊