隨著辦公無(wú)紙化、文檔一體化和業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展，電子檔案管理已成為檔案工作的緊迫任務(wù)。上海市檔案局順應(yīng)時(shí)代要求，在中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)（以下簡(jiǎn)稱上海自貿(mào)區(qū)）開(kāi)展試點(diǎn)工作，采用制度+管理+技術(shù)協(xié)同推進(jìn)方式，積極探索電子檔案管理工作，為電子檔案單套制管理提供了一系列可復(fù)制可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

　　迎難而上重點(diǎn)攻關(guān)

　　2014年，《中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）頒發(fā)?！稐l例》第四十四條明確規(guī)定：電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。依托這一地方性法規(guī)，上海自貿(mào)區(qū)先行先試，開(kāi)展電子檔案單套制管理工作，但在實(shí)踐中遇到了一些突出問(wèn)題，如電子檔案保存規(guī)范缺位、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能不完善等。

　　為更好服務(wù)上海自貿(mào)區(qū)建設(shè)、突破電子檔案管理瓶頸，上海市檔案局將探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式作為2015年度重點(diǎn)課題，在上海自貿(mào)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局開(kāi)展試點(diǎn)，對(duì)電子文件單套制管理中的突出問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)攻關(guān)。

　　在市檔案局的指導(dǎo)下，試點(diǎn)工作順利進(jìn)行。通過(guò)研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，完善電子文檔一體化管理流程，制定電子檔案單套制管理配套制度，落實(shí)數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)措施，上海自貿(mào)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局解決了以往工作中的瓶頸問(wèn)題，保證了電子檔案管理的可控、可溯和可靠。

　　2016年8月，上海自貿(mào)區(qū)管委會(huì)采納了市檔案局的部分研究成果，頒發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)中國(guó)（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，加快推進(jìn)上海自貿(mào)區(qū)電子檔案單套制管理。

　　日前，上海市檔案局印發(fā)的《上海市檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃》指出，上海自貿(mào)區(qū)積極開(kāi)展電子檔案管理單套制試點(diǎn)，取得了成功經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上將進(jìn)一步完善電子檔案保管期限表、完善相關(guān)管理制度與應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理。上海市檔案局局長(zhǎng)朱紀(jì)華提出，十三五期間，上海檔案部門(mén)要積極推進(jìn)電子檔案單套制管理實(shí)踐，為全國(guó)提供可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)。

　　協(xié)同推進(jìn)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新

　　上海市檔案局在試點(diǎn)單位采用制度+管理+技術(shù)協(xié)同推進(jìn)的方式，打破了紙質(zhì)和電子文件均需歸檔的傳統(tǒng)管理模式，完成了3大方面的創(chuàng)新。

　　在制度建設(shè)上，試點(diǎn)單位積極建立健全電子檔案管理制度，結(jié)合工作實(shí)際，先后制定了《上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局電子文件歸檔整理操作細(xì)則》《上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局電子檔案長(zhǎng)期保存管理規(guī)范》等電子檔案管理制度，使電子檔案單套制管理試點(diǎn)工作有章可循、有規(guī)可依。

　　在管理模式上，試點(diǎn)單位將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對(duì)接，變分散管理為全程管理；要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在文件辦結(jié)并通過(guò)審核后，立刻提交歸檔文件，變年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證了電子檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案的服務(wù)功能，方便政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位和個(gè)人進(jìn)行檔案查詢，提高了辦事效率。

　　在技術(shù)保障上，試點(diǎn)單位緊緊圍繞電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用的要求，應(yīng)用了電子簽名、元數(shù)據(jù)采集、日志管理等技術(shù)，研發(fā)了一套適合單套制管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)了通用數(shù)據(jù)采集、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、電子檔案離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，有效解決了電子文件接收難、電子檔案管理難和長(zhǎng)期保存難等問(wèn)題，使各業(yè)務(wù)部門(mén)在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和互信的軟件系統(tǒng)上開(kāi)展一體化管理，保障了電子檔案來(lái)源可信、管理可靠、長(zhǎng)期可用。

　　總結(jié)經(jīng)驗(yàn)助力實(shí)踐

　　上海市檔案局在開(kāi)展電子檔案單套制管理試點(diǎn)工作中形成了一系列有效經(jīng)驗(yàn)，其中最為關(guān)鍵的是抓住政策機(jī)遇、推進(jìn)制度規(guī)范、做好技術(shù)保障。

　　抓住政策機(jī)遇是基礎(chǔ)。上海市檔案局結(jié)合《條例》要求，利用上海自貿(mào)區(qū)法治保障和政策優(yōu)勢(shì)，因勢(shì)利導(dǎo)、順勢(shì)而為開(kāi)展試點(diǎn)工作，回應(yīng)了電子政務(wù)建設(shè)的需要，適應(yīng)了智慧城市建設(shè)的要求，提升了行政服務(wù)效能。下一步，上海市檔案局將在文書(shū)類電子檔案管理基礎(chǔ)上拓展門(mén)類，進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理。

　　推進(jìn)制度規(guī)范是關(guān)鍵。電子檔案與紙質(zhì)檔案既有相同的本質(zhì)屬性，又有明顯不同的管理方式。推行電子檔案單套制管理，需要遵循電子檔案的形成規(guī)律。上海市檔案局依照先行先試、風(fēng)險(xiǎn)可控、分步推進(jìn)、逐步完善的原則，在實(shí)踐中不斷總結(jié)、不斷創(chuàng)新，不斷研究制定電子檔案收、管、存、用各個(gè)環(huán)節(jié)的配套制度，為電子檔案單套制管理提供制度保障。

　　做好技術(shù)保障是支撐。進(jìn)行電子檔案單套制管理需要進(jìn)行系統(tǒng)再造，實(shí)現(xiàn)電子檔案全程化和專業(yè)化管理；采用經(jīng)第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)認(rèn)證的數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)，對(duì)電子檔案管理各環(huán)節(jié)的相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行身份確認(rèn)，保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長(zhǎng)期保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)可靠和可信；實(shí)現(xiàn)電子檔案分層次、分類別、按需求、按權(quán)限的便捷利用，不斷提升電子檔案資政惠民服務(wù)的效應(yīng)。