工程電子檔案管理系統(tǒng)

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉(zhuǎn)換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調(diào)把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結構、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復雜,其管理不僅涉及計算機工程技術，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標準、知識產(chǎn)權保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務大系統(tǒng)的關系,甚至投資預算等方面，各方面之間的關系錯綜復雜。
3.重視組織管理的科學化
個復雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術結構復雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經(jīng)濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉(zhuǎn)換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
2、系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
第十四條系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。
第十五條系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結構的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。
第四十條系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能。
第四十二條系統(tǒng)應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能

集中存儲：為企事業(yè)單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享。目錄結構：支持樹形目錄結構，可無限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結構?？勺远x目錄排序。組織內(nèi)部所有成員可輕松的實現(xiàn)文件的安全共享與查看。文檔排序：支持根據(jù)文檔的標題、大小、日期、上傳人等屬性進行排序。顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。全文搜索：E6全文搜索及高級搜索引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需文件。文檔編輯器：可直接在系統(tǒng)瀏覽器中創(chuàng)建、閱讀和編輯Office文件，無須改變現(xiàn)有的任何操作習慣，無需下載或安裝軟件。多文件上傳：E6支持文件的批量上傳及壓縮包導入，實現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲管理，支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類型文件。版本管理：E6強大的版本管理功能，文檔關聯(lián)多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。自動編號：系統(tǒng)提供25種變量，可自由組合設計編號規(guī)則。配合規(guī)則進行條件匹配可實現(xiàn)靈活的編號效果。文檔審計：文檔審計信息描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。Office集成：E6與Office無縫集成，可直接在系統(tǒng)中新建、閱讀、編輯各類Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及縮略圖：系統(tǒng)會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預覽文檔內(nèi)容。鎖定保護：E6除了提供權限控制保護外，還提供鎖定保護機制，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。文檔鏈接：支持將文檔發(fā)送至常用文檔，用戶無需每次在打開各個目錄中查找； 支持將文檔發(fā)送至目錄，方便其他部門查閱；支持將文檔發(fā)送至指定用戶從而協(xié)同完成工作； E6與電子郵件集成，支持直接將文檔發(fā)送至Email，無需登錄郵箱及手動上傳附件，操作簡便、非常實用。關聯(lián)文檔：文檔新建或上傳后，系統(tǒng)會自動或手動為文件生成唯一編號，支持文檔的批量關聯(lián)。E6支持通過文件唯一編號，實現(xiàn)文檔與相關文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進行關聯(lián)，點擊鏈接即可一鍵快速查看。系統(tǒng)會自動為上傳的Office文檔、txt、pdf等類型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音、視頻類文件增加摘要及縮略圖，便于預覽查看。摘要及縮略圖功能簡化了操作，用戶無需逐個打開文檔即可快速預覽文檔內(nèi)容。規(guī)則應用：系統(tǒng)支持為目錄設定規(guī)則，指定動作、條件和操作，當動作觸發(fā)符合設定的條件，系統(tǒng)則自動執(zhí)行規(guī)則的操作。規(guī)則兩個主要功能：一是將文檔自動歸檔到規(guī)則指定的目錄下，實現(xiàn)規(guī)范化管理；二是：文檔自動發(fā)起審批進入流程，實現(xiàn)文檔審批自動化。權限管理：提供權限控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實現(xiàn)文檔安全共享。存儲加密：文件采用加密存儲，防止文件擴散，全面保證企業(yè)級數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。模板管理：支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量Office模板文件，授權給用戶使用。用戶在新建文檔時，可調(diào)用授權的模板。系統(tǒng)自動統(tǒng)一規(guī)則命名文檔，實現(xiàn)文件名標準化管理。文檔借閱：E6支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問權限。被借閱用戶會收到系統(tǒng)發(fā)送的即時消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時間對借出的文檔自動進行收回處理。多媒體查看器：E6除了管理文檔外，還支持多媒體數(shù)字資產(chǎn)的存儲及管理。您可以直接在系統(tǒng)中預覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD圖紙管理：E6為了滿足工程建筑、房地產(chǎn)等行業(yè)的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預覽及管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。紙質(zhì)文檔電子化管理：E6除了可以管理電子文檔、多媒體文件、CAD圖紙外，還支持紙質(zhì)文檔電子化管理。通過掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者PDF存儲至系統(tǒng)。Office無縫集成：E6與Office無縫集成，系統(tǒng)操作與本地操作無異，無需改變?nèi)魏瘟晳T，即可快速上手熟練使用系統(tǒng)，可多人協(xié)同編輯文檔，多版本管理，提高工作效率。掃描儀集成：與掃描儀緊密集成，通過掃描儀將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子的圖片或PDF文件存儲。減少通過文件柜或抽屜查找紙質(zhì)文檔所花費的時間，降低紙質(zhì)文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用戶使用而重復復印造成大量紙質(zhì)成本的浪費。

電子檔案管理系統(tǒng)的基本概念

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)》是特力惠電子有限公司2000年最新推出的網(wǎng)絡版企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，運行于微軟的Windows NT網(wǎng)絡環(huán)境，支持微軟公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系統(tǒng)。該系統(tǒng)目前廣泛應用于國內(nèi)的一些大型企業(yè)，以及眾多的大中型設計院?！峨娮訖n案管理系統(tǒng)》符合檔案管理要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發(fā)的檔案分類標準。適于建立各類檔案的光盤管理系統(tǒng)，如黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、技術管理、生產(chǎn)、產(chǎn)品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、干部職工等類的檔案?？蓪n案數(shù)據(jù)庫進行備份，可設定檔案密級，可按部門按專業(yè)按用戶級別檢查訪問權限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。分類表、數(shù)據(jù)庫結構、記錄格式、統(tǒng)計項目、報表格式等都可由檔案管理員根據(jù)企業(yè)的實際情況設定?？纱鎯芾砗蜑g覽多達200多種存儲格式的各類文件資料，例如圖紙文件、CAD文件、彩色圖像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。聲音、錄像等多媒體文件也可存儲于光盤檔案中?？蓪n案存儲于光盤中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盤，支持多光盤系統(tǒng)和可移動光盤。MS SQL ServerOracle、Sybase 等數(shù)據(jù)庫都可直接連接。采用流行的客戶/服務器結構，運行于Windows98/NT網(wǎng)絡環(huán)境，可與企業(yè)網(wǎng)和Internet網(wǎng)相連，并提供WWW方式的瀏覽服務。具有系統(tǒng)設置、權限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換十大模塊?？稍诰W(wǎng)絡環(huán)境下實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權限允許范圍內(nèi)下載檔案?？蓪n案部門現(xiàn)有的檔案目錄管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)入新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可在系統(tǒng)中繼續(xù)管理上傳文件，提供借閱、歸還、催還等功能。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是一套用于企業(yè)和工程設計單位的計算機光盤檔案管理系統(tǒng)。它不僅可以將各類檔案資料壓縮存儲于光盤之上,而且可以在網(wǎng)絡上實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和下載利用,將光盤存儲、圖紙智能化處理與檔案管理有機地結合在一起，可使用戶真正甩掉紙介質(zhì)圖庫。該系統(tǒng)既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。目前，市面上最著名的知識庫管理系統(tǒng)還有致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)、煒邦圖文檔管理軟件、德雅文檔管理系統(tǒng)、易度文檔管理系統(tǒng)。

電子檔案管理系統(tǒng)應包括哪些功能？

1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫
檔案管理庫中數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結構查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進行整理。
5、檔案密級鑒定
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調(diào)整。
6、檔案利用
針對系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標檔案。提供在線電子借閱，紙質(zhì)檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計
檔案統(tǒng)計是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實時的、全面掌握檔案系統(tǒng)當前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實現(xiàn)實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。

有關電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務的優(yōu)勢。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計算機技術的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ鳎畔n案的建立更是標志著辦公自動化的完成，但是與此同時利用電子平臺進行檔案管理也存在一定的缺陷和風險。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對電子信息管理的弊端來采取一定的防范 措施 是一個值得探索的問題。

[關鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號：TU855 文獻標識碼：A 文章 編號：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標準

符合規(guī)范性指的是在利用信息時，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來源、閱讀和使用信息時不應超出管理規(guī)范。嚴格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關規(guī)則目的在于提升整個電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對檔案信息進行采集、整合、存儲、傳送以及利用并進行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個管理系統(tǒng)中精準性、真實性和實時性是需要把握的關鍵，精準性和真實性保證了檔案信息的真實、可靠，實時性保證了檔案信息的價值，在管理這些信息時，按照檔案價值進行合理利用，充分遵循科學發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標準。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理之后要與實際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時與真實使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結構和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實現(xiàn)共享的同時保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個可以被充分利用的平臺，方便信息間的傳遞和高效運用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲存和掃描檔案文件時做好檢測和約束工作。

二、 電子信息檔案的風險管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網(wǎng)絡技術 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進，給電子信息__也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在對于保護電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高;再次，我國網(wǎng)絡信息保密技術相對落后，不能給信息檔案帶來全方位的保障。

針對以上種種問題，制定一個較為完備的措施來做好信息檔案的__是當前急需解決的問題。首先，從制度上說，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對信息檔案資料的登記、查閱紀錄、復制和銷毀制度的管理，不同權限的管理員只能按照制度在自己的職權范圍內(nèi)對信息檔案進行修改，不能越權執(zhí)行。為了確保機要信息不被泄漏，做好各層級的__是對信息保密的重要保障，而嚴格遵循信息檔案保密制度才能將這項管理工作落實到位。其次，從管理信息本身來說，加強對電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對紙質(zhì)檔案信息進行管理整合，對于電子信息還要對磁盤和光盤類文件加密防改寫，儲存的時候要注意避開有損關盤、磁盤的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要則需要單獨設立一個檔案庫與辦公室和閱覽室分開，并對檔案庫設立門禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關使用制度，并對電子檔案管理系統(tǒng)知識做到及時的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權批準，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對其進行拷貝，因此要做好防復寫加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強__，對涉密人員的權限進行嚴格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時要將整個借閱過程紀錄下來。及時更新電子信息化知識，主要針對日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢詫_管理人員進行定期知識上的更新培訓，還可以從多 渠道 、多方式上對保密人員進行 教育 和知識的傳導。例如，加強密碼加密技術、數(shù)據(jù)保護技術、鑒別技術等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風險控制

風險控制與__是相輔相成的，除了上述對__的闡述外，風險控制也有相應的避免措施。如果說__是事先的、全面的__，那么風險控制則顯得更加緊急、更加具有針對性。積極引進最新的信息技術以及制定一系列的規(guī)章制度是及時消除風險、預防風險、保護電子信息基礎。對風險的控制可以從緩解風險、分散風險以及評估風險三個方面著手。

緩解風險簡單來說就是將風險降到最小，將外界問信息的干擾最小化。目前最常見的緩解風險的措施是轉(zhuǎn)移風險，即制定應變計劃或者重新布置等手段來恢復受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時候、什么情況下在第一時間對風險情況進行及時處理才是最重要的。分散風險則是利用更改配置設置、外包給分支機構處理、購買 保險 等等方式分散風險，還可以與供應商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡化風險問題。當然，外包的同時也會存在一定的風險，對這部分的風險需要嚴格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風險的關鍵是要遵守相應的標準。評估風險有助于防范可能發(fā)生的風險，對風險進行評估其目的是為了更加科學合理地探究引起風險的因素，并了解風險發(fā)生的概率和可能帶來的危險性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風險是客觀存在的難以預測的，其危害性大，只有制定一套完善的風險防范系統(tǒng)才能有效達到控制風險的目的。

三、結語

綜上所述，建立一個完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運用過程中的__和風險防范工作。__需要不僅需要對文件進行加密保護，更重要的是對涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時更新和教育，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估，防范于未然。

參考文獻

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摘要:人們在日常生活和工作中形成的有保存價值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設計與管理實踐的角度進行探討。

關鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設計的自動化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應將自動化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動采集,照片號和底片號可根據(jù)構成規(guī)則自動生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、 Excel 數(shù)據(jù)著錄模板。大量內(nèi)容相同的信息可通過下拉式復制拷貝完成,并可無縫導入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫。自動化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準確、規(guī)范,就會自動生成各種統(tǒng)計圖表;自動生成各種適合紙質(zhì)相冊的照片說明標簽、冊內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設機構照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個角度觀察數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范化程度,對數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號、底片號的查重與構成規(guī)則,題名、文字說明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個角度進行統(tǒng)計分析,如可選擇專題、機構、年度、期限、冊號、組號、照片類型等作為維度,照片號作為計數(shù)的度量值,進行單項統(tǒng)計分析或組合統(tǒng)計分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書架和相冊。用戶可建多個書架,每個書架可建多本相冊,每本相冊根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊的封面、背景、芯頁均“可換膚”,還設計了背景音樂、書立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說明等信息移植到另一臺裝有“數(shù)碼書架”的電腦中。電子照片管理的后臺采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫,只需點擊一個按鈕,就能將前臺的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺數(shù)據(jù)庫中。這些數(shù)據(jù)庫中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺,或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁,發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔,包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫,其他用戶即可通過(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對文件進行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進行設置,在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后,應用“退出系統(tǒng)”關閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權力。

3、統(tǒng)計報表功能統(tǒng)計報表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡建設和存儲容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進行轉(zhuǎn)換關系的定義,即指定原來數(shù)據(jù)庫的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫字段的對應關系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結構上的安全,如它應該能記錄下那些因為隱含安全問題而被拒的請求等,以確保電子檔案的真實性。為保障電子檔案的真實性、完整性,筆者認為應從電子檔案密級設定、保密技術使用、系統(tǒng)備份與恢復三個方面著手。

1、保密技術。保密技術主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中的真實性與有效性。電子簽名技術、電子水印技術、電子印章技術都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術。除此之外,一些適合電子檔案長久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復。系統(tǒng)備份與恢復用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時的恢復與備份,這項功能是否運行良好直接影響到整個系統(tǒng)的所有實體與功能。僅對利用實體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費用但是還未得到電子檔案時發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復將記錄下用戶的交費行為,并在系統(tǒng)的隨后運行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級設定。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連。根據(jù)我國國家標準DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級可以分為:絕密級、機密級、秘密級、內(nèi)部級、國內(nèi)級、公開級等六個級別。筆者認為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務的,服務種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務的種類劃分更多電子檔案的密級,用戶訂購了哪種類別的服務,則相應具有哪種電子檔案的訪問權。

參考文獻:

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檔案管理系統(tǒng)軟件哪個好

檔案管理系統(tǒng)軟件好的有：

1、多可電子檔案管理軟件

這款軟件最主要的功能是將自己的紙質(zhì)檔案管理變成電子的檔案管理，這款功能，還算是比較實用的，支持實時錄入，支持關鍵詞檢索，還支持數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

基本上能夠滿足廣大用戶對于工作以及生活的需求，最重要的是多可檔案管理系統(tǒng)，又新研發(fā)出了升級擴充產(chǎn)品，這其實是對于少部分人來說是比較實用的。

2、文迪公文與檔案管理軟件

這款軟件是以文檔管理為主要功能，能夠滿足大家對于管理文檔的需求，而且是嚴格按照我國的法律法規(guī)為用戶設定的軟件，尤其是能夠針對公文網(wǎng)文檔軟件進行管理。

所以在隱私方面應當是做得比較好的，其中還包括銷毀功能，能夠讓大家擺脫歸檔以及因銷毀而浪費的精力，也解決了大家對于公文保管不容易的問題。

3、求索人事檔案管理軟件

這一款檔案管理軟件屬于人力資源管理軟件，對于人事的資料管理的特別清晰，雖然也提供一些關鍵詞搜索以及銷毀功能，但是最主要的還是能夠?qū)⒚恳晃粏T工以及領導的個人信息羅列的非常清楚。

而且能夠支持企業(yè)調(diào)檔，所以如果領導想要了解一個員工的信息，完全可以使用這個檔案管理系統(tǒng)，直接點擊人名就可以展現(xiàn)一切的資料。

4、晨科文件檔案管理軟件

不同于其他的檔案管理軟件這一款軟件專門是針對文件管理的，當然這個文件可以是多方面的文件，可能是關于人力資源的文件，也可能是關于財務文件。

所以就是怕用戶會提供不同種文件，因此這個系統(tǒng)做的好的一點就是將隱私保證的特別好。

5、好用檔案管理軟件

這款軟件既可以為企業(yè)準備，可以為個人準備，只要是涉及到自己的檔案以及材料管理的都會提供注冊，而且檔案錄入的方式有很多種，可以是拍照可以是掃描。

能夠及時的監(jiān)測手機后臺擁有哪些適配的軟件和程序，更快的幫助用戶將檔案錄入，節(jié)省雙方的經(jīng)歷時間。