檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標(biāo)。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學(xué)知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對工作人員進行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標(biāo)。實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要： 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中，為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求，檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測，對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，進一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強基礎(chǔ)工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)，建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確，有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用，但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備，因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素，一切工作的開展都需要檔案人員來完成，所以為了促進檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其思想意識，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié)，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值，為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn)，配置齊全的硬件設(shè)施，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng)，制定完善的規(guī)章管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻:

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[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與檔案數(shù)字化建設(shè)的區(qū)別

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一個系統(tǒng)綜合工程，其目的是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。檔案數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的核心。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標(biāo)任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復(fù)勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴(yán)格把關(guān)。同時檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對計算機、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件公司設(shè)計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

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[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點，總結(jié)信息技術(shù)帶來的影響，并制定針對性應(yīng)對措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負責(zé)。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對性

檔案管理信息化建設(shè)是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性。科學(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設(shè)工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的問題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

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