收發(fā)文檔案管理系統(tǒng)

基于ASP的收發(fā)文管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公的需求，收發(fā)文管理系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度，增強(qiáng)辦公的透明性，實(shí)現(xiàn)信息、文檔資源的統(tǒng)一管理，方便領(lǐng)導(dǎo)決策，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的重要工具，越來(lái)越受到人們的重視。

我們選擇B/S三層結(jié)構(gòu)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL Server，WEB服務(wù)器運(yùn)行微軟的IIS，以ASP(Active Server Pages)作為開(kāi)發(fā)工具，客戶端用IE瀏覽器。

B/S模式體系結(jié)構(gòu)概述

B/S模式是指在TCP/IP的支持下，以HTTP為傳輸協(xié)議，客戶端通過(guò)Browser訪問(wèn)Web服務(wù)器以及與之相連的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)及體系結(jié)構(gòu)。它由瀏覽器、Web服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器組成（圖1）。B/S模式突破了傳統(tǒng)的文件共享及C/S模式的限制，實(shí)現(xiàn)了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過(guò)瀏覽器即可訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而克服了時(shí)間和空間的限制。

B/S模式的工作原理是：客戶端的瀏覽器通過(guò)URL訪問(wèn)Web服務(wù)器，Web服務(wù)器請(qǐng)求數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，并將獲得的結(jié)果以HTML形式返回客戶端瀏覽器。

功能模塊

基于收發(fā)文檔一體化的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，可將系統(tǒng)分為如下幾個(gè)子模塊。

（1） 系統(tǒng)管理

作為系統(tǒng)管理員，他可以對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括人員維護(hù)、科室維護(hù)、模塊維護(hù)、人員職能維護(hù)、人員職務(wù)維護(hù)、用戶權(quán)限維護(hù)、用戶口令維護(hù)、系統(tǒng)配置項(xiàng)的維護(hù)另外還可以對(duì)全局公告欄的類別進(jìn)行維護(hù)。

（2） 發(fā)文管理

發(fā)文管理是一個(gè)單位對(duì)具有約束能力文件形成過(guò)程的一種管理。如執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)審、會(huì)簽、簽發(fā)、文書(shū)打印、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件送閱和批復(fù)完全在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成，所有的工作流程可以由用戶自定義，所有的送交批閱痕跡，修改痕跡，操作時(shí)間和操作人都被詳細(xì)保留。同時(shí)，對(duì)發(fā)文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索等功能。

它主要的用于像公司規(guī)章制度的形成、檔案室制度的形成、財(cái)務(wù)室制度的形成、干部任免文件的形成、職工獎(jiǎng)罰規(guī)定的形成、庫(kù)存管理制度的形成、安全生產(chǎn)制度的形成、及其它對(duì)所有人都具有約束性的文件的形成過(guò)程。

圖(2)是整個(gè)發(fā)文的流程圖，用戶可以根據(jù)需要選擇其中的某些步驟來(lái)完成發(fā)文的管理。

圖2

（3） 收文管理

收文管理主要對(duì)外來(lái)公文進(jìn)行登記和處理。主要用于登記像稅務(wù)局發(fā)來(lái)的文件、公安部門發(fā)來(lái)的文件、總公司發(fā)來(lái)的文件行業(yè)主管部門來(lái)文的處理過(guò)程、協(xié)作單位發(fā)來(lái)的文件處理過(guò)程、兄弟單位發(fā)來(lái)的文件處理過(guò)程、及其它外來(lái)的公文文件的處理過(guò)程。

主要的處理過(guò)程有：收文登記、主任擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、處室承辦、傳閱、送交歸檔等功能。在領(lǐng)導(dǎo)批辦界面可以將文件送往更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，到底由哪些處室承辦，送交給哪些處室由最高領(lǐng)導(dǎo)決定。管理人員可以通過(guò)“收文查詢操作”對(duì)收文處理全過(guò)程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督。

對(duì)辦理完畢的收文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。

圖(3)是整個(gè)收文的流程圖，用戶可以根據(jù)需要選擇其中的某些步驟來(lái)完成收文的管理。

圖3

（4） 檔案管理

對(duì)本部門或其它部門發(fā)送的文件進(jìn)行接收，然后將文件進(jìn)行組卷（將文件組入某一案卷中）、移卷（將某案卷中的文件移動(dòng)至其它案卷）、移出（將某案卷中的文件移出案卷）。對(duì)于未立卷的收發(fā)文文件，可以組卷。對(duì)于檔案可以進(jìn)行封卷，拆卷，銷毀案卷，對(duì)封卷的案卷或未封卷的案卷都可以進(jìn)行借閱和查詢管理，您可以在此進(jìn)行檔案的借閱、歸還。還可以對(duì)檔案的閱讀權(quán)限進(jìn)行有效地分配管理。

相關(guān)的實(shí)現(xiàn)技術(shù)

1、典型數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)

在收發(fā)文管理系統(tǒng)中，任意收文或發(fā)文文件都對(duì)應(yīng)一個(gè)默認(rèn)流程（事先已經(jīng)定義好了），文件按照流程中指定的步驟逐次向下流轉(zhuǎn)。以某收文流程為例有：收文登記—〉主任擬辦—〉領(lǐng)導(dǎo)批辦—〉處室承辦—〉送交歸檔。為了對(duì)文件進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)監(jiān)督它的流向進(jìn)程或者考察在某些階段處理的詳細(xì)情況，這就要求我們提供兩個(gè)重要的數(shù)據(jù)表，在本系統(tǒng)中為數(shù)據(jù)表gw_mrlc和數(shù)據(jù)表gw_cllc。

其中，gw_mrlc（wdlx,lcmc,ry,xh,clm,clr）記錄了系統(tǒng)中用到的各默認(rèn)流程的信息。Wdlx指文檔類型，收文或者發(fā)文；lcmc指流程名稱；ry指定義該默認(rèn)流程的人員；xh對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的順序號(hào)，它有大小之分，小的則表示步驟在前，系統(tǒng)將先執(zhí)行；clm對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的名稱；clr對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的處理人員。

Gw_mrlc僅是記錄了各流程的信息，還需要gw_cllc（lxh,lcmc,xh,clr,jbrq,clrq,clyj,zt,wjm）來(lái)跟蹤文件在流程中的執(zhí)行狀況。對(duì)于任意收發(fā)文文件在系統(tǒng)中都會(huì)有各自唯一的流程與之一一對(duì)應(yīng)，lxh則記錄了該流程的序列號(hào)；lcmc,xh,clr同上所定義；jbrq,clrq,clyj,zt,wjm都是針對(duì)該流程中順序號(hào)為xh的各個(gè)處理步驟而言，jbrq指上一個(gè)步驟處理完畢提交過(guò)來(lái)時(shí)的日期；clrq指當(dāng)前步驟處理完畢時(shí)的日期；clyj指當(dāng)前步驟的處理意見(jiàn)；zt指當(dāng)前步驟的處理狀態(tài)，已經(jīng)處理還是尚未處理，以方便文件的實(shí)時(shí)跟蹤；wjm則記錄了文件的正文內(nèi)容和在流轉(zhuǎn)過(guò)程中文件的修改痕跡，具體的可以通過(guò)文件上傳功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2、使用Session進(jìn)行登錄驗(yàn)證

ASP代碼使用表單實(shí)現(xiàn)交互，而相應(yīng)的內(nèi)容會(huì)反映在瀏覽器的地址欄中，如果不采用適當(dāng)?shù)陌踩胧灰浵逻@些內(nèi)容，就可以繞過(guò)驗(yàn)證直接進(jìn)入某一頁(yè)面。例如在瀏覽器中敲入“...xx.asp?flag=1”，即可不經(jīng)過(guò)表單頁(yè)面直接進(jìn)入滿足“flag=1”條件的頁(yè)面。

為防止未經(jīng)注冊(cè)的用戶繞過(guò)注冊(cè)界面直接進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)，我們采用Session對(duì)象進(jìn)行注冊(cè)驗(yàn)證。例如，我們制作了下面的注冊(cè)頁(yè)面。

<%’讀取用戶登錄的信息
Luser=ltrim(Request("User"))
Lpass=Request("Pass")
’檢驗(yàn)帳號(hào)和密碼是否正確
if Luser=rs(“userid”) and Lpass= rs(“password”) then
Session("sysuser")=Luser ’使用Session對(duì)象進(jìn)行用戶登錄驗(yàn)證
…
else
response.write “您的輸入不正確！”
response.end
end if
%>

在應(yīng)用系統(tǒng)的其他WEB頁(yè)，首先要進(jìn)行Session對(duì)象的驗(yàn)證。如果你未通過(guò)用戶登錄界面，那么Session("sysuser")就為空值，你將無(wú)法使用系統(tǒng)提供的任何功能，除非你是合法用戶才可，這樣就在一定程度上保證了系統(tǒng)的安全性。其驗(yàn)證代碼如下：

<%
if session("sysuser ")="" then
response.write("對(duì)不起，你還沒(méi)有<a href='../login.asp' target='_top'>登錄</a>。")
else
…
end if
%>

3、對(duì)ASP頁(yè)面進(jìn)行加密

為有效的防止ASP源代碼泄露，可以對(duì)ASP頁(yè)面進(jìn)行加密。我們?cè)捎脙煞N方法對(duì)ASP頁(yè)面進(jìn)行加密。一是使用組件技術(shù)將編程邏輯封裝入DLL之中；二是使用微軟的ScriptEncoder對(duì)ASP頁(yè)面進(jìn)行加密。使用組件技術(shù)存在的主要問(wèn)題是每段代碼均需組件化，操作比較繁瑣，工作量較大，而使用Encoder對(duì)ASP頁(yè)進(jìn)行加密，操作簡(jiǎn)單，收效良好。

ScriptEncoder的運(yùn)行程序是SCRENC.EXE，使用方法是：

SCRENC [/s][/f][/xl][/ldefLanguage][/edefExtention]inputfile outputfile

其中：/s是屏蔽屏幕輸出；/f指定輸出文件是否覆蓋同名輸入文件；/xl指是否在.asp文件的頂部添加@Language指令；/ldefLanguage指定缺省的腳本語(yǔ)言；/edefExtention指定待加密文件的擴(kuò)展名。

4、存儲(chǔ)過(guò)程的使用

使用存儲(chǔ)過(guò)程不僅可以提高查詢速度，而且可以保證事務(wù)的完整性。在該系統(tǒng)中，每個(gè)文件對(duì)應(yīng)唯一的流水號(hào)，當(dāng)有新的文件要入庫(kù)時(shí)流水號(hào)就會(huì)自動(dòng)加一。由于所有的用戶都在網(wǎng)上，那么兩個(gè)文件同時(shí)入庫(kù)的情況就有可能發(fā)生，為了保證流水號(hào)的唯一性，就要求“取流水號(hào)”和“流水號(hào)加一”作為一個(gè)事務(wù)來(lái)完成。ASP調(diào)用存儲(chǔ)過(guò)程比調(diào)用SQL語(yǔ)句要復(fù)雜一些，必須用ADO組件中的命令對(duì)象，步驟如下：

創(chuàng)建一個(gè)ADO命令對(duì)象，把Commandtext屬性為存儲(chǔ)過(guò)程名，Commandtype屬性為4，表示該命令是調(diào)用存儲(chǔ)過(guò)程為命令對(duì)象創(chuàng)建參數(shù)。

用“命令對(duì)象.CreateParameter(參數(shù)名稱，類型，方向，長(zhǎng)度)”命令創(chuàng)建對(duì)應(yīng)與存儲(chǔ)過(guò)程的輸人、輸出參數(shù)。

用“命令對(duì)象.Parameters(參數(shù)名稱).Value=參數(shù)值”命令給輸人參數(shù)賦值。

用“命令對(duì)象.Parameters.Append參數(shù)名稱”命令將各個(gè)參數(shù)加入到命令對(duì)象的參數(shù)集合中。

“命令對(duì)象.Execute”執(zhí)行存儲(chǔ)過(guò)程。

“變量名=命令對(duì)象.Parameters(輸出參數(shù)名稱).Value”得到輸出參數(shù)值。
結(jié)束語(yǔ)

基于B/S模式開(kāi)發(fā)的收發(fā)文管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，無(wú)疑會(huì)使傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化和信息化轉(zhuǎn)變?？梢灶A(yù)計(jì)，隨著辦公信息量的增加和信息化程度的提高，電子辦公將是未來(lái)辦公的發(fā)展方向。

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. 吉民人事檔案與工資管理系統(tǒng) 2.6

本軟件版權(quán)所有，您可以隨意使用，但不得對(duì)其進(jìn)行修改，再發(fā)布和其它破解等操作，軟件


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19. 電子檔案之企業(yè)人事管理系統(tǒng) 4.3

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20. HYDG檔案管理系統(tǒng) V4.0

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21. 360行人事檔案管理 3.6

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23. 求索人事檔案管理系統(tǒng) V3.60 增強(qiáng)版

本系統(tǒng)適用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理。內(nèi)


24. 求索人事檔案管理系統(tǒng) 3.60 單機(jī)版

本系統(tǒng)適用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理。內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)


25. 好用--檔案管理系統(tǒng) 2.88C

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26. 綜合檔案管理系統(tǒng) 4.1

是一個(gè)用C++寫成的通用的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位文書(shū)科技檔案管理軟件，可對(duì)文書(shū)科技檔案進(jìn)行


27. 飛龍辦公--收發(fā)文及檔案管理一體化系統(tǒng) V5.70

適用于行政、企事業(yè)單位使用的收發(fā)文及檔案管理軟件。


28. 博威檔案管理軟件 1.01

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29. 學(xué)生檔案管理系統(tǒng) 1.0.1

本軟件界面友好，功能齊全，數(shù)據(jù)后臺(tái)安全，是同類產(chǎn)品的新秀.易學(xué)易用，操作方便，適


30. 檔案目錄管理系統(tǒng) V2.1

主要功能包括檔案目錄檢索，打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件字號(hào)索引等。適合于單位
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31. 好用--文檔案卷管理系統(tǒng) 1.09B

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32. 好用檔案管理系統(tǒng) 單機(jī)版2.88B

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33. 金友通用人事檔案管理系統(tǒng) pro 5.0

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34. 巨鹿文書(shū)檔案管理系統(tǒng) 2.0

本軟件主要特點(diǎn)：1：收文、發(fā)文、書(shū)本、人員等資料只需輸入一次，系統(tǒng)能自動(dòng)生成收文


35. HYDG檔案管理系統(tǒng) 3.5

適用于企事業(yè)單位,機(jī)關(guān)的部門的檔案管理軟件
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36. 學(xué)生檔案管理系統(tǒng) V1.0.1

本軟件界面友好，功能齊全，數(shù)據(jù)后臺(tái)安全，是同類產(chǎn)品


37. 檔案管理系統(tǒng) V4.5

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38. 金友通用人事檔案管理系統(tǒng) 5.0

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40. 商務(wù)之星-客戶檔案管理軟件 1.05

這是一套非常方便實(shí)用的客戶檔案管理軟件。它不僅可以管理一般的客戶地址、電話等這些

公文管理的oa系統(tǒng)應(yīng)用

OA系統(tǒng)公文管理解決方案如下：

泛微OA公文管理系統(tǒng)符合《黨政機(jī)關(guān)電子公文標(biāo)準(zhǔn) GB/T 33476-33483》，以流程搭載移動(dòng)辦公技術(shù)，貫穿公文管理過(guò)程，在豐富應(yīng)用的搭配下，既保留了傳統(tǒng)公文處理習(xí)慣又提高了公文流轉(zhuǎn)效率，深入推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的融合。

一、泛微OA公文管理方案實(shí)施亮點(diǎn)

1、公文電子化，收、發(fā)、交換高效流轉(zhuǎn)

國(guó)企和黨政機(jī)關(guān)每天都要圍著“公文”轉(zhuǎn)。嚴(yán)格的格式要求、復(fù)雜的審批程序，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理從起草到印發(fā)，光是一一蓋章、找領(lǐng)導(dǎo)審批就要耗費(fèi)大量人力、時(shí)間。

不僅效率無(wú)法保證，還會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的工作日程，信息易泄漏。遇到跨組織、跨條線的文件只能依靠“人工”傳輸，整個(gè)傳閱過(guò)程無(wú)法監(jiān)督，有效性無(wú)法保證。

（泛微公文電子化管理流程）

泛微OA以公文為主線，在靈活的流程配置下，結(jié)合其它特色應(yīng)用，統(tǒng)一撰文格式、流轉(zhuǎn)路徑，以各司基職、各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)配合的狀態(tài)，確保政令暢通。

有沒(méi)有什么好的檔案管理軟件呢

軒恩軟件、潤(rùn)普軟件、泛微、晨科檔案、i人事。以上檔案管理軟件功能齊全，支持自定義模塊編輯，值得推薦。

1、軒恩軟件：提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合?？晒芾砀黝愋问綑n案：文書(shū)檔案、人事檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、工程檔案、客戶關(guān)系檔案等等。

2、潤(rùn)普軟件：主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等七大模塊?？梢源鎯?chǔ)并讀取各種格式的電子文檔。內(nèi)置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類登記簿實(shí)現(xiàn)了流水、滿頁(yè)打印。

3、泛微：軟件內(nèi)置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類登記簿實(shí)現(xiàn)了流水、滿頁(yè)打印。可設(shè)置為網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上多臺(tái)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。支持打印、讀取條形碼，支持讀取員工卡，為檔案文件的借閱登記提供了更多方便。

4、晨科檔案：支持收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。

5、i人事：可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。支持?jǐn)?shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能。

我在辦公室工作 收發(fā)文件比較多 有沒(méi)有什么好的軟件能幫助我整理一下收發(fā)文呢

萬(wàn)能檔案管理軟件里面有收發(fā)文模板，我感覺(jué)非常好用，我總結(jié)了以下5個(gè)特點(diǎn)：
1、收發(fā)文登記時(shí)可以自己定義文件字號(hào)格式，文件字號(hào)的生成非常方便；
2、支持三級(jí)分類登記；
3、可以保存收發(fā)文件的電子文檔，既可以按文件鏈接保存，也可以保存為對(duì)象；
4、可以打印批閱承辦箋，而且支持自定義承辦箋的打印樣式；
5、支持承上打印收文登記簿是一個(gè)非常出彩的功能，登記簿不僅可以自定義，而且可以在同一張打印紙上接著上次的記錄打印，就象銀行打印存折一樣。
從網(wǎng)上下載用一下，對(duì)照我的總結(jié)來(lái)試試吧。

飛龍辦公-收發(fā)文及檔案管理一體化系統(tǒng)v5.83 怎么用 ??

相同的問(wèn)題不要問(wèn)兩遍，百度會(huì)不高興的。