科研檔案管理系統(tǒng)

中科院的開發(fā)個(gè)文件管理系統(tǒng)應(yīng)該不在話下

科研檔案保管狀態(tài)應(yīng)可控定期檢查保管狀況符合什么要求

科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，庫(kù)容量滿足未來檔案增長(zhǎng)的需要?？蒲袡n案保管過程中應(yīng)當(dāng)定期檢查科研檔案的保管狀況，及時(shí)修復(fù)破損檔案。

科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求。

（二）科研項(xiàng)目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時(shí)歸檔；研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

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企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。OA系統(tǒng)通過電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享，簡(jiǎn)化借閱手續(xù)。

OA系統(tǒng)檔案管理方案

1、檔案分類編號(hào)，有序管理

對(duì)于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

1）檔案歸檔： 檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時(shí)，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理，不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰： 根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護(hù)相應(yīng)類別編號(hào)；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

3）檔案編號(hào)生成： OA通過字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào)，按照檔案的大類+小類+流水來進(jìn)行編號(hào)，實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡(jiǎn)單方便，易于管理。

4）檔案盒管理： 根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息，檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

5）建立檔案信息庫(kù)： OA系統(tǒng)根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫(kù)。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控，管理員可以在檔案信息庫(kù)中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理： 為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新，OA系統(tǒng)設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員，不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢： 實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢，是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫(kù)中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

2）檔案借閱申請(qǐng)： 借閱人在填寫借閱單時(shí)，自動(dòng)過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期，便于追蹤。

3）檔案的狀態(tài)追蹤： 檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化，不需要人為進(jìn)行修改。申請(qǐng)人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

4）檔案借閱提醒： OA系統(tǒng)通過打造表單建模提醒功能，實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統(tǒng)將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

5）檔案安全保護(hù)： 為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

6）檔案借閱記錄： 根據(jù)員工的借閱申請(qǐng)，可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享OA系統(tǒng)中借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。

宏達(dá)管理軟件體驗(yàn)中心：開發(fā)的免費(fèi)的，除打印功能收費(fèi)外，《宏達(dá)人事信息管理系統(tǒng)》是協(xié)助各單位科學(xué)、全面、高效地進(jìn)行人事管理的系統(tǒng)。該系統(tǒng)在功能方面包括了：人事檔案(人事檔案完整資料、人事合同管理、員工生理狀況、員工戶口狀況、員工政治面貌、員工投保情況、員工擔(dān)保情況)、考勤與加班(考勤、加班、出差記錄);人事變動(dòng)(新進(jìn)員工登記、員工離職登記、人事變更記錄);考核與獎(jiǎng)懲(考核與獎(jiǎng)懲記錄);員工培訓(xùn)(員工培訓(xùn)記錄、員工學(xué)歷記錄);綜合處理(在職人員分類統(tǒng)計(jì)、離職人員人數(shù)統(tǒng)計(jì)、員工綜合統(tǒng)計(jì))以上功能。 該系統(tǒng)整體構(gòu)架簡(jiǎn)單，用戶容易上手，操作快捷、方便，性能高效、強(qiáng)大。此系統(tǒng)全中文操作界面，使用易懂、易會(huì)，無需計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。別具一格的快捷方式為您提高了工作效率！另外系統(tǒng)的開發(fā)性比較好，支持二次開發(fā)功能。 本站提供免費(fèi)的下載試用，詳細(xì)信息請(qǐng)到：查看;該軟件購(gòu)買之后將提供免費(fèi)升級(jí)、技術(shù)支持、售后服務(wù)。

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如何做好科研管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱“RPMS”）是面向科技型企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目研發(fā)人員的項(xiàng)目管理、流程管理、知識(shí)管理軟件。

系統(tǒng)主要功能包括“項(xiàng)目管理、研發(fā)費(fèi)用管理、成果管理”三大核心模塊，通過對(duì)進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、成果等全方位的管理，方便企業(yè)全面管理研發(fā)項(xiàng)目，確保項(xiàng)目執(zhí)行并跟蹤項(xiàng)目的成果，提升項(xiàng)目管理能力及效率，同時(shí)便于各級(jí)部門(管理部、研發(fā)部、財(cái)務(wù)部等)及時(shí)掌控所有項(xiàng)目的情況，將項(xiàng)目的各種信息結(jié)合在一起，自動(dòng)為項(xiàng)目建立過程檔案。軟件從流程上可貫穿科研項(xiàng)目申報(bào)，從內(nèi)容上規(guī)范內(nèi)部管理，真正提高企業(yè)科研管理效率，而天翎公司是國(guó)內(nèi)唯一一家從貫標(biāo)、咨詢、落地為一體的一家專注于科技項(xiàng)目服務(wù)的公司。

科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定(2020修訂)

第一條　為了加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱科研檔案）管理，有效保護(hù)和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和國(guó)家科學(xué)技術(shù)管理有關(guān)法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條　承擔(dān)科研項(xiàng)目（包括科研課題，下同）研究、計(jì)劃管理的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。第三條　科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。第四條　科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。第五條　科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。第六條　各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫(kù)房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確保科研檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。

　　任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第七條　各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作經(jīng)費(fèi)納入本單位預(yù)算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)科目。第八條　按照國(guó)家檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，國(guó)家檔案主管部門對(duì)全國(guó)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，國(guó)家科技主管部門在國(guó)家科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）組織實(shí)施過程中加強(qiáng)科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)?？蒲许?xiàng)目承擔(dān)單位的上級(jí)主管部門（機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理。地方科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會(huì)同檔案主管部門對(duì)本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第九條　中央和地方各級(jí)科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會(huì)同檔案主管部門，對(duì)本級(jí)財(cái)政支持的科技計(jì)劃（專項(xiàng)、基金等）的科研檔案工作建立工作機(jī)制，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　中央財(cái)政資金支持的科研項(xiàng)目管理單位對(duì)所負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)責(zé)，按照科技計(jì)劃管理要求制定工作制度，建立工作機(jī)制。第十條　科研項(xiàng)目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對(duì)所承擔(dān)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對(duì)科研項(xiàng)目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

　　科研項(xiàng)目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及科研項(xiàng)目承擔(dān)單位的要求做好所參加科研項(xiàng)目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。第十一條　各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對(duì)本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等工作。第十二條　科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。第十三條　科研項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、整理、審核，結(jié)題驗(yàn)收后按照要求及時(shí)歸檔。第十四條　各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)確定歸檔范圍?？蒲许?xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等全過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

　　歸檔范圍主要包括但不限于：

　?。ㄒ唬┝㈨?xiàng)論證階段

　　項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算文件材料，申報(bào)書及相關(guān)證明；立項(xiàng)評(píng)審文件材料，預(yù)算申訴、評(píng)審文件材料；立項(xiàng)（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等。

　?。ǘ┭芯繉?shí)施及過程管理階段

　　研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案，研究、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書、大綱，實(shí)驗(yàn)、探測(cè)、測(cè)試、觀測(cè)、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報(bào)告；設(shè)計(jì)文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計(jì)算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實(shí)物及其目錄、圖片等。

　　中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果等；項(xiàng)目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項(xiàng)目已開展工作、已使用經(jīng)費(fèi)、已購(gòu)置設(shè)備儀器、階段性成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

　　專家咨詢、中期檢查、中期評(píng)審、項(xiàng)目監(jiān)督工作形成文件材料。

　　建設(shè)的中試線、試驗(yàn)基地、示范點(diǎn)一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

　?。ㄈ┙Y(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理階段

　　驗(yàn)收申請(qǐng)書，驗(yàn)收承諾書；工作總結(jié)報(bào)告，技術(shù)報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等財(cái)務(wù)情況文件材料。

　　驗(yàn)收通知，驗(yàn)收評(píng)審文件材料；驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試報(bào)告，第三方檢測(cè)、測(cè)試、評(píng)估報(bào)告，用戶使用報(bào)告及證明、典型用戶報(bào)告、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等；驗(yàn)收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

　　績(jī)效自評(píng)價(jià)報(bào)告，專家評(píng)議文件材料、評(píng)價(jià)結(jié)論等績(jī)效評(píng)價(jià)工作文件材料。

　　研究報(bào)告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫(kù)等研究成果文件材料；自評(píng)價(jià)報(bào)告，科技報(bào)告；專利、軟件及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料。

　　產(chǎn)業(yè)化報(bào)告、證書、出版物等成果應(yīng)用、獲獎(jiǎng)、宣傳推廣文件材料。